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法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型ワークフローシステム3選。機能面でおすすめのクラウド型ワークフローシステムはこれだ!

多くの中小企業経営者は、クラウド型ワークフローシステムの導入に関して悩んでいると思います。

そのため、今回は、『法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型ワークフローシステム3選。機能面でおすすめのクラウド型ワークフローシステムはこれだ!』という記事のタイトルで、法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型ワークフローシステムを3つ詳しく解説します。

法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型ワークフローシステム3選。機能面でおすすめのクラウド型ワークフローシステムはこれだ!

今回は、法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型ワークフローシステムを3つ詳しく解説します。

今回、紹介するクラウド型ワークフローシステムは、以下の3つです。

  1. ジョブカンワークフロー
  2. Garoon(ガルーン)
  3. Sm@rtDB(ひびきスマートDB)

①ジョブカンワークフロー

1つ目は、ジョブカンワークフローになります。

ジョブカンワークフローは、社内のあらゆる申請書をクラウド管理できるワークフローシステムで、導入実績は8,000社を突破し、従業員1,000名を超える東証1部上場企業から、従業員10名以下の企業まで、幅広く利用されています。

また、ジョブカンワークフローは、ワークフローシステムの肝である「使いやすさ」を追求したUI設計で、申請者・管理者ともに直感的で使いやすい画面設計になっています。

料金面に関しても、1ユーザ300円で利用可能で、費用はユーザ数に応じた月額料金のみ。

初期費用・月額固定費は発生しないため、リーズナブルなクラウド型ワークフローシステムと言えます。

<ジョブカンワークフローの機能体系>

以下が、ジョブカンワークフローの機能体系になります。

  • あらゆる申請書に対応:驚くほどシンプル・簡単な操作性で、誰でもかんたんに会社独自のフォームを作成可能。フォームの項目設定には多くのオプションを兼ね備え、シンプルな作りにも関わらず、多彩な設定が可能。50を超える豊富なテンプレートを取り揃えており、少しの修正だけですぐにフォーム作成も完了。
  • 見やすい申請一覧:申請がいまどんな状態にあるか、一覧画面からかんたんに確認することが可能。すべての申請がここに集まっているため、申請書を探す必要なし。充実した検索機能も兼ね備えており、ずっと昔に行った申請もすぐに探し出すことが可能。
  • 承認コメント:いま誰が承認中なのかが一目でわかるため、承認状況の確認も簡単。承認に関するやりとりはすべて記録されており、いつ、誰が承認したかは一目瞭然。もちろん、申請に関するコメントも行うことができ、申請者への細かい確認もクラウド上ですべて実行可能。
  • 承認経路をかんたん作成:承認経路の作成はクリックのみで、わずか数分で完了。会社に合わせた承認経路がかんたんに作成可能。全員の承認が必要な経路や、上長の承認など、数多くのパターンに対応。もちろん、作成可能な経路の数に上限はありません。どんな複雑な経路も、ジョブカンワークフローなら作成可能。
  • 承認経路の分岐:申請時の金額や入力項目により、承認経路を分岐させることが可能。例えば、10万円以下だったら部長決裁、10万円以上だったら社長決裁など、条件に応じて細かな設定が可能です。承認経路の分岐設定もクリックのみでかんたんに設定可能。
  • 入力内容を自動制御:申請者に書いてほしい情報が書かれていない、規定外の金額で申請されるなどの悩みはジョブカンワークフローを使えば一気に解消。申請書の項目に入力種別(文字・日付・数字・ラジオボタンなど多数)を設定でき、さらに必須設定や入力制御機能があるため、申請ミス・漏れを大幅に削減可能。
  • 多彩な通知機能:申請や承認がされた時、関係者に自動でメールが送られ、申請にすぐに気づくことが可能。メールだけでなく、チャット(Slack・ChatWork)やスマホに通知させることも可能。また、承認期限が迫っている申請や承認放置されている申請があれば、アラート通知させることもできるため、承認漏れを減らすことが可能。
  • 英語対応:ジョブカンワークフローは、英語対応。ワンクリックで画面内の文言を英語に切り替えられます。通知メールの内容もすべて英語に切り替わるため、社内の英語ユーザもノンストレスでジョブカンワークフローを利用することが可能。

②Garoon(ガルーン)

2つ目は、Garoon(ガルーン)になります。

Garoon(ガルーン)は、全社の情報共有を集約し、チームの力を最大限に高めるクラウド型ワークフローシステムです。

Garoon(ガルーン)のアクセス権は、非常にセキュリティに優れており、ユーザー、組織、グループ(ロール)を対象にアクセス権を設定することで、適切な情報管理を行うことができ、GRANT(許可の対象を選択する)REVOKE(制限の対象を選択する)の2つのセキュリティモデルからアクセスを許可する対象に合わせて、選択できます。

<Garoon(ガルーン)の機能体系>

以下が、Garoon(ガルーン)の機能体系になります。

  • ポータル機能:自分宛の更新通知と、企業内の情報を一画面に集約。各部、拠点、プロジェクトなどさまざまな切り口でポータルを作成し情報発信することができるので、社内に散在する情報を効率的に整理したり統合することが可能。
  • スケジュール機能:「スケジュール」は、予定を管理するアプリケーション。個人のスケジュールを登録/管理できるのはもとより、会議室など施設の予約、他のユーザーの予定を確認可能。タイムゾーン対応により、時差の異なる拠点とのスケジュール調整も手間なく行える高機能スケジューラー。
  • スペース機能:プロジェクト進行に必要な、ディスカッション、共有ToDo、ファイル共有を集約し、プロジェクト業務を効率化するアプリケーション。これにより、成功プロジェクトのノウハウを確実に企業内で蓄積・伝承することができます。
  • モバイル機能:スマートフォン、タブレット端末からも「ガルーン」の主要アプリケーションにアクセスすることができます。移動中や出張先からも素早く状況を確認し、業務に取り組むことが可能。スマートフォン向けには、ブラウザーから「ガルーン」を利用する方法と、専用アプリケーションから利用する方法の、2種類を用意。
  • ワークフロー機能:日々の業務で頻繁に利用する経費の処理や稟議書による申請を電子化できます。承認プロセスを明確化することにより、業務を効率化できるだけでなく、意思決定のスピード化をはかることが可能。経路分岐や上長設定、代理申請や代理承認機能など、日本企業のプロセスに沿ったワークフローをすばやく構築可能。設計がノンプログラミングなので、業務に沿った申請書フォームや承認経路を手軽に作成することが可能。
  • メッセージ機能:社内のユーザー同士の連絡、ディスカッションに活用いただけます。議題ごとのメッセージで、スレッド形式で効率的にコミュニケーションすることができるので、効率的に議論を進めることが可能。
  • 全文検索機能:複数のアプリケーションを横断して「ガルーン」内に蓄積された情報を検索可能。添付ファイルの中身まで、まとめて検索可能。
  • ファイル管理機能:データや文書を保管し共有することが可能。変更履歴が記録されるので、誰が、いつ、何を更新したかを確実に把握可能。また、バージョン管理を有効にすれば、万一更新にミスがあっても、過去のデータに切り戻すことが可能。
  • 掲示板機能:全社や拠点や部署、職種ごとにカテゴリを分類して情報を発信することが可能。閲覧確認機能を使って、重要な通達が閲覧されているかを確認可能。
  • メール機能:マルチアカウント対応のWebメールで、ドラッグアンドドロップによる操作や、インクリメンタルサーチ、ステータスの管理、自動転送機能などを搭載し、操作のしやすさとビジネスメーラーに必要な要件を装備。
  • アドレス帳機能:取引先や社内グループの共有のアドレス帳を作成することができます。スマートフォンアプリ「KUNAI」を使えば、アドレス帳情報をスマートフォンに一括登録することが可能。
  • 国際化機能:画面表示を日・英・中三ヶ国語に切り替えることができます。直感的に誰もが使いこなせる操作性で、海外拠点においても教育コストをかけずに確実な定着を図ることが可能。
  • マルチレポート機能:商談報告や社内打ち合わせの議事録など業務に合わせてレポートを共有・管理することができます。スケジュール情報・アドレス帳と連携することが可能。
  • お気に入り機能:重要なスケジュールやファイルなどを登録しておき、簡単に閲覧や書き込みが可能。
  • 電話メモ機能:他のユーザー宛に伝言メモを残すことが可能。任意のメールアドレスへ転送できるので、不在時や外出先からも伝言を素早く確認することが可能。
  • 在席確認機能:在席状況を表示可能。会議や外出などで離席する場合は、ステータスを変更することで不在であることをユーザーに知らせることが可能。
  • 通知一覧機能:自分宛の通知情報をアプリケーションを横断して確認することが可能。
  • リマインダー機能:ブラウザを起動していなくても、新着情報や予定の開始時間をポップアップで通知。Windows/macOS用クライアントアプリケーション。
  • リンク集機能:情報の種類や内容ごとに分類することができるリンク集。
  • ケータイ機能:携帯電話のブラウザーから「ガルーン」のさまざまな機能を利用可能。
  • ToDo機能:登録したタスク(TODO)の締切日や重要度を設定して、スケジュール上で管理することができます。締切を見落とすことなく業務に取り組むことが可能。
  • メモ機能:ちょっとした文章を残したり、ファイルなどを保存しておくことができる個人用メモ。用途別にフォルダを作成して管理することも可能。
  • タイムカード機能:「ガルーン」にログインした時間およびログアウトした時間を出社時間、退社時間として自動打刻することが可能。
  • RSS機能:RSSフォーマットの情報を受信し、ポータル上に表示することが可能。

③Sm@rtDB(ひびきスマートDB)

3つ目は、Sm@rtDB(ひびきスマートDB)になります。

Sm@rtDB(ひびきスマートDB)は、多彩な業務のシステム化を実現する「文書管理・ワークフロー・業務アプリ」機能を標準装備しているクラウド型ワークフローシステムです。

Sm@rtDB(ひびきスマートDB)の特徴として以下の2つが挙げられます。

  • プログラミング不要で誰でも簡単システム化:マウス操作のみで「誰でも」「すぐに」Webデータベースを活用可能。学習コストをかけずに、現場の業務システムの内製化を素早く強力に推進可能。
  • 10,000人超のワークフローに対応:組織変更時のメンテナンスは、大きなリスクとコストを伴うものですが、10,000人を超える組織改編も「組織」に紐づく権限設定により、安全かつ低コストで対応。

<Sm@rtDB(ひびきスマートDB)の機能体系>

以下が、Sm@rtDB(ひびきスマートDB)の機能体系になります。

  • 承認者を申請内容ごとに指名:業務の内容や組織内での役割が流動的で承認ルートをパターン化できない場合には、申請者が内容に応じて適切な承認者をマスタから名前で指定するようなワークフローを作成可能。
  • 承認者の追加・変更:受け取った申請内容の可否が自分だけでは判断できない、申請・業務内容によって担当者が違うという場合に備え、自分の前後に承認者を追加したり、別の業務担当者に変更したりといった自由度の高いワークフローを簡単に作成可能。
  • 申請者による取り戻し:申請書を出した後に取り戻して追記事項などを修正したい場合には、回付中でも申請者自身で取り戻すことが可能。取り戻しを許可する範囲も承認ルート設定の中で指定することが可能。
  • 柔軟性の高い入力フォーム:ワークフローで使用するWebフォームを簡単な操作で作ることが可能。縦、横、繰り返し行など自由なレイアウトと25種類の多彩な部品項目を配置して、入力フォームをノンプログラミングで作成可能。
    申請書の項目が多くなっても申請者が迷わないよう、申請書の分類などの条件に応じて、入力する項目や選択肢を出し分けることも可能。直感的なインターフェイスにより、業務変化に合わせた対応・改善を業務担当者自らが行うといった継続的な業務改善も可能。
  • ミスを防ぐ入力チェック:各項目には、文字列、数値、ファイル、日付など部品ごとの入力タイプに応じた堅牢性の高い入力チェックが用意。必須入力には条件判定を加えることもでき、ある項目に値がある場合のみ必須チェックを行うなど柔軟な入力チェックを実現。一定条件を満たさなければ申請できない開始条件や、重複申請させないといったことも実現可能。業務効率を高めるだけでなく、これまでは申請の出し直しが紙の申請書ではコストになっていましたが、この面でも電子化することでの効力を発揮。
  • 堅牢性の高い権限制御:操作するユーザの立場に応じて、項目の表示や編集の制御が可能です。「すべてのユーザに公開する項目」「公開するが編集は制限する項目」「一部のユーザにのみ公開する項目」「CSV出力や印刷を許可しない項目」など業務シーンに応じて設定可能。業務内容によって「見せる」「見せない」の出し分けが可能で、紙の申請書にはない柔軟性を持ち合わせ。
  • リマインドやメンテナンスを自動処理で効率化:RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)との連携を想定した機能を備えています。また、条件に合致した場合に自動処理を実行可能。
  • 文書の紐付け:「Sm@rtDB」内の情報を参照し、紐付けることが可能。例えば更新の頻繁な「顧客情報」などは、データベースを切り分けて管理することで、情報が常に正確に保持。文書同士の連携は、ボタンから選ぶ「ワンクリック」操作だけで完了。

今回、紹介したように以下のクラウド型ワークフローシステムは、機能面も特徴もそれぞれ異なるため、注意が必要です。

  1. ジョブカンワークフロー
  2. Garoon(ガルーン)
  3. Sm@rtDB(ひびきスマートDB)

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は、『法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型ワークフローシステム3選。機能面でおすすめのクラウド型ワークフローシステムはこれだ!』という記事のタイトルで、法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型ワークフローシステムを3つ詳しく解説しました。

今回、紹介した以下の3つのクラウド型ワークフローシステム(ジョブカンワークフロー、Garoon(ガルーン)、Sm@rtDB(ひびきスマートDB))は、上記で解説したように、それぞれ違う特徴を持っています。

また、クラウド型ワークフローシステムは、機能面だけでなく、料金面も異なるため、比較検討してから導入しましょう。

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