法人カード支払時に領収書がいらないって本当?法人カードの会計処理

法人にとって極めて重要なのが経費の計上です。しっかりとした会計処理を実施することで節税効果も得られるわけです。

Man
「領収書がないことにより経費の計上ができない。」

というような困った状況になってしまった経験がある方も多いでしょう。

Man
「領収書がないので経費を証明をできません。泣く泣く諦めた。」

といった経験がある方も多いと思います。こちらでは法人カードで、支払ったときの会計処理についてお伝えします。

Man
「クレジットカードで支払いを行った時ですが、うっかり領収書をもらうのを忘れてしまった。」

ということもあるでしょう。しかし法人カードには利用明細があるわけです。その利用明細で経費が証明できるのではないか、と思っている方もいます。

法人カード支払い時に領収書が発行されなかった場合はどうなるのでしょうか?

経費を計上するか迷っている、という方は必見です。

領収書は不要!経費計上に領収書は関係なし!

驚く方もいるかもしれません。実は領収書がなかったとしても、「経費として計上することは可能」なのです。

近年ではフリーランスで仕事をしている方も増えてきました。彼らのすべてが経費計上において、領収書を利用しているわけではありません。例えばレシートで計上しているケースも有るのです。領収書に拘る必要はありません。

とはいっても「やっぱり領収書がなければ不安」という方もいるでしょう。

Man
「後で経費の計上が認められなくて、再度確定申告を行わなければならない状況になってしまうのでは?」

と思っている方もいるはずです。

法律ではどうなっているのか?

消費税法に注目すべき記述があります。

「請求書、納品書その他これらの類する書類」であればOKとしているのです。何も領収書がなければ経費が計上できない、ということが記載されているわけではありません。

法人カードで買い物をした場合で、領収書が発行されなかったとしても、会計処理にはなんの問題もありません。ただし法人カードの利用明細だけでは、経費は証明できません。

カードの利用明細には、どのようなことが記載されているでしょうか。

  • 「いつ」
  • 「どのような店舗で」(大まかな情報のみ)
  • 「いくら使った」

上記の情報しか記載されていません。それだけでは、本当に会社に必要な経費として利用したのかが証明できないわけです。

よってその他の書類が必要になってくるのです。確かに領収書は必要はありませんが、「他に経費を証明する書類がなければならない」ということは覚えておきましょう。

カード利用明細だけでは経費を計上できない理由とは?

経費として計上するためには、以下の3つの情報が確かでなければなりません。

  • 支払日
  • 支払い金額
  • 明確な支払先情報(名前と住所など)

カード利用明細では「支払日」と「支払い金額」は明記されているので問題はありません。しかし「支払先」の情報が明らかに足らないのです。

確かにカード利用明細には、利用した店舗については記載されているかもしれません。しかしそれだけでは住所がわかりません。名前についても不確かな場合もあるわけです。

例えばショッピングモールの楽天市場で購入したとしても、楽天市場のどのショップで利用したのかまでは記載されていないこともあります。さらにその店舗の住所については一切カード明細には書かれていません。

法人カードを利用している会社の中には、利用明細だけを毎月プリントアウトして保管して、経費の計上に使っている例もあります。

確かに経費の額を把握するために、利用明細を使うのはおすすめです。しかし決算書など正式な文書を作成する時には、より正確な情報を利用しなければなりません。カード利用明細だけで経費の計上をしてはならないのです。

領収書以外に必要になる書類とは?

  • カード利用控え
  • レシート
  • 請求書
  • 納品書

上記の書類のうち、いずれかがあれば経費として計上できるようになります。

法人カードを利用した場合には、カード利用控えやレシートが発行されると思います。たとえば、店舗で法人カードを利用して買い物を行った場合にはレシートを貰うでしょう。

ネットショッピングで法人カードを利用したら、納品書(カード利用控え)が送られてくるのではありませんか。

カード利用控えとレシートにはどのようなことが書かれているでしょうか。どのような商品を購入し、さらにいくらで購入したかも 書かれています。

さらに購入店舗の情報も記載されているわけです。店舗名だけではなく、店舗の住所や電話番号まで記載されているでしょう。

カード利用控えとレシートには様々な情報が詰まっています。領収書よりも詳しい情報が掲載されている、と言っても過言ではありません。

仕入れを行った場合には請求書や納品書が送られてくると思います。それらの書類でも経費として証明できるので、発行された場合には保管しておきましょう。

できれば領収書も発行してもらおう

レシートやカード利用控えでも、経費が計上できることがわかりました。

ただし領収書の発行がして貰える場合には、発行してもらったほうが確実です。後に領収書で経費の確認もしやすくなるわけです。

Man
「ネットショッピングの場合は領収書が発行してもらえないのでは?」

と思っている方もいます。確かにネットショッピングの中には、領収書の発行に対応していないところがあることも事実です。しかし事前に問い合わせをしておくことで、利用時に領収書を発行してくれるショップもあります。

Expert
ネットショップでの買い物をする時には、領収書の発行についての問い合わせをする癖をつけましょう。

経費の計上ができる正式な領収書の条件とは

  1. 宛名
  2. 日付
  3. 金額
  4. 領収書の発行者に関わる情報

上記の4つの情報が明らかでなければ、領収書であったとしても正式なものとは言えません。税務署から経費として認められなくなってしまう可能性もあるのです。

では4つの情報について、一つずつ解説していきます。

1.宛名について

宛名については受け取る側の名義となります。会社名であったり、屋号であったり、個人名であったり、「上様」であったり、ということになります。

会社名である場合には、株式会社であれば(株)と略さずに記載してもらいましょう。「(株)〇〇〇〇商事」といった感じです。有限会社である場合も(有)と略さず記載してもらいましょう。

少し気になってくるのが「上様」という表記です。実際に領収書の宛名についてですが「上様」といった記載がされている例も少なくありません。

Man
「上様」と記載されていても正式な領収書として認められるのでしょうか?
実は認められます。ただし経費の中身について税務署から厳しく確認をされる可能性もあるので、できれば宛名は会社名か屋号で記してもらうようにしましょう。

ちなみに上様で問題ないのは「少額の領収書」の場合です。

数百円や数千円程度の領収書であれば、宛名が「上様」であったとしても問題視されません。一方で額が数万円以上となると「上様」では怪しまれる可能性もあるので注意してください。

消費税法によって「上様」との表記は認められています。額面が3万円未満であったり、小売業・飲食店業・写真業・旅行業などの業種であったりした場合には、3万円以上でも社名などの記載がなくてもOKとされているのです。

2.日付について

法人カードを利用してショッピングをした日付が記入されることになります。クレジットカードから引き落としがされる日ではありません。

あくまで「利用した日付が対象」となるのです。

3.金額について

法人カードを利用して購入した金額が記されることになります。金額が表示されていなければ、いくら経費として計上するのかわかりません。金額を証明もできないのです。

金額については誤って記載されていると、正確な金額が計上されないことになるので、領収書が発行された時には必ず確認してください。誤りがあれば再発行してもらいましょう。

4.領収書の発行者に関わる情報について

領収書を発行下側の社名であるとか、住所などの情報が記されることになります。実はこの部分が「領収書の中でも極めて重要」になります。

ここまで紹介した情報については、基本的には領収書には正確に記されているはずです。宛名については利用者側が指定することも可能です。日付も金額も掲載してくれるでしょう。

問題となるのは「発行者に関わる情報が記されているのか」という部分です。

社名しか記されていない、というケースも珍しくありません。社名だけでは情報としては足りない、と税務署に指摘される恐れもあるのです。

領収書の発行者に関わる情報としては、社名だけではなく住所も正確に記されている必要があります。また印鑑が押されているとなお良いです。電話番号が記されているケースも領収書の信頼性が上昇します。

Expert
領収書が発行されたら、発行者の情報を必ず確認してください。仮に社名しか掲載されていなければ、会社の住所も記してくれるように頼みましょう。

知らなかった!税務署は領収書よりもレシートを歓迎している!

領収書には買ったものが何であるかは記載されていない!

領収書には前述したように「宛名」「日付」「金額」「領収書の発行者に関わる情報」しか記されていません。

一つ大事な情報が抜けているとは思いませんか?実は「買ったものの情報」が記されていないのです。

税務署が領収書を確認したとしても金額は確認できます。しかしその金額を何に利用したのかまでは、明確にされていません。領収書に書かれている文章として多くなっているのは「商品代として」というものです。

「商品代として」と書かれていたとしても、その内訳がわかりません。中には会社の経費と関係ないものが紛れ込んでいるかもしれません。領収書だけでは、本当に経費だけを領収書の金額として計上しているのか確かめるずべがないわけです。

一方でレシートを確認してみましょう。

レシートには「日付」「金額」「領収書の発行者に関わる情報」が記されています。さらに購入したものの内訳も明確に記されているのでしょう。商品名が記されており、その金額も明記されています。

要はレシートであれば、何にいくら使ったのかが簡単に把握できるのです。税務署としても疑念を持たずに経費の確認ができます。

一方でレシートには宛名が記されていません。その点はマイナスとなりますが、宛名がなかったとしても、レシートを持っているので利用したことは証明できます。特に宛名がなかったとしても大きな問題になることはありません。

困った!領収書もレシートも発行されなかった場合の対処法とは?

  • 紙の書類に情報を記載しておく
  • 法人カードの利用明細書を用意する

上記の作業が必要になります。実店舗で現金払いをした場合には、紙の書類に情報を記載します。法人カードを利用した場合には、利用明細があればOKです。

税務署としても必ず領収書がなければならない、レシートがなければならない、としているわけではありません。例外については認めてくれるのです。

飲食店を会議などで利用することもあるでしょう。しかし飲食店によっては領収書もレシートも発行しない、というところがあるわけです。レジが壊れておりレシートが発行できない、ということもあるでしょう。

営業車で営業を全国各地を訪問している場合には、ETCカードも利用するでしょう。ETCカードの利用については、レシートが発行されるわけではありません。

走行しながら料金所を通過してしまうことになるので、領収書の発行もできないわけです。クレジットカードの利用明細書にETCカードの利用金額が表記されるだけになります。

ここに紹介したのは一部の例ですが、どうしても領収書やレシートが発行されない、というケースでも経費の 計上は問題ありません。

領収書もレシートもないケースですが、まずは実店舗で現金払いをした時の対処法です。紙に証拠として記録を残してください。

  • 「支払日」
  • 「支払先(社名・店舗名・住所)」
  • 「支払い金額」

の3つの情報を記しておくだけです。法人カードで支払った場合ですが、 紙に記す必要はありません。ウェブ上の利用明細書をコピーしておき、確認できるようにしておけば良いのです。

税務署に事前に伝えておくこと

経費の額と用意できている領収書やレシートの額が合わないと、税務署から確認の連絡が来ることになってしまいます。

前もって、

Man
「領収書とレシートがもらえませんでした。ですから紙にその時の情報を記したものを提出します。」
「領収書やレシートをもらえませんでした。法人カードの利用明細に金額が記されているので領収書やレシートの代用として提出します。」

と伝えておけばよいのです。

税務署としても多くの企業に対応しており、実際に領収書やレシートが提出されないケースは珍しくありません。ですから理由があり説明がされていれば対応してくれるのです。

カードを間違って利用!個人カードを利用してしまった時の対処法

会社のためカード利用については、基本的には法人かードを利用することになります。しかし誤って個人カードを利用することもあるでしょう。

外出した時に法人カードを持ってきたつもりが、個人カードしか持ち合わせていなかった、ということも考えられるわけです。

Man
「会社向けの利用を個人カードでしてしまった場合は、経費として計上できないのでしょうか?」
「経費として計上する方法はあるのでしょうか?」

こちらでは個人カードの利用と経費の計上についてお伝えします。

個人カードで買物をしても経費として証明できれば問題なし

個人カードを利用したからと言って、経費として計上できないわけではありません。個人カードで支払ったとしても。ビジネス利用での支払いであることが証明できればよいのです。

ビジネス利用であることを証明する方法としては、領収書やレシートがあります。領収書であればどこでどれだけの金額を利用したのかがわかります。レシートであればそれにプラスして、どのような買い物をしたのかもわかるわけです。

個人事業主に特に多いのが「法人カードを持っていない」というケースです。彼らは個人カードをビジネス目的で利用することも多く、実際に個人カードでの利用についても一部を経費計上しているのです。

個人利用は個人カード、法人利用は法人カード

カードの使い分けが、極めて重要です。

個人カードを法人利用していると、個人的な支払いなのかれともビジネスでの利用なのかが、よくわからなくなってしまうのです。法人カードを個人利用しているのも問題です。

個人カードは個人として利用し、法人カードは法人として利用するのです。カードの 使い分けを徹底することで、会計処理もしやすくなります。

そもそも法人カードをビジネス利用目的のみで利用すれば、利用明細で毎月どれだけの経費がかかっているのかもわかります。今後の資金繰りを考えるきっかけも、法人カードの利用明細が与えてくれることになるでしょう。

ネットショップで法人カードを利用した時の会計処理

ネットショップの利用で大きな問題になりやすいのが、「支払いの証拠が全く残らない」ということです。商品が送られきたものの納品書が入っていなかった、というケースは枚挙に暇がありません。

こちらではネットショップの利用時に、納品書や領収書が発行されなかった場合の適切な対処方法をお伝えします。

法人カードの利用明細でも対応できるが・・・

納品書や領収書が発行されないのは、自分の責任ではありません。ショップ側が発行しない、という対応をしているから提出できないのです。

ですから税務署としても、「法人カードの利用明細でも対応」してくれます。しかし法人カードの利用明細では証拠として弱いのも事実です。

そこでもう一つの利用の証拠が重要になります。

商品注文時のメールをプリントアウトしておこう

ネットショップで注文をすると、ショップ側から自動配信のメールが送られてくると思います。そのメールをプリントアウトしておきましょう。

実は注文時に届くメールには、様々な有効な情報が記されているのです。

メールにはまずは注文者の情報が記されています。要は自分の名前などが記されています。自分が購入したことの証明になるのです。

さらに注文日時も記載されています。「日付」も掲載されていることになります。

そして注目してほしいのが、「何」を「いくら」で注文したことが記されている部分です。要はレシートのようなものなのです。

そして店舗側の情報も記されています。店舗名に住所さらには電話番号やメールアドレスまでもが掲載されていることもあるのです。

注文確認メールについては、様々な情報が記載されているので、税務署としてもあとで確認しようと思えばできるわけです。高度な経費の証拠として取り扱ってくれます。

ただし「カードの利用明細と一緒に提出」してください。注文をキャンセルして経費を過剰計上するような輩もいるので、そのあたりは厳しく対応してくる可能性もあるのです。

法人カードの利用で獲得したポイントの会計処理方法とは

年会費が無料の法人カードの一部は、例外的にポイントの付与がありません。しかし一般的な法人カードは利用するとポイントが獲得できます。

法人カードとなると、個人向けカードよりも多額の利用になることも考えられます。そこで注目しなければならないのは、法人カードの利用で獲得したポイントの会計処理です。

Man
「獲得したポイントを計上しなければ税務署に指摘されてしまうことはあるのでしょうか?」
「それともポイントを獲得しても黙っていて問題ないのでしょうか?」

こちらでは法人カードのポイントにおける会計処理について徹底解説します。

ポイントは会計処理しなくてもOK!

法人カードをハードに利用していると、年間で数万円のポイント獲得になるかもしれません。比較的大きな還元を受けることになるのです。

しかしポイントを獲得して利用したとしても、「会計処理をする必要はありません」。

正確に言うとポイントを会計処理する方法もあります。しかし煩雑な処理をしなければならないことにもなります。さらに税務署からポイントについての指摘を受けることはありません。

指摘を受けないのであれば、ポイントの計上をする会社はないはずです。よってポイントについては会計処理を行っていない企業がほとんどなのです。

ちなみに法人カードで獲得したポイントの多くは社長(経営者)の懐に入ります。個人的な活用となるため、会社としての会計処理が不必要なのです。

例えばポイントで会社の設備を購入したとします。そうなると設備ということは、会社の資産が増えることになります。会計処理をしなければなりません。

そんな面倒なことをしてまでポイントを事業のために活用したい、と考える会社はないのです。

一応知っておこう!ポイントの正しい会計処理

ポイントを獲得すると、仕訳で「雑収入」として計上することになります。

ポイントは獲得しただけでは意味がありません、利用することになります。利用する時に、さらに会計処理が必要となります。

Man
「そもそも法人カードは何のために導入しているのでしょうか?」

ほとんどの会社が「経費業務簡略化のため」と述べるはずです。

経費管理を簡略化するために法人カードを使ったのに、ポイントの処理で会計業務を増やしては意味がありません。よって会計業務が必要のない個人的なポイントの利用に終始しているのです。

まとめ

法人カードの支払い時に領収書がなかったとしても経費の計上は問題ありません。法律的にも領収書が必須とされているわけでないのです。

しかし理由がなければ、カードの利用明細だけでは経費計上ができないこともあるので注意が必要です。

領収書が発行されなかったん場合には、以下の書類が重要です。

  • カード利用控え
  • レシート
  • 請求書
  • 納品書

いずれかの書類を持っているのであれば、領収書が発行されていなかったとしても経費を証明できます。税務署を納得させられるのです。

領収書は経費の計上に最も適した書類と思われていますが、必ずしもそうとは言えません。領収書には金額の内訳が記されていません。

何にいくら利用したのかが分からないのです。税務署としてもより正確に計算がしたいので、レシートのような内訳が分かる書類を歓迎しています。

Expert
法人カード払いした時にはレシートを受け取り、そのレシートにて経費を証明できるようにしておきましょう。

領収書が発行されずカード利用控えもレシートも手に入らなかった、というケースもあります。それらの条件が揃った時には、カードの利用明細だけでもOKとされます。

お固いと思われがちな税務署ですが、柔軟に対応してくれることもあるわけです。

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