法人(中小企業・零細企業)におすすめの問い合わせ管理システム3選。機能面でおすすめの問い合わせ管理システムはこれだ!

中小企業や零細企業で、サービスをインターネット化したはいいものの、なかなかお客様の問い合わせに答えられないといった事例が増えています。

そのため、今回は、『法人(中小企業・零細企業)におすすめの問い合わせ管理システム3選。機能面でおすすめの問い合わせ管理システムはこれだ!』という記事のタイトルで、法人(中小企業・零細企業)におすすめの問い合わせ管理システムを3つ詳しく解説します。

法人(中小企業・零細企業)におすすめの問い合わせ管理システム3選。機能面でおすすめの問い合わせ管理システムはこれだ!

今回は、法人(中小企業・零細企業)におすすめの問い合わせ管理システムを3つ詳しく解説します。

今回、紹介するのは、以下の3つです。

  1. Zendesk Support(ゼンデスクサポート)
  2. クライゼル
  3. メールワイズ

①Zendesk Support(ゼンデスクサポート)

1つ目は、Zendesk Support(ゼンデスクサポート)になります。

Zendesk Support(ゼンデスクサポート)は、サポートスタッフの業務負荷は大幅削減してくれます。

また、電話からのお問い合わせも、チャットからのお問い合わせも、全てひとつの画面で分かりやすく管理。的確かつ迅速な回答が可能になります。

そして、Zendesk Support(ゼンデスクサポート)があれば、さまざまな業務を自動化できます。

データの収集や分析ももちろん任せられ、スタッフ同士の情報共有も劇的にスムーズになります。

<Zendesk Support(ゼンデスクサポート)の機能一覧>

以下が、Zendesk Support(ゼンデスクサポート)の機能一覧になります。

  • 情報検索機能:メール、電話など異なる方法で尋ねられた質問を、ひとつの画面で分かりやすく管理。Zendeskアプリを活用すれば、出先でも携帯電話やタブレットで応答可能。
  • 時間短縮機能:Zendesk Supportで「お問い合わせ用フォーム」を作成し、必須質問項目をお客様自身に記入してもらえば、それだけで対応時間が大幅に削減可能。
  • 業務効率UP機能:「お問い合わせ用フォーム」は、複数のバージョンが簡単に作成できます。お客様が質問の種類を選んだら、自動で記入項目が切り替わります。
  • クオリティーをキー機能:目標回答時間が定められているお問い合わせについては、サービスレベルアグリーメント(SLA)のページから確認可能。回答までにかかった時間などが分単位で計測され、対応状況も一目で理解可能。
  • 多言語サポート機能:管理画面は40以上の言語に切り替え可能。海外支店がある場合や、海外のお客様に応対する際に便利。
  • ひとつの画面で管機能:複数のブランド、地域、製品に関するお問い合わせをひとつの画面で管理可能。独自のヘルプセンターは最大300まで立ち上げられます。それぞれ異なるビジネスルールの設置も可能。
  • 生産性向上ツール:カスタマーサポート業務を徹底効率化
  • 割当機能:Zendesk Supportなら、未対応のお問い合わせを順次機械的に割り当て。これによりスタッフは対応に集中でき、業務の効率化が実現。
  • 自動化機能:Zendesk Supportのトリガ機能を使えば、設定したお問い合わせ内容に対して特定のワークフローを自動で実行。一定の時間が経過した後、自動で定型文を送信する自動化機能あり。この他、スキルベースルーティング機能を使うと、スタッフのスキルに応じた質問を割り当て可能。
  • ルール設定機能:マクロ機能を使って、よくあるお問い合わせやリクエストへの対応ルールを設定。回答テンプレートを作成すれば、対応時間が大幅削減。また、お問い合わせ内容に即したタグが自動で付けられるので、分類や検索も簡単。
  • お客様の意図を明確化:アプリ「Pathfinder」を使えば、お問い合わせの前にお客様が閲覧していた参照記事を管理画面で確認可能。お客様が何を知りたいのか、どのような状況なのかが把握できるため、より的確な回答を提供可能。
  • 言語返答機能:テンプレートの文章や、自動送信されるメッセージ、参照記事の言語は簡単に切り替え。お客様の言語でお知らせし、ストレスのないサポート。
  • チームの連携機能:コラボレーションアドオン機能を追加すれば、Zendesk Supportの管理画面上で他チームとやり取りでき、スムーズに。
  • 柔軟な設定機能:Zendesk Supportは、会社のニーズに合わせて多彩な設定が可能。複雑なワークフローも設定できるので、業務がグンとスムーズに。
  • カスタマイズ機能:100以上の「Zendesk API」を使用すれば、カスタマーサポートのノウハウが集まるナレッジベースや、お問い合わせを管理するチケット機能を自在にカスタマイズ可能。
  • パーソナライズ機能:管理画面に表示する項目は、使い勝手に合わせてパーソナライズ可能。さらに、マクロ機能を使って回答テンプレートを作成すれば、お問い合わせへの回答速度もグンとアップ。
  • アプリ機能:Zendeskでは、500以上の認定アプリを「マーケットプレイス」(英語サイト)で提供。生産性向上や時間管理、プロジェクト管理などさまざまなカテゴリーから選択可能。
  • 独自アプリの開発機能:ビジネスのニーズに合わせて、独自のアプリを開発可能。既存のソフトウェアと連携させたい場合や、Zendesk内にあるデータのコントロール、ワークフロー機能の拡張などに利用可能。
  • 満足度評価機能:カスタマーサポートを利用したお客様に、「良い、満足している」「悪い、満足していない」の2つからレビューを選択。結果はCSAT(満足度)評価で確認可能。
  • 満足度の予測機能:満足度予測機能を利用すれば、お客様とのやり取りが始まる前に、満足度を予測することが可能。例えば悪い評価が予測されるトピックなら、事前に資料を準備するなどの対策可能。
  • アンケート機能:お客様に「NPS®アンケート」を送信することで、会社やブランドのどこに魅力、または不満を感じているかなど、さまざまな調査が可能。
  • パフォーマンスを可視化機能:お問い合わせの数や回答までにかかった時間などのデータを自動集計。全てグラフで見ることができるため、取り組むべき課題が明確に。
  • レポートのカスタマイ機能:パフォーマンスレポートはカスタマイズが可能。お客様の満足度に特化したレポート、業務効率に特化したレポート、チームワークの向上に特化したレポートなど、目的に合わせて作成。

②クライゼル

2つ目は、クライゼルになります。

クライゼルは、メール配信システム・フォーム作成システム・顧客管理システム・CMSシステムが一つにまとまったシステムになります。

  • 安全にメールが送りたい。
  • 送ったメールの効果測定をしたい。
  • スマートフォン向けのメールを配信したい。
  • HTMLメールが送りたい。ステップメールが送りたい。
  • 見込み顧客を獲得するためのインターネットキャンペーンを行いたい。
  • 既存顧客に対してアンケートを行いたい。

こういった思いをすべて実現したい方は、クライゼルをおすすめします。

<クライゼルの機能一覧>

以下が、クライゼルの機能一覧になります。

データベースサービス関連機能

トップシステムに関わるお知らせを掲載。
一括処理一覧システムの一括処理結果を表示。
会員数推移各データベースのレコード数推移を表示。
月別最大会員数課金に関わる会員数を表示。
データベース新規作成基本となるデータベースを政策。
名称変更データベースの名称を任意に設定。
項目の設定データベースで利用する項目を設定。
データベース複製既にあるデータベースを複製。
データベース削除データベースを削除。
データベース結合2つ以上のデータベース内にある情報を結合。
リレーショナルデータベースキー項目を繋いだ顧客情報を管理。
検索検索の条件を使ってレコードを検索。
一覧表示データベース内のレコードを一覧表示。
会員登録手動でレコードをデータベースに書き込み。
抽出条件管理メール配信などで利用する会員をグルーピング。
アップロードレコードを一括でデータベースに登録。
ダウンロードデータベース内のレコードをダウンロード。
一括削除条件に沿った会員を削除。
名寄せキー項目を元にして、重複するデータを単一に。
一括置換条件に合わせてデータを置換。
単純集計データベースの情報を単純集計グラフで表示。
クロス集計データベースの情報をクロス集計グラフで表示。
会員数推移データベースの会員数推移を折れ線グラフで表示。
アカウントシステムを利用できるユーザの設定。
アクセス権限管理ユーザが利用できる機能を設定。
監査ログシステムを利用するユーザの操作ログを確認。

システム関連機能

お問い合わせフォームからのお問い合わせ。
過去のお知らせ過去に掲載したシステムに関わるお知らせを一覧表示。
パスワード変更システム管理者のパスワードを変更。
ユーザ設定変更システムの操作画面のデザインを変更。
サポート窓口システムサポートの連絡先を表示。
SLASLA項目の状況を表示。
マニュアル・FAQオンラインマニュアルやFAQの掲載、PDFマニュアルを表示。

メールサービス関連機能

文面設定送信するメール文面を設定。
内容確認既に設定してあるメール文章を確認。
テスト配信テストメール配信。
更新設定済みのメール文章を変更。
削除設定済みのメール文章を削除。
エージェントメール配信日付項目を起算日として、メールを自動配信。

フォームサービス機能

フォーム一覧表示利用するフォームを一覧表示
フォーム新規作成フォームを新規に作成。
プレビューフォームデザインのプレビュー画面を表示。
項目の設定フォームで利用する項目を設定。

フォーム機能

メッセージフォームで利用する文言を設定。
デザインフォームのデザインを設定。
戻り先URLフォーム入力後の戻り先を設定。
自動返信メールフォーム入力後の自動返信メールを設定。
アクション通知フォームから登録された情報を管理者にメール通知。
アクション数推移フォームから登録されたレコード数の推移を表示。
ダブルオプトイン会員登録の際に、仮登録をしてから本登録をさせる設定。
規約画面規約として掲載する文章を設定。

広告宣伝効果機能

広告宣伝メールの同意チェック広告宣伝メールの同意ボタンを作成し、ログを保存。
削除ログ削除フォームから退会したユーザのログを確認。
Google Analytics 対応フォームのアクセスをGoogle Analytics(グーグルアナリティクス)で計測することが可能。(お客様でGoogle Analyticsのアカウント取得が必要となります)

オプションサービス関連機能

クリックカウント
バーチャルドメイン
メール本文を記載してある効果測定用のURLを御社独自のURLに設定。
フォームバーチャルドメイン
(SSL)
公開フォームのURLを御社独自のURLに設定し、SSL対応フォームに設定。
画像投稿フォームから画像を投稿し、クライゼルに画像を格納するオプション。
空メール登録空メール送信を利用してクライゼルにデータを登録するオプション。
ファイル置き場+(プラス)ファイルをアップロードすることができるファイルの置き場。
SSLサーバ証明書の取得代行フフォームをバーチャルドメインで利用する際、SSLサーバ証明書の取得・CSRの作成は当社にて代行する事も可能。SSLサーバ証明書費用が別途必要。
IPアドレス制限事前に登録してあるIPアドレスからのみ管理画面にアクセス可能。
APIサービスAPI対応プログラムはお客様にて作成頂きます。事前に「API技術仕様書」をお渡し。
タッチデバイスサービス携帯電話をタッチデバイスにかざすと、指定アドレスにメールを送り、登録フォームURLを返信させたり、ポイント蓄積ができるサービス。
FutureShop2連携ショッピングカートASP「FutureShop2」のデータを自動連携し、多彩なメール配信を実現。

③メールワイズ

3つ目は、メールワイズになります。

メールワイズはチームでのメール対応を一元管理して効率化できるサイボウズの問い合わせ管理システムです。

そして、メールワイズは、1ユーザー月額500円で、2ユーザーから利用できます。

契約期間は1ヶ月から可能で、自社の要件に合わせてコースや導入形態、契約期間を選択し、低予算で導入が可能です。

<メールワイズの機能一覧>

以下が、の機能一覧になります。

  • メールアプリケーション:メールの送受信を行う、「メールワイズ」の基本機能。
  • ステータス機能 :メール1通ごとに担当者と処理状況を設定可能。
  • コメント機能 :メール・電話履歴・訪問履歴などでコメントの書き込みが可能。
  • 対応履歴 :メールアドレスと紐付いて、過去のやり取りが全て時系列に一覧可能。
  • フォルダ機能 :絞り込みとは別に任意でフォルダを作成可能。
  • 絞り込み :まだ処理が終わっていないメール、自分が担当者・確認者に設定されたメールのみを一覧表示可能。
  • 一斉送信 :アドレス帳に登録されているお客様や、CSVファイルによる任意の宛先へメールを一斉送信可能。
  • 電話履歴/訪問履歴 :メールだけでなく、電話や訪問の履歴も記録可能。
  • テンプレート :よくある返答文をテンプレートとして登録可能。
  • アドレス帳共有 :「メールワイズ」に登録したアドレスデータを一括管理して共有可能。
  • 集計レポート :メール・電話履歴・訪問履歴などのデータをワンクリックで集計、グラフ表示することが可能。
  • スマートフォン対応 :iPhone / Android 用無料アプリケーション「メールワイズ モバイル」を利用可能
  • kintone連携 :サイボウズの「kintone」と連携してCRMとして活用可能。
  • メール通知:「メールアプリケーション」にメールを受信した時、自分が担当者・確認者に設定された時に、メールで通知するように設定可能。手動でほかのユーザーにメール通知をすることも可能。

今回、紹介した以下の3つの問い合わせ管理システムは、それぞれ特徴が異なるため、比較検討してから導入することをおすすめします。

  • Zendesk Support(ゼンデスクサポート)
  • クライゼル
  • メールワイズ

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は、『法人(中小企業・零細企業)におすすめの問い合わせ管理システム3選。機能面でおすすめの問い合わせ管理システムはこれだ!』という記事のタイトルで、法人(中小企業・零細企業)におすすめの問い合わせ管理システムを3つ詳しく解説しました。

今回説明した3つの問い合わせ管理システム(Zendesk Support(ゼンデスクサポート)、クライゼル、メールワイズ)は、機能、料金面がそれぞれ異なります。

また、問い合わせ管理システムは料金プランに寄って使える機能が大きく異なる場合があるため、まずは、無料版の導入をおすすめします。

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