無意識なムダをカット!「時間」と「タスク」の効率的管理とは?

「時は金なり」はまさに金言!

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事業が停滞している時に限って、「あれもしなければ」「これもしなければ」と焦りまくり、逆に何もできない、という話をよく聞きます。

また、「やれることは全部やったのに、全然ダメでした」ということもまたよく言われているフレーズです。

しかし、本当に「何もできなかった」のでしょうか?

人間に平等に与えられているモノの一つが「時間」です。

どんな人でも地球上で生きていく限りは平等に「24時間」が与えられています。

とすれば、ビジネスの面においても条件として同じスタートラインがどの経営者にも与えられているということになります。

「時は金なり」

時間は大事だということは誰もが知るところでありますが、これをいかに有効活用していくかが業務をうまく進めて利益を出していくうえで重要なポイントといえるでしょう。

ここでは「時間」の使い方(時間管理)とそれに伴う「タスク」の扱い方(タスク管理)について見直してみましょう。

それは「あなた」がしなければいけない「仕事」ですか?

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人には日々いろいろな仕事が待っています。

時間がかかるもの、すぐに済むようなもの、個人で行うもの、集団で行うもの…。

うまく対処できるものもあれば、苦手なものも、人により様々です。

例えば、「電話対応」

話好きな人などはうまく効率的に対処できる可能性がありますが、中には非常に苦痛に感じる人もいます。

電話対応に向いているのはいうまでもなく前者です。

苦痛に感じうまくできない人が対応するのは、ムダな時間を浪費することになりますし、顧客対処で誤ることもあります。

それは図らずも「減益」の可能性を秘めているともいえるのです。

「適材適所」という言葉もありますが、これはビジネスにも当然当てはまることといえます。

特に経営に携わるものであれば、どこまで自分で行うか、が「時間」を効率的に使うという観点からも大事なポイントといえます。

「時間」を金で買う…費用対効率で考えてみる

通勤時に、少し高めの料金を払い特急の「指定席」で来る、という人がいます。

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満員電車で疲れるからという人は別ですが、多くの人は「時間を金で買っている」と語っています。

どういうことでしょうか?

例えば通勤時間往復2時間とした場合、満員電車で通勤するとしたら、車内でどういう行動をとれるでしょうか。

座れれば別ですが、その確率は極めて不確定なものです。

とすると、立ったままでも行えるもの…新聞を読む、スマホでメールチェック、関係書籍を読む、考え事…くらいでしょうか。

一方同じ時間で「指定席」だとしたら、上記のことに対して、ノートPCで資料作成や考え事も落ち着いて物事を整理することができます。

雰囲気的にも効率はいうまでもなく段違いです。

毎日の2時間も積もれば大きな時間になりますし、ここから新たな戦略や業務の効率化も生まれることもあり得るといえないでしょうか。

このように「有益」な追加料金投入は、節約して満員電車で必要な行動がとれないことと比べてみて、どちらが費用対効果が高いか。

場合によって違いがありますが、実情を考えてみると、「時間」の使い方の管理、すなわち「時間管理」への考え方も様々になると思います。

意外に多い「ムダ」な「作業」

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日々多くのメールがやりとりされています。

必要なメールもあるのは確かですが、そのチェックにどれだけの時間を費やしているか、振り返ってみたことはありますか?

メールチェックの時間からは利益は生み出されません。

すなわち、ある種の「ムダ」な時間になります。

例えば、1日に10回のチェックを行っていて、それに総計2時間も費やしているとしたら…。

その時間を別のことに回した方が明らかに有益だといえないでしょうか。

会議は経営の道筋や問題解決のために必要なことです。

しかし、ダラダラととりとめのない議論を続けていませんか?

戦略的にも優れているといわれる経営者をみてみると、彼らは必ず「会議の効率化」ということを行っています。

簡単なところでは会議前に必ず「アジェンタ(議事日程)」をつくって会議に臨む、というのがあります。

あらかじめどのくらいの時間でどんなことを行うかまとめておけば、効率的かつ有意義な議論展開が期待できますし、現に多くの企業が実行しています。

とくに中小企業などでは「アジェンタ」なしでダラダラと会議を行い「ムダ」を垂れ流しているところも多いと聞きますので、是非これは実行してみると良いと思います。

自分の「タスク」を書き出してみる…それは本当に必要なものなのか?

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「時間」のムダをなくすためにも行わなければならないことに「タスク管理」があります。

前述したように、自分で行わなければならない仕事なのか?、ということを知るためには今自分がやらなければならないタスクを書き出してみる必要があります。

書き出してみた時点で、「これは人に任せた方がいいな」とすぐに判るものもありますが、中には迷うようなものも出てくるでしょう。

そんな時には「事業を行ううえで外せないポイント」に照らし合わせてブラッシュアップしてみましょう。

以下はそれをまとめたもので、経営者のために必要な11箇条といえます。

⑴自分の事業に有益な資産が隠れていないか探求を続ける
⑵いかにして毎月大量のキャッシュを得ることができるか、を考える
⑶どんな状況下でも成功できるようなシステムの構築
⑷収益源の複数化を図る
⑸顧客にとって独特で、自分にとって有益であると思えるような事業を展開する
⑹価値ある行動をとり、顧客のみならず従業員も幸福になるようにする
⑺行動、投資、時間、労力などから最大限の個人的レバレッジを得るように努める
⑻経験や考えを同じくし、ポジティブな思考をもつ同志を募り、共同して新たな構想を描いていく
⑼業界や市場を見渡し、新たなムーブメントを起こせるような人物になる
⑽「成長思考」を常にモットーとして行動する
⑾常に自分とクライアントの損失を軽減するように心がける

自分のタスクの中でこれらに当てはまらないものがあれば、それは「誰かに任せるものか」「やる必要のないもの」かのどちらかになります。

限られた時間の中で最大限の効果を出さなければならないビジネスの世界で、絶対に必要なことだといえます。

時間の浪費は「悪」

企業は顧客からお金をいただいて動いているものです。

顧客は企業に自分の問題解決を期待しており、その期待を時間の浪費で半減させることは「悪」と感じなければなりません。

自らと従業員の幸福向上(利益上昇)のためにも、時間と労力は有益に、と心がけましょう。

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