法人(中小企業・零細企業)におすすめのナレッジマネジメントシステム3選。機能面でおすすめのナレッジマネジメントシステムはこれだ!

種類が非常に多ため、どれにするか迷ってしまうナレッジマネジメントシステム。

そのため、今回は、『法人(中小企業・零細企業)におすすめのナレッジマネジメントシステム3選。機能面でおすすめのナレッジマネジメントシステムはこれだ!』という記事のタイトルで、法人(中小企業・零細企業)におすすめのナレッジマネジメントシステム を3つ詳しく解説します。

法人(中小企業・零細企業)におすすめのナレッジマネジメントシステム3選。機能面でおすすめのナレッジマネジメントシステムはこれだ!

今回は、法人(中小企業・零細企業)におすすめのナレッジマネジメントシステムを3つ詳しく解説します。

今回、紹介するナレッジマネジメントシステムは、以下の3つです。

  1. DocBase(ドックベース)
  2. ナレッジリング
  3. HOT Knowledge(ホット ナレッジ)

①DocBase(ドックベース)

1つ目は、DocBase(ドックベース)になります。

DocBase(ドックベース)は、さまざまな人やツールに散らばっていた情報を一元化。必要な情報が、必要なメンバーの中で共有できるナレッジマネジメントシステムです。

DocBase(ドックベース)は、情報共有の文化を作り、組織の成長をサポートしてくれます。

組織全体で使える柔軟な権限設定と使いやすさ、高い安全性があるため、中小企業でも導入事例が増えています。

以下が、DocBase(ドックベース)の導入企業になります。

  • 株式会社エングラフィア
  • オイシックスドット大地株式会社
  • 株式会社ZEALS
  • 株式会社人機一体 金岡克弥
  • 株式会社マンションマーケット
  • 株式会社レトリバ
  • 株式会社イーサグラム
  • 株式会社Housmart
  • 株式会社ネットネイティブ
  • 株式会社ティルス

<DocBase(ドックベース)の機能一覧>

以下が、DocBase(ドックベース)の機能一覧になります。

文書作成関連

  • Markdown対応機能:読みやすくきれいな記事が簡単に書くことが可能。
  • Markdown入力補助機能:Markdownに慣れていない人もアイコンから簡単に入力可能。
  • リアルタイムプレビュー機能:編集しながらリアルタイムに確認可能。
  • 同時編集機能:1つのメモを複数人同時に編集することが可能。
  • テンプレート機能:日報や議事録などフォーマットのある記事はテンプレート機能で簡単に作成可能。
  • まとめ機能:複数のメモをまとめて情報を整理することができます。手順書など簡単に作成可能。
  • 数式対応機能:TeX記法で数式を記述することも可能。
  • 外部コンテンツ埋め込み:動画やスライド、Google Documentの埋め込み可能。
  • 差分表示:文書の編集では全て差分が残るので自由に変更可能。
  • ファイルアップロード:すべての形式のファイルがアップロード可能。
  • スライド表示:メモをスライドとして表示可能。

文書管理関連

  • タグ機能:情報にタグ付けして分類可能。
  • スター機能:大事な文書に目印を付けてアクセスしやすくできる。
  • グループ機能:グループに属するメンバーだけにメモを共有することが可能。
  • 記事の外部公開機能:特定のメモだけ外部に共有可能。
  • 未読・既読表示機能:メンバーの誰が読んだかわかる既読表示や、自分が読んでいないメモがわかる未読表示機能あり。

サービス連携関連

  • 外部サービス連携機能:チャットサービスのSlackやChatworkなど様々なサービスと連携でき、またWebhook連携も可能。
  • 公開API機能:外部サービスからのデータ取込や他サービスからの移行ができる投稿APIを用意。

コラボレーション関連

  • コメント機能:コメントでもMarkdown記法や画像のアップロード可能。
  • グッジョブ機能:ボタン一つでチームメンバーに気持ちを伝えることが可能。
  • 絵文字対応機能:絵文字を入力して楽しく伝えることも可能。
  • メンション通知機能:特定の人にコメントを通知。

検索関連

  • 簡単検索機能:キーワード、タグ、グループ、メンバーから簡単に探すことが可能。
  • 絞り込み検索機能:条件を組み合わせて検索することが出来ます。補完機能も付いているため容易に使用可能。
  • セキュリティ:通信暗号化機能:すべてのページでSSL(TLS)対応。
  • データ暗号化機能:文書や個人情報など全て暗号化してデータベースに格納しています。文書に関してはチーム毎に暗号化可能。
  • 2段階認証機能:パスワード認証に加えて、セキュリティコードを使って認証することでより安全に利用可能。
  • 外部公開の制限機能:特定のメモを外部公開できる機能を制限可能。
  • アクセス制限機能:DocBaseにアクセスできるIPを制限可能。
  • 操作履歴機能:メンバーの操作履歴ログをCSV形式でダウンロード可能。

チーム管理関連

  • データのエクスポート機能機能:すべての文書を一括してエクスポート可能。

その他

  • スマホ対応機能:スマートフォンからも文書を見やすく、探しやすく、書きやすくし、移動中でも使用可能。
  • テーマ選択機能:お好みのデザインを選択して利用可能。
  • 複数チーム対応機能:複数のチームに所属することも、チームの切替も可能。

②ナレッジリング

2つ目は、ナレッジリングになります。

ナレッジリングは、社内情報共有・FAQ・Q&A・文書管理などをクラウド/SaaSで実現するナレッジマネジメントシステムです。

ナレッジリングは組織の大小関係なく導入できるナレッジマネジメントシステムなため、中小企業からとても支持されています。

月額基本料金は、100,000円(税別)からで、導入可能です。

また、ナレッジリングは、一般社団法人クラウドサービス推進機構の「中小企業に役立つクラウドサービス」に認定されているため、安心して使用できます。

<ナレッジリングの機能一覧>

以下が、ナレッジリングの機能一覧になります。

機能名詳細
検索機能
  • 記事の検索に加え、添付された文書ファイル(ワード、エクセル、パワーポイント、PDF)の中身も同時に検索。
  • 文書ファイルの中に該当のキーワードや文章がある場合には、添付ファイル名が検索結果として表示。
  • 検索オプションのOR検索・NOT検索でより詳細な絞り込みや、新着順・評価順・閲覧数での並べ替えが可能。
検索サジェスト機能
  • 検索時に候補となるキーワード群を表示し入力補完を実行。
  • 検索時のアシスト機能により、目的の記事やファイルが見つかりやすくすることが可能。
コミュニティ機能
  • ユーザー同士がお互いに質問したり回答したりすることのできるSNS機能で、質問/回答のアクションに対してアラートメールを送信するためタイムリーなやり取りを行うことが可能。
お知らせ機能
  • 公開ページのトップ画面には、記事やコミュニティの新着情報・管理者からのお知らせ情報などを表示。
  • 閲覧したかどうか記事毎にマークで識別可能。
評価機能
  • 投稿された情報に対して、ユーザーがその情報を評価することが可能。
アクセスランキング機能
  • 閲覧数・評価数・ダウンロード数に応じて人気のあるページをランキング表示。
  • 注目度の高いページが上位に表示されるため、重要な内容などの閲覧を促す効果あり。
マイページ機能
  • コミュニティでの自分の質問・回答の一覧、自分が閲覧した記事の履歴を参照可能。
  • 自分が投稿した承認待ちの記事や過去の記事を参照可能。
記事作成機能
  • FAQやお知らせ情報を記事として作成可能。
表作成機能
  • ビジュアルエディタに表作成を簡単に行えるツールで、表組みが必要な記事(比較表など)に利用可能。
プレビュー機能
  • 作成中のページの仕上がりをプレビュー表示。
下書き機能
  • 未完成の記事を公開せずに下書きとして保存。
パスワード機能
  • 記事にパスワードを付与することができ、パスワードを知っているユーザーのみに記事の閲覧を制限することが可能。
閲覧制限機能
  • カテゴリー単位で記事の閲覧を制限することができ、カテゴリーの公開先には、グループ管理機能で作成したグループを指定。
メディア管理機能
  • 文書ファイル(ワード、エクセル、パワーポイント、PDF、ZIP)や画像・動画をアップロードし、管理することが可能。
文書ファイルバージョン管理機能
  • 公開中の文書ファイルや過去にアップロードしたバージョンをダウンロードすることができ、公開する文書のバージョンは、管理ページで任意に設定することが可能。
グループ管理機能
  • 閲覧制限するグループを管理し、ユーザー管理でグループを割り当て。
ユーザー管理機能
  • 管理者、編集者、作成者、寄稿者、購読者を管理し、主にユーザーの登録、編集、削除を実行。
統計モニタリング機能
  • ユーザーの利用状況が確認でき、ユーザーがどのようなキーワードを使って検索しているか、どのページを見ているかを把握すること可能。
ユーザー評価ビュー機能
  • 投稿数・評価数・閲覧数・ダウンロード数・ベストアンサー獲得数・回答数の項目毎にユーザーのランキングを確認可能。
  • 期間を指定したより細かなランキング表示にも対応。
キーワード分析機能
  • 検索キーワードの分析結果をグラフやランキングで表示。
  • コンテンツ改善において、ユーザーが求める情報の把握に役立てることが可能。
暗号化通信機能
  • 全ページにSSLを使った暗号化通信を標準(SaaSプランのみ)で導入しており、お客様の大切なデータを悪意のある第三者より守る。
IPアクセス制限機能
  • 登録されたIPアドレス以外からナレッジリングへのアクセスを禁止し、本社や拠点など、指定した場所からのアクセスのみ許可したい利用可能。
未既読マーカー機能
  • 「お知らせ」カテゴリーの記事一覧に閲覧状況(未読/既読)を表示するかどうか設定を行い、表示する設定にした場合、どのユーザーが未読(または既読)か記事毎に確認することが可能。

③HOT Knowledge(ホット ナレッジ)

3つ目は、HOT Knowledge(ホット ナレッジ)になります。

HOT Knowledge(ホット ナレッジ)は、ノウハウや各種情報の共有を活性化するため、見やすさと使いやすさを軸に情報共有のあり方を追求した『使える』ナレッジマネジメントシステムです。

社内のノウハウ・ナレッジを継続して蓄積でき、有効に活用するための「ノウハウ共有機能」を中核に、社内Q&Aや文書管理、通達/連絡、スケジュール共有などのグループウェア機能を備えています。

また、HOT Knowledge(ホット ナレッジ)は、情報共有がどれだけ活性化されているかの状況が数値化されるため、運用のコントロールが可能です。

<HOT Knowledge(ホット ナレッジ)の機能一覧>

以下が、HOT Knowledge(ホット ナレッジ)の機能一覧になります。

一般機能

機能名概要
ログイン機能『ホットナレッジ』を利用する際に、IDとパスワードにより本人認証を実行。
個人画面設定機能使う人の好みに応じて、画面の色やレイアウトなど様々な項目を変更可能。
リンク集機能個人毎にインターネットサイトなどのお気に入りブックマーク登録が可能。
全文検索機能蓄積されたノウハウやQ&Aなどだけではなく、添付したWord、Excel、PDFなどのファイルに記述された文章まで、『ホットナレッジ』内にある、あらゆる情報の検索が可能。
プロフィール閲覧機能
  • 全社員のプロフィールを閲覧することが可能。
  • 各社員の顔写真、所属、役職、内線番号や、得意要素、担当業務、趣味、血液型に至るまで、さまざまな情報を閲覧可能。
マイプロフィール機能自分のプロフィールを管理可能。
新着アラーム機能様々な情報の新着をお知らせ。
RSSリーダ機能あらかじめ登録したサイトのRSSを表示。

ノウハウ共有関連

機能名概要
ナレッジボックス機能
  • すべてのノウハウ・情報(ナレッジ)は、このナレッジボックスに集約されます。
  • 各種カテゴリ分けされた状態で、ノウハウ・情報をいつでも簡単に蓄積/活用/評価/創造することが可能。
ナレッジPDCA機能
  • ナレッジに対して全社員による「蓄積→活用→評価→創造」を実現。
  • 一人の社員が登録したナレッジを全社員で補足・コメントを追加し育てることで、自社独自のナレッジを創造し活用することが可能。
レビュー機能
  • ノウハウ・情報に対して、意見交換を行う機能。
  • ノウハウ・情報を登録した人と意見交換や、閲覧した人同士で意見交換などの双方向の討論が可能。
関連ナレッジ表示機能
  • 参照したノウハウ・情報に関連する情報を、リンクとして表示。
  • これにより、一つ一つ検索を行わなくても関連しているノウハウ・情報を次々参照できるため、偏りのない広い情報収集が可能。
  • 目的の情報を参照中に、関連ナレッジにより新たな気づきが得られることも可能。
自動ナレッジ格付け機能
  • 一つ一つのノウハウ・情報を自動的に分類する機能。
  • 情報が増えてくると、利用頻度の低い情報も多くなり、有効な情報が埋もれてしまいます。それを回避する方法の1つとしてナレッジの格付け可能。
  • PDCAサイクルにより『メジャーナレッジ』と『マイナーナレッジ』という分類に自動的に振り分け。
自動カテゴライズ機能
  • ナレッジボックスに蓄積する際に任意で作成したカテゴリにあらかじめ登録しておいたキーワードと、ノウハウ:情報のタイトル、文章を比較することでカテゴライズを実行。
  • 利用者や管理者のカテゴライズの手間を大幅に削減。
おすすめナレッジ機能
  • 過去に検索したキーワードや閲覧傾向を分析し、その人に合ったノウハウ・情報を自動的に日替わりで表示。
  • 管理者が特定のノウハウ・情報を強制的に表示させる「プッシュ型ナレッジ」を行うことも可能。
ナレッジランキング機能最も活用されているノウハウ・情報から順に、ランキング表示を月毎を実行。
投稿者プロフィール閲覧機能ノウハウ・情報の登録者の顔写真表示や、各登録者名のリンククリックによりその社員のプロフィールを閲覧可能。

文書共有関連

機能名概要
ファイルボックス機能
  • 文書を保管する機能。
  • フォルダに分けて管理できますので、効率よく整頓が可能。
  • 参照された回数順に、書類が並びますので、使用頻度の高い文書を探す手間が大幅に削減可能。
  • フォルダ毎に権限を付けることができますので、機密書類も安心して格納することが可能。
投稿者プロフィール閲覧機能
  • 各登録者名のリンククリックによりその社員のプロフィールを閲覧可能。

今回、紹介した以下の3のナレッジマネジメントシステムはそれぞれ、違う機能を持ち合わせているため、注意が必要です。

  1. DocBase(ドックベース)
  2. ナレッジリング
  3. HOT Knowledge(ホット ナレッジ)

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は、『法人(中小企業・零細企業)におすすめのナレッジマネジメントシステム3選。機能面でおすすめのナレッジマネジメントシステムはこれだ!』という記事のタイトルで、法人(中小企業・零細企業)におすすめのナレッジマネジメントシステムを3つ詳しく解説しました。

今回、紹介した3つのナレッジマネジメントシステム(DocBase(ドックベース)、ナレッジリングHOT 、Knowledge(ホット ナレッジ))は、それぞれ違う特徴があります。

また、ナレッジマネジメントシステムは、機能面でなく、料金面も異なるため、注意して導入しましょう。

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