最近、CMで話題の名刺管理アプリ!名刺管理アプリのメリット・デメリット・注意点を合わせて解説。

最近、多くの経営者や営業部門の主任が悩んでいるテーマが、名刺の管理をどうするのかや名刺管理アプリを導入するかであるというお話をよく聞きます。

しかし、名刺管理アプリはそもそもどういったアプリなのかはよくわかっておらず、また、名刺管理アプリのメリットやデメリット、注意点に関しても、理解できていない方がおられるのではないでしょうか。

そのため、今回は、『最近、CMで話題の名刺管理アプリ!名刺管理アプリのメリット・デメリット・注意点を合わせて解説。』と言う記事のタイトルで、

  • 名刺管理アプリの4つのメリット
  • 名刺管理アプリの4つのデメリット
  • 名刺管理アプリの2つの注意点

について、解説します。

名刺管理アプリの4つのメリット

次に、名刺管理アプリの4つのメリットに解説します。

今回紹介するのは、

  • 名刺の管理コストを減らすことができる
  • 個人情報漏洩のリスクを減らせる
  • 属人的な営業体制から組織的な営業体制に変えることができる
  • CRMやSFAの能力をより高めてくれる

になります。

①名刺の管理コストを減らすことができる

まず、1つ目は、名刺の管理コストを減らすことができると言う点です。

紙の名刺を使用している場合、手作業で名刺を管理しているとスペースの確保やファイリングして1枚1枚めくって探す必要があります。

そして、名刺をいただいた場合、名刺を探しやすいように、日付や会社名などで名刺を振り分けなければなりません。

これでは、非常に大幅な時間がかかり、管理コストは非常に高いと言えるでしょう。

名刺管理アプリを導入すると、管理スペースの必要性はなくなり、且つ、名刺の振り分けも名刺管理アプリがサポートしてくれます(名刺管理アプリは多くの場合、検索機能、振り分け機能あり)。

そのため、の省スペース化など管理の手間を少なくなり、検索や振り分けも簡単にできます。

このように、名刺の管理コストを減らすことができます。

②個人情報漏洩のリスクを減らせる

2つ目は、個人情報漏洩のリスクを減らせると言う点です。

当たり前ですが、名刺は個人情報です。

紙の名刺の場合、各営業担当がそれぞれ保管していると思いますが、名刺入れや机の中に散在している状態となり、紛失のリスクが高くなる可能性もあります。

名刺管理アプリであれば、個人情報漏洩のリスクを減らせま、また、同じ名刺を何枚も保管しておくことも同時に防げます。

このように、名刺管理は費用面だけでなく、リスク対処面でも効果を発揮します。

③属人的な営業体制から組織的な営業体制に変えることができる

3点目は、属人的な営業体制から組織的な営業体制に変えることができる点です。

名刺管理アプリの多くは、クラウド機能があります(実際、 EightやCamCard、Sansan、Cardful(カードフル)、WorldCard Mobile(ワールドカードモバイル)には搭載されています)。

クラウド機能があれば、過去に従業員がもらった名刺をアプリに登録すると自動的に社内で共有されます。

そのため、同じ得意先に別々の営業マンが重複してアプローチをしたりすることはなく、また、過去のアプローチ履歴も共有されるため、別の営業マンがアプローチをする際に過去の履歴情報が大いに役立ちます。

このように、履歴データから、組織的な営業体制を構築できるといった面も名刺管理アプリにはあります。

この組織的な営業体制を構築できるといったメリットから名刺管理アプリを、単なる名刺管理から営業管理ツールとして発展的な利用をする企業も存在します。

④CRMやSFAの能力をより高めてくれる

最後は、CRMやSFAの能力をより高めてくれると言う点です。

当たり前の話ですが、企業の規模が大きくなるほど(従業員が100名以上)、営業パーソンの営業活動ををリアルタイムで把握するのが難しくなります。

そのため、CRMやSFA (営業支援システム) を導入している企業は多いのではないでしょうか。

CRMやSFA は非常に便利な営業ツールですが、全体的に導入コストが高いため、追加の機能を追加できないというデメリットあるのは事実です。

そこで注目されているのが、名刺管理アプリです。

名刺情報とそれぞれの営業先とのやり取り、従業員の個人情報を紐付けること(顧客先で名刺交換した場合、その担当者の名刺情報をCRMやSFAに登録する)で、CRMやSFA以上の営業結果を残すことも可能です。

取引情報を詳細に蓄積されていくことによって、CRMやSFAの能力をより高めてくれると言えます。

このように、名刺管理アプリには

  • 名刺の管理コストを減らすことができる
  • 個人情報漏洩のリスクを減らせる
  • 属人的な営業体制から組織的な営業体制に変えることができる
  • CRMやSFAの能力をより高めてくれる

といったメリットがあります。

管理面、営業面、リスク面、金銭面で大きな力を発揮してくれます。

名刺管理アプリの4つのデメリット

また、名刺管理アプリの○つのデメリットについても解説します。

今回紹介するのは、以下の4つです。

  • 名刺管理アプリのデータ化に時間がかかってしまう
  • 導入にお金がかかってしまう
  • CRMやSFAと連携できない名刺管理アプリもある
  • SNS機能がある名刺管理アプリの場合、人との繋がりが可視化されてしまう

①名刺管理アプリのデータ化に時間がかかってしまう

まず、1つ目は、名刺管理アプリのデータ化に時間がかかってしまうという点です。

名刺管理アプリの場合、名刺をスキャンしてデータベースに登録する作業が必要になります。

数枚であれば、短い時間で終了しますが、枚数が多くなればなるほど長い時間がかかります。

特に、大きな組織で導入する場合、名刺をスキャンしてデータベースに登録する作業が膨大になります。

また、1日何件も名刺交換をするような新規開拓の営業担当者には、負担がかかってしまいます。

そのため、文字認識機能がついたソフトや名刺データ化の代行サービスに依頼するなどの工夫をすることをおすすめします。

②導入にお金がかかってしまう

2つ目は、お金がかかってしまうと言う点です。

当たり前の話ですが、名刺管理アプリを導入すると、無料の場合もありますが、ほとんどがお金がかかってしまいます。

特に、組織全体、会社全体で名刺管理アプリを導入する場合、どうしてもコストがかかります。

例えば、名刺管理アプリのCamCard(カムカード)、Ultima Blue(アルテマブルーの場合、IDを発行するごとに、費用が発生します。

<CamCard(カムカード)の料金プラン>

  • STANDARDプランで1,400円/ID/月
  • PROFESSIONALプランで2,200円/ID/月

費用が発生します。

<Ultima Blue(アルテマブルー)の料金プラン>

  • 初期費用:ID数問わず0円
  • 月額費用:2,500円/ ID(支払いはメールを送信した分だけで、利用できます。)

また、名刺バンク、Sansan(サンサン)のように、見積依頼書に応じて、初期費用、月額、ライセンス費用が発生する場合もあるため、注意が必要です。

<名刺バンクの料金体系>

費用初期費用提出した見積依頼書に準じて、決定
月額提出した見積依頼書に準じて、決定
追加オプション名刺データ人力OCR修正 40円/1枚
その他14日間無料トライアル有り

<Sansan(サンサン)の料金体系>

プランStandardプランDigital Transformationプラン
初期費用(すでに保有する名刺をデータ化
するための費用)
提出した「見積依頼書」に準じてプランを提供
導入支援費用(Sansanの導入及び
運用支援を行うための費用)
ライセンス費用
※Sansan(サンサン)の場合、見積りによって、ライセンス費用は異なりますが、基本的には、月5万円〜10万円程度になるそうです。

上記を見ればわかるように、名刺管理アプリは、月額ペースでそれなりの費用が発生します。

そのため、毎月の利用料と、名刺管理ソフトを導入することによるメリットを比較して、費用対効果を確認しましょう。

ただ、サービスによっては一定のトライアル期間中であれば無料で使える製品もありますし、キャンペーンで安く導入できる場合もあるので、そういった製品や期間を活用することも1つの手と言えます。

③CRMやSFAと連携できない名刺管理アプリもある

3点目は、CRMやSFAと連携できない名刺管理アプリもある点です。

先ほどメリットの項でCRMやSFAとの連携でメリットが発生すると述べました。

ただし、連携面で1つだけデメリットがあるとすれば、CRMやSFAと連携できない名刺管理アプリもあると言うことです。

ほとんどの名刺管理アプリはCRMやSFAとソフト同士が連携したり、データをCSVで簡単にやり取りできます。

しかし、一部の名刺管理アプリはCRMやSFAとソフト同士が連携できなかったり、データをCSVでやり取りができない場合もあります。

そういった名刺管理アプリを選んでしまった場合は営業面で強みを生み出すことができないので、注意が必要です。

④SNS機能がある名刺管理アプリの場合、人との繋がりが可視化されてしまう

4つ目は、SNS機能がある名刺管理アプリの場合、人との繋がりが可視化されてしまう点です。

「Eight」では、名刺交換した同士がEight上で自動で繋がる「ビジネスSNS」が使えるのが特徴です。しかし、ときとしてメリットが別の観点からはデメリットに見えることもあります。

名刺管理アプリ・サービスと思って使い始めると、いつの間にかSNSに取り込まれていた!と驚く人もいると思います。ビジネスでSNSを活用するつもりのない人にとっては、「ビジネスSNS」の機能は不要と感じる人もいるのではないでしょうか。

このように、以下のように、名刺管理アプリは以下のようなデメリットが発生してしまいます。

  • 名刺管理アプリのデータ化に時間がかかってしまう
  • 導入にお金がかかってしまう
  • CRMやSFAと連携できない名刺管理アプリもある
  • SNS機能がある名刺管理アプリの場合、人との繋がりが可視化されてしまう

時間的、金銭的、連携面、情報化面などでもデメリット発生してしまいます。

名刺管理アプリの2つの注意点

最後に、名刺管理アプリの2つの注意点についても解説します。

今回紹介するのは、

  • セキュリティ機能はそれぞれの名刺管理アプリで異なる
  • 無料版と有料版、また、有料版同士でもプランごとに受けられるサービスの差が激しい

点です。

①セキュリティ機能はそれぞれの名刺管理アプリで異なる

まず、1つ目は、セキュリティサービスはそれぞれの名刺管理アプリで異なると言う点です。

特に、大きな企業の場合、セキュリティは非常に気になると思います。

実際、セキュリティ面で問題があり、実際導入を控えると言う企業もあるそうです。

実際の名刺管理アプリのセキュリティ機能を見てみましょう。

例えば、業界最大手のSansan(サンサン)の場合、

  • 要素認証(2要素認証を利用することで、Sansan PC版・スマホアプリ・スマートフォンWeb版からログイン時に、ID/パスワードに加えて認証コードを求められ、第三者の不正ログインを防止)
  • AD連携(AD(広告)連携に対応し、ID/パスワード情報の一元管理が可能)
  • アクセスコントロール(情報の閲覧範囲を部署単位・項目単位で細かく設定可能)
  • IPアドレス制限(接続可能なIPアドレスを設定し、登録されていないIPアドレス以外からの接続を拒否が可能)
  • デバイス利用制限(スマートフォンから、Sansan(Web版)へのアクセスを制限が可能)
  • キャッシュレスモード機能(スマホアプリ上に名刺のキャッシュデータを保持せず、都度サーバと通信させる機能で、名刺データの漏洩を防止)
  • 利用ログダウンロード(名刺情報に関連する各種ログのダウンロードが可能)

といったセキュリティ機能が搭載されています。

また、名刺バンク(名刺管理アプリの大手企業)のように、財団法人日本情報処理開発協会(JIPDEC)から、個人情報の取扱を適切に行う企業として、「Pマーク(プライバシーマーク)」の認定を取得している企業もあります。

このように、名刺管理アプリを選ぶ際は、セキュリティ機能が豊富に搭載されているかを確かめてから、導入を決めることをおすすめします。

セキュリティ対策で、名刺管理アプリを選ぶのであれば、

  • 名刺管理アプリの中にはデータセンター内のセキュリティ対策がしっかりしているか
  • ユーザー側のサイドに対して、IPアドレス制限がかけられるか
  • ¥外部からのアクセスをシャットアウトすることが出来るか

といった機能が搭載されているのかを必ず、確かめましょう。

②無料版と有料版、また、有料版同士でもプランごとに受けられるサービスの差が激しい

2つ目は、無料版と有料版、また、有料版同士でもプランごとに受けられるサービスの差が激しいという点です。

多くの名刺管理アプリは、料版と有料版、または、有料版でいくつかのサービスを用意しています。

例えば、Ultima Blue(アルテマブルー)の場合、初期費用や月額費用は以下の通り、定額です。

  • 初期費用:ID数問わず0円
  • 月額費用:2,500円/ ID(支払いはメールを送信した分だけで、利用できます。)

しかし、メール配信機能やCRM/SFAとの連携料金は従量課金制になります(以下参照)。

<メール配信機能の料金>

送信メール数料金
1~5,000通10,000円
~10,000通20,000円
~30,000通40,000円
~50,000通50,000円

<CRM/SFAとの連携料金>

連携サービス/システム料金
Microsoft Dynamics 365 (CRM)連携個別に相談
Salesforce連携個別に相談
kintone連携個別ご相談

このように、導入時は、金額が小さめなプラン(例えば、無料版)を選んでも、使用していくうちに、使用度が増し、さらに課金しなくてはならない可能性があります。

例えば、大企業で、Ultima Blue(アルテマブルー)を導入したとして、初期はメール配信機能の料金は、1~5,000通:10,000円で済むかもしれませんが、のちに月間:50,000通送ったとすると、50,000円かかってしまう計算になります。

プランごとに受けられるサービスの差が激しい点には注意が必要です。

名刺管理には以下の注意点があります。

  • セキュリティ機能はそれぞれの名刺管理アプリで異なる
  • 無料版と有料版、また、有料版同士でもプランごとに受けられるサービスの差が激しい

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は、『最近、CMで話題の名刺管理アプリ!名刺管理アプリのメリット・デメリット・注意点を合わせて解説。』と言う記事のタイトルで、

  • 名刺管理アプリの4つのメリット
  • 名刺管理アプリの4つのデメリット
  • 名刺管理アプリの2つの注意点

について、解説しました。

上記でも述べたように、名刺管理アプリにはメリットもありますが、デメリット、注意点も存在します。

そのため、自社において、管理面、営業面、リスク面、金銭面、セキュリティ面でどういった条件なら受け入れられるか、または受け入れられないのかを洗い出してから、名刺管理アプリの導入を決定することをおすすめします。

関連記事一覧

  1. この記事へのコメントはありません。