【保存版】法人携帯電話導入のビジネス面のメリット・デメリット・注意点を徹底解説

通信コストの削減、業務効率・社員満足度UP、個人情報漏えい防止、経理作業の簡素化など法人携帯電話の導入時におけるメリットばかり着目されていますが、法人携帯電話には、メリットだけでなく、デメリットや注意点が存在します。

そのため、今回は『法人携帯電話導入のビジネス面のメリット・デメリット・注意点を徹底解説』というテーマで法人携帯電話について詳しく説明します。

法人携帯電話導入の5つのメリット

先程も軽く述べましたが、法人携帯電話の導入には様々なメリットがあります。

今回は5つのメリットを紹介します。

①個人情報の漏えい防止

まず、1つ目に個人情報漏えい防止が挙げられます。

もし、業務に利用していた個人のプライベート携帯に取引先・顧客情報が残った状態で紛失などしてしまったら、個人情報が漏えいのリスクが大きな問題になります。

企業には、情報漏えいに対するリスクやJ-SOX法への対応を要求されており、年々強化されている現状です。

そこで、法人携帯にすることによりそのリスクが大幅に削減されるのです。
各キャリアでは、

  • docomo⇒「おまかせロック」「携帯お探し」
  • au⇒「安心ロックサービス」「携帯探せて安心サービス」
  • Softbank⇒「安心遠隔ロック」「紛失携帯捜索サービス」

といったようなセキュリティに対するオプションサービスを提供しています。

これは、従業員が携帯電話を紛失した際、管理者にて遠隔操作で携帯電話をロックしたりデータを削除することができ、さらにGPS機能を利用して紛失した携帯電話のおおよその位置を探索できるサービスです。

法人携帯を従業員に支給することで、利用・保管方法など社内ルールが整備されるのでリスクマネジメントの面でも大きなメリットだと言えるでしょう。

②通信コストの削減

現在、業務に個人のプライベート携帯を利用している会社も、法人携帯を導入するだけで通信コストの大幅な削減が見込めます。

まず各キャリア共に、法人向けには

  • docomo「カケホーダイ&パケあえる」⇒ 国内通話は24時間通話料定額
  • au「au法人携帯プラン」⇒ 社内通話24時間無料
  • Softbank「ホワイト法人プラン」⇒ 社員通話が24時間無料

など、通話料金が一般向けの契約より割安に設定されたプランが充実しています。

社員間の連絡や取引先への連絡など、どうしても電話をする必要が多いビジネス通話のコストを下げることは、最終的にコストの大幅な削減に繋がっていきます。

また、毎月の使用料に対するポイントを会社で集約できるので、貯まったポイントで新しい携帯用の備品などと交換できるなどのメリットもあります。

すでに法人携帯を投入している会社も、定期的にプランの見直しをすることをおすすめします。

どうしても1度契約してしまうと、プランをそのまま利用し続けてしまう傾向がありますが、各キャリアの競争も激しく続々とお得なプランが提供されています。

現状と合っていないのであれば、プラン変更などの見直しを行うことをおすすめします。

MNP(乗り換え)について

MNP(ナンバーポータビリティ)を活用して、通常の携帯電話から法人携帯へ乗り換えることは簡単にできます。

もちろん、電話番号はそのままなので安心です。

また、法人携帯には通信コスト削減のメリットがありますが、導入に当たっての初期費用や端末代金などで迷っている会社も多いようです。

しかし、法人携帯を取り扱っている代理店などでは、

  • 携帯の事務手数料が無料
  • 解約違約金の還元
  • 今使っている端末の残債まで還元

といったサービスを行っているところも多いので、初期費用などで迷っている会社は、そういった代理店を活用すると、導入費を抑えることができます。

③業務効率、社員満足度の向上

3つ目に業務効率、社員満足度のUPが挙げられます。

法人携帯の導入は通信費のコスト削減も大きなメリットですが、実際使う従業員の方達にとっても大きなメリットがあります。

法人携帯の1つの特徴として、内線感覚で利用することが出来るようになります。

ビジネス通話・通信には社内ネットワークが利用できるので余計な通信費は無用な上に、会社にかかってきた外線をスマホ転送なども簡単に行えるので業務効率が確実に向上します。

さらに、受付や総務担当者が外部からの電話を取り次ぐ作業が軽減され、取り次ぐ社員と電話をする社員の双方、業務効率が向上します。

その他にも、個人の携帯では使えないような便利なアプリが、データ通信量を気にせずに気軽に使用でき、業務で必要な情報をいつでも調べることが可能になります。

また、外出先からでも社内資料の閲覧・作成、グループウェアでの情報共有なども簡単に行えるようになります。

法人携帯を導入することで公私混同も無くなり、社内コミュニケーションの活性化にも繋がるので、従業員様の満足度も間違いなく向上するでしょう。

④経理業務の改善

業務に個人の携帯を利用していたり、部署ごとで違うキャリアの携帯を利用していると、請求をひとつひとつ確認が必要になり、毎月の清算に時間がかかります。さらに、台数が多くなれば経理処理が煩雑になり、ミスも起こりやすくなります。

そこで、法人携帯を統一して利用することで、毎月の請求を一括管理することができ経理作業が大幅に簡素化します。

結果として、経理部門の業務改善にもつながり会社運営も円滑になるのではないでしょうか。

また、プライベート利用と業務利用との判別が明確になり、社員との清算トラブル防止にも繋がります。

⑤社内情報へのアクセスを容易にする

法人携帯を導入することで、社内情報へのアクセス管理が容易になります。

決まった端末からでなければアクセスできない情報として設定しておくことで、携帯電話からいつでもアクセスすることが可能になり、外出先においても効率よく業務を行えるようになるでしょう。

また、セキュリティーの面においても、契約時に遠隔操作によるロックや使用停止措置、GPSを使用しての位置検索など、必要な措置が取れるようにすることが可能です。

万が一、紛失した場合でもいち早く連絡を取ることで情報漏洩などの被害を最小限にとどめることもできます。

個人の携帯を使用していた場合には、こうした機能や契約プランになっていないことも多いので、会社の信用に関わるリスクを抑える意味でも大きなメリットがあると言えるでしょう。

ここまで、法人携帯の5つのメリットについて説明しました。

上記で述べたように、これから携帯電話を導入しようと検討している会社は、

  1. 個人情報の漏えい防止
  2. 通信コストの削減
  3. 業務効率、社員満足度の向上
  4. 経理業務の改善
  5. 社内情報へのアクセスを容易にする

といったメリットが期待できます。

今まで個人のプライベート携帯を利用していた会社は是非、法人携帯の導入を検討することをおすすめします。

法人携帯電話導入の唯一のデメリット 〜費用の増加〜

当たり前ですが、法人携帯を契約する場合には費用が発生します。

法人携帯電話導入の唯一のデメリットをあげるとすれば、今まで以上に費用が増加するという点でしょう。

基本的には、そのすべてが会社負担になります。

法人携帯を契約する際に発生する費用は以下の3点になります。

①月々の通話料・通信料がかかる

最も基本となる部分で、負担としても大きくなる部分が月々の固定費=通話料・通信料になります。

これに、セキュリティや安心保証パック、留守番電話などのオプション料金や、有料アプリや有料登録サイトなどの有料サービスの料金がプラスされます。

注意したい点としては、通話し放題のプランではない場合、従業員の利用料に応じて月々の通信費が変動することです。

定額制のプランではない場合、電話の通話料だけでも1回線あたり数万円の料金が発生することがありますので、会社負担額としては決して軽視できません。

また、海外との通話で使用する場合には、定額制の料金プランに加入中の場合でも、定額対象外になります。通信キャリアのサービスにもよりますが、上限金額の設定をしておくなど予防処置をとっておいたほうよいでしょう。

余談ですが、1台の携帯電話で、法人利用分と個人利用分を自動的に振り分けるサービスもあります。

こうしたサービスを利用されている場合は、基本的には従業員のプライベート利用分については会社負担になりません。

その代わりに、明細を定期的にチェックし、従業員が公私混同していないか確認する必要があります。

②端末代金がかかる

次に端末代金です。

近年は、法人携帯も割賦契約での購入が増えてきました。

割賦契約の場合は、上記の通話料にプラスして毎月端末代金が請求されます。

注意したい点としては、端末代金は購入する機種や契約するプラン、購入方法によって大きく異なることです。

従業員それぞれに、自由に機種を選択させる場合、業務上の必要性がないにもかかわらず高価な最新機種を購入してしまい、月々の負担が高くなるケースがあります。

そういった事態を避けるために、会社としてプランや契約機種を管理しておくことが重要です。

③各種手数料・解除料が必要になる

そして、最後に各種手数料・解除料になります。

契約内容に応じて、MNPをする際のMNP予約番号発行手数料や、新規契約・機種変更契約事務手数料、二年割引の解除料が発生するケースもあります。

こうしたコストは、法人携帯を契約・解約する際にはある程度避けられませんが、ある程度コントロールすることも可能です。

二年割引の解除料が発生しない更新付きに解約するなどの管理・調整によって、会社負担額を小さくできる場合もあるからです。

最近、話題のBYODとは

BYOD (Bring your own device)は、従業員が個人保有の携帯用機器を職場に持ち込み、それを業務に使用することをを指します。

つまり、仕事で私的デバイスを活用することをBYODといいます。

特に、IT業界ではBYODを取り入れ始めてます。

今回はBYODのメリットとデメリットをそれぞれ説明します。

BYODの4つメリット

BYODの具体的なメリットには以下の4つが挙げられます。

①業務効率の向上とサポート工数削減

使い慣れている端末なのでスタッフが操作方法などを熟知しているために迷いなく操作でき、社用端末使用時よりも社内ヘルプデスクなどに問い合わせすることも少なくなります。

②端末を複数台持つ必要がなくなる

社用とプライベート用の2台のスマートフォンを持つ必要がなくなることで、バッテリーなどの端末の管理が楽になり、紛失リスクも減少します。

③情報端末に関わるコストが削減できる

社員が所有する端末を使用するので、情報端末に関わる初期投資および運用コストが削減できます。今までコスト等の問題で一部の外出が多いスタッフのみモバイル端末を導入していた場合でも、全スタッフに広げることができます。

④シャドーIT対策になる

私物のパソコン、スマートホン、タブレット型端末などを、会社の許可を得ずに業務に利用することを「シャドーIT」と言います。

シャドーITには紛失や盗難、情報漏洩の危険性があります。

BYODはシャドーIT対策として有効です。

BYODの3つのデメリット

もちろんBYODにはデメリットも存在し、次のようなものが挙げられます。

①情報セキュリティリスクが増加する

BYOD導入時に最も懸念されるのが情報セキュリティリスクです。プライベートでさまざまなアプリケーションをインストールしたりWebサイトを訪問したりすることで、不正なアプリケーションのインストールやウィルス感染などの恐れがあります。

そして、それらを利用した不正アクセスによって、機密情報が漏えいしたり重要な情報が改ざんされたりするリスクも増加します。

端末を他人に貸与したり紛失したりすると、社員以外の人物が社内システムなどにアクセスできる危険性が高まります。

②社員の公私の切り替えが難しくなる

プライベート端末で業務を行うことが可能になるため、プライベートと仕事の切り替えが難しくなり、社員のストレスが増加する可能性があります。

③社員のプライバシー保護の問題が生じる

BYODを導入する場合、情報セキュリティリスク対策のために、会社が端末の管理ができるアプリケーションをインストールする場合があります。

そのアプリケーションを通じて端末利用状況をはじめとする社員のプライベート情報が会社に知られる危険性があります。

法人携帯をより安全・便利に導入するための3つのポイント

法人携帯とは単純に便利なだけではなく、情報漏洩や不正利用などのリスクが常に付きまとうものです。

そこで、以下には法人携帯をより安全・便利に導入するためのポイントをまとめました。

  1. 管理体制を整える
  2. 利用規約を定める
  3. セキュリテイを強化する

①管理体制を整える

法人携帯とは、全て法人に所有権があり、法人側が主体となり管理する必要があります。ポイントとしては2つが挙げられます。

  • 使用者(社員)を固定する
  • 毎月の利用状況を把握する

特に重要と言えるのは、各携帯端末の使用者を固定するということ。使用者が定まっていることで、トラブル時には迅速な原因究明、対処が可能となります。

社員側の責任ある意識改革にも繋がるでしょう。

②利用規約を定める

法人携帯とは、業務効率UP!の為に規律を持ち使用する必要があるものです。規律は適切なルールが基本となります。例えば、以下のようなルールが挙げられます。

  •  利用目的や時間の指定
  • 不要な通話やWeb閲覧の禁止
  • 禁止事項に対する罰則

特に、法人携帯では「何が禁止」されているのかを明確にする必要があります。その上で、ある程度重い罰則を盛り込むことで、社員の私的利用を抑制することができると言えます。

③セキュリテイを強化する

法人携帯とは、法人の機密情報が多く記録されているものです。万が一にでも、ウイルス感染や不正アクセス、紛失や盗難などに遭った際のセキュリティ対策を強化する必要があります。例えば、以下のような対策が効果的です。

  • ウイルス対策ソフトの導入
  • 不要なWeb閲覧の規制
  • 端末探索サービスの加入

特に人間はついうっかりが考えられます。事実、5人に1人は携帯端末を紛失した経験があるとされています。各キャリアが提供する「端末探索サービス」には、忘れず加入しておくことをおすすめします。

上記のように、法人携帯はあらかじめ対策を講じておくことで、より安全・便利に導入することができます。ぜひ、法事携帯の導入を進めている段階から、これら対策についても検討してみてください。

まとめ

今回は、携帯の法人契約になぜメリットが多くあるのかについてまとめました。

潜在的な顧客数の多さ、各キャリアの期待値の高さこそサービスの充実に繋がっていると言えます。

2017年現在、法人携帯の普及率は30%以下。

まだまだこれから成長する分野として、さらにサービスが充実しメリットが増えることが予想されます。

ぜひ、法人携帯のメリットをうまく取り入れて、みなさまのビジネスの発展に役立ててください。

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