バーチャルオフィスとは?バーチャルオフィスのメリットデメリット・オフィス賃貸とのコスト比較・選ぶときの注意点を解説します。

会社を創業する際、初期費用を安く抑えられるため、昨今ではバーチャルオフィスを利用する方が大幅に増えているそうです。

しかし、ただ単に、安いからと言って安易に、バーチャルオフィスを借りたりすると、後に後悔する人があとをたたないそうです。

そのため、今回は、バーチャルオフィスののメリットやデメリット、バーチャルオフィスとオフィス賃貸とのコスト比較、バーチャルオフィスを選ぶときの注意点を解説します。

最近話題のバーチャルオフィスって何?

バーチャルオフィスとは、レンタルオフィスなどと異なり、事務所を構えることなく、事業を始める時に必要な住所、電話番号など基本的な情報だけを借りるオフィスを指します。

※バーチャルオフィスを借りて、会社を設立すると初期費用を抑えられ、且つ一等地の住所を使って法人の登記をすることが可能になります。

実際に仕事をする場所は自宅で法人または個人事業主として会社を登記する際に住所が必要という人に人気のオフィスで最近では都内に限らず日本全国に数多くのバーチャルオフィスが乱立するようになりました。

その理由として、バーチャルオフィスが便利な機能を備えている事が挙げられます。

例えば、

  • 電話番号やFAX番号が利用することができる
  • 郵便物を受け取り、転送してもらえる
  • 会議室を利用する事ができる(ただし、有料の場合あり)
  • デスクなどの執務スペースの利用ができる(ただし、有料の場合が多い)

このように、バーチャルオフィスは非常に魅力的なサービスを持ちえたオフィスです。

そのため、これから創業される方、まだ、オフィス選びに悩んでいる方は、もし、以下の4つのどれかに自分の思いが当てはまるのであれば、バーチャルオフィスを検討することをおすすめします。

  1. 東京や大阪、地方都市、海外などに新たにビジネス拠点をリスクなくつくりたい。
  2. 有名なオフィスや一等地の住所を自分のオフィスの住所として使いたい。
  3. 月に少ししかオフィススペースを使わない支店・営業所を開設したい。
  4. 上記の4つのサービスだけを活用できるオフィスを借りたい。

バーチャルオフィスの3つメリットと4つのデメリット

バーチャルオフィスにはもちろんメリットもありますが、デメリットがあるのも事実です。大きく分けると、バーチャルオフィスには、3つメリットと4つのデメリットがあります。

では、メリットとデメリットに分けて説明します。

<バーチャルオフィスの3つのメリット>

オフィスへの初期費用や月額費費が低く抑えられる

バーチャルオフィスは賃貸オフィスやレンタルオフィスと比べると、格安でオフィス機能をもつことができます。

一般的に賃貸オフィスや貸し事務所(レンタルオフィス含む)を運営、維持するためには、以下のような費用が発生します。

  • 毎月の家賃、契約時の敷金、保証金、礼金
  • インターネットなどの通信回線費
  • 電気代やガス代などの光熱費
  • 固定電話、FAX回線代
  • 消耗品などの雑費
  • 設備維持費(OA機器のリース、メンテナンス費用など)
  • 留守番のスタッフの人件費

このように、事業内容にもよりますが、普通のオフィスを借りるだけで毎月多くのランニングコストが必要となります。実際、普通のオフィスを借りるとなると毎月、最低限でも10万円前後かかってくると思われます。

一方、バーチャルオフィスは、費用を大幅にコストダウンすることが可能です。バーチャルオフィスは賃貸オフィスを利用する際に毎月必要な、家賃、光熱費、回線費、などを0円にすることが可能です。

もし、賃貸オフィスを都心一等地にオフィスとして借りれば、敷金礼金、前家賃を含め多額の初期費用がかかりますが、バーチャルオフィスなら多大な初期費用を掛けることなく、都心一等地の住所を手に入れることができます。

バーチャルオフィスは毎月5千円前後から利用できるので、賃貸オフィスを借りるよりコストを抑えることができるでしょう。

オフィスとしての信用・信頼性はある程度担保される

はじめての会社との取引を始めるときや、初めてのサービスを利用する場合、多くの人は事業主として信用・信頼性があるのかを心配すると思います。

これから創業する際、以下のような第3者から事業主として信頼される要件をなかなか満たせないのが現実です。

  • 決算や会計の数字、経営の実態が明確である
  • 代表者の人柄、立ち居振る舞いがいい
  • 代表取締役以外の取締役の信頼性が高い
  • これまでの業歴、経歴が立派である
  • 提供しているサービスの内容がすばらしい

そのため、オフィスに関しては最低限、取引先などから信用を得る為にしっかりとしなければいけません。
バーチャルオフィスを使えば、都心一等地の会社住所を利用する事ができ、会社としての信頼性を保つ事ができます。実際に、会社住所に記載しておくだけで、ホームページ閲覧者は安心するでしょう。

又、バーチャルオフィスでも社会保険や雇用保険は加入可能です。現在では法人か個人かは関係なく従業員が1名でもいると社会保険加入が義務付けられています。バーチャルオフィスでも社会保険に加入可能なので、従業員からも信頼を失うことはありません。

個人情報の安全性について

特に女性の起業家が悩むのが個人情報の問題ではないでしょうか。

その点、バーチャルオフィスを利用する多くの方は「自宅の住所を明かしたくない」からバーチャルオフィスを借りているそうです。

今後、コンサルタントやカウンセラーなどの専門家としてビジネスをされている方はメディアやSNSで情報を発信する機会が多くなると思います。

しかし、現在の世の中では2ちゃんねるなどの掲示板で個人情報の書き込みをされたりするケースは現状おおく散見されます。その際にホームページで自宅の住所を公開していると非常に危険です。安易な個人情報の公開は後々、トラブルを招きかねません。もし、自宅で登記すると、大きな代償を払わねばならない可能性もあることは知っておくべきでしょう。

自宅のオフィス利用は、コストの観点からすれば、非常に魅力的ですが、会社登記を自宅住所にすることで精神的なトラブルや不安にさらされるなど、デメリットが生じる可能性が多々ので、注意が必要です。

<バーチャルオフィスの4つのデメリット>

住所が検索上、重複してしまう

バーチャルオフィスには数多くの会社が同じ住所で利用しています。そのため、検索エンジンで住所を検索した場合、自社だけではなく、他社が表示されてしまうことが多々あります。

この点はバーチャルオフィスを利用する際、注意が必要です。

他社との住所の重複を避けたいのであるならば、独自の賃貸オフィスを借りたほうがよいでしょう。

郵便の受け取りが迅速にできない

起業をすると、郵便やダイレクトメールなど多くの宅配物が届きます。

自宅や賃貸オフィスの場合はすぐに荷物を手元で受け取りすることができますが、バーチャルオフィスの場合はそうはいきません。

バーチャルオフィスの場合、バーチャルオフィスに到着した荷物は、ご指定の場所に転送という作業が入るので、どうしても荷物の受け取りは1週間前後かかってしまいます。

なので、バーチャルオフィスの場合はなかなか迅速に郵便を受け取ることができないのが現実です。

※ただし、多くのバーチャルオフィスでは、荷物の到着案内メールを送ってくれます。そのため、どのようなお荷物がいつ届いたかをすぐにお知ることができます。

許認可の申請が通らないことがある

事業を始める際、業種によっては官公庁への許認可が必要なケースは多々あります。

  • 実際の執務スペース(場所、空間)が必要
  • 電話などのOA機器をはじめ、設備が必要

などの条件が求められる場合は、バーチャルオフィスの住所では許認可の申請が通らないかもしれません。

もし、許認可が必要な事業を始められる場合はあらかじめ官公庁に住所に関して、バーチャルオフィスでも利用できるのかを確認したほうがよいでしょう。

バーチャルオフィスと契約したけれど、営業許可が下りずに事業が始められないという最悪のケースにならないように事前に必ず確認しておきましょう。

ショッピングモールへの出店条項に引っかかる場合がある

これから事業を始める際、ショッピングモールへの出店を考えている方もいるのではないでしょうか。

例えば、ネットショップで起業を考えている方は楽天やAmazon、Yahoo!ショッピングなどのショッピングモールへの出店も考えているのではないでしょうか。

しかし、ショッピングモール(ECモール)への出店する際、一部のショッピングモールはバーチャルオフィスの住所を利用禁止にしています。そのため、ネットショップで起業を考えている方はショッピングモールの規約などを必ず確認してから、バーチャルオフィスにするかどうかを決めた方が良いでしょう。

バーチャルオフィスと賃貸オフィスなどとの比較

バーチャルオフィスの利用を現在検討している方は、安いからという理由をなんとなく考えている方も多いとおもいます。

しかし、実際にはどれくらいの費用の違いがあり、サービスの違いがあるのかを理解している方は少ないと思います。そのため、今回はコスト面はもちろん、サービス面に関しても賃貸オフィスとバーチャルオフィスを比較したいと思います。

以下が賃貸オフィスの場合とバーチャルオフィスの場合のコスト面の比較表です。

バーチャルオフィス賃貸オフィス
月額料金

※東京都内の場合

約5000円前後

※ブランドビル等では30000〜50000円前後になる場合あり。

約100000円前後

※坪単価を10000円とし、10坪として計算

その他月額電話代行や郵便転送、その他各種のサービス利用料金

※上記サービスが無料のオフィスもあります

光熱費/水道代/インターネット回線費用
このように、バーチャルオフィスだと月額料金が5000円前後ですみますが、賃貸オフィスが100000万円前後になる可能性が高く、又、その料金に加え、光熱費/水道代/インターネット回線費用がかさむので、コスト面では圧倒的にバーチャルオフィスをおすすめします。

以下の表が自宅で起業した場合と賃貸オフィスの場合とバーチャルオフィスの場合の比較表です。今後のオフィス選びの際に参考にしてみてください。

自宅で起業賃貸オフィスバーチャルオフィス
顧客(取引先)からの信用・信頼性×
 個人情報の安全性×
費用コスト×
住所の重複×
郵便の受け取り期間×
許認可の申請×
ショッピングモールなどへの出店×

バーチャルオフィスを選ぶ際の3つの注意点

バーチャルオフィスはメリットやデメリットを知ること以外にも選ぶ際に注意しておくべき事項も知っておくべきです。

実際に、バーチャルオフィスを借りる際に、後々に後悔しないためにも、最低限、把握しておきたいことを3つ紹介します。

これから起業される方はしっかりと確認しておきましょう。

バーチャルオフィスの住所の重複

バーチャルオフィスは渋谷や六本木などの一等地の住所を借りることができます。

しかし、先ほども言いましたが、同じ住所を複数の会社が使用している場合が多く、住所で検索すると別の会社の名前が出てきてしまうこともあります。

そのため、バーチャルオフィスを借りる場合は、そのオフィスにどれくらいの企業が登録しているのかを聞いてみるべきでしょう。あまりにも多い場合はその分、住所の重複も多くなるので注意が必要です。

バーチャルオフィスの事業者

バーチャルオフィスの事業者には、バーチャルオフィス専業の事業者、レンタルオフィスの業者がバーチャルオフィス業も兼ねている事業者、バーチャルオフィスとうたってはいるが、電話代行や秘書代行のみを行っている事業者などが存在します。

そのため、バーチャルオフィスの事業者の事業者がどんな事業者なのかをしっかりと確認しておきましょう。

バーチャルオフィスでの登記

バーチャルオフィスには、事業者にもよりますが、会社登記を行ってもいいところと会社登記は禁止しているところがあります。

もちろん、登記をしても問題ないバーチャルオフィスもありますが、契約をする前に必ず、会社登記を行ってもいいかを確認してください。

しかし、先ほども述べたように、バーチャルオフィスで登記をすると許認可が取れなかったりすることもあるので、その点に関して注意が必要です。

人気地域のおすすめバーチャルオフィス

バーチャルオフィスは最近、東京だけでなく、多くの都市でも人気です。そのため、最後に日本の人気地域にあるバーチャルオフィスをそれぞれ5つ選びました。

今後、自分が起業したい地域が以下にあれば、是非、以下のバーチャルオフィスを参考にしてみてください。

渋谷エリアのバーチャルオフィス5選

新宿エリアのバーチャルオフィス5選

青山エリアのバーチャルオフィス5選

六本木エリアのバーチャルオフィス5選

池袋エリアのバーチャルオフィス5選

横浜エリアのバーチャルオフィス5選

名古屋エリアのバーチャルオフィス5選

大阪エリアのバーチャルオフィス5選

福岡エリアのバーチャルオフィス5選

まとめ

いかがでしたか。

バーチャルオフィスはもちろんメリットもありますが、デメリットがあるのも事実です。

ただ、バーチャルオフィスをうまく使うことができれば、今後、より経営を安定して行なっていけると思います。

もし、今回の記事でバーチャルオフィスに興味を持ったなら、多くのバーチャルオフィスのHPを実際に見てみたり、実際に内覧に行くことをおすすめします。

そして、もし、これから創業されるのであれば、コストパフォーマンスに優れたバーチャルオフィスを活用して見てはいかがでしょうか。

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