バーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスで法人登記をするメリットデメリット・注意点

なぜ今、東京都内や都市部の企業経営者の間でバーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスが人気なのか

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実際、バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスで会社を登記しましたという経営者のSNSのポストをよく見ますよね…。
  1. 初期費用を抑えられる
  2. 各種施設・設備を利用できる
  3. 立地・アクセスが良い
  4. 事務所サイズの変更も容易
  5. 法人の登記が可能

といった理由で昨今、バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスを会社のオフィス、事務所にしたり、会社の支社を立ち上げたりする人が増えています。

バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスは業務で必要となる椅子や机、通信環境が常設されていることが一般的で、さらに保証金や仲介手数料も割安な場合が多いため、お金を極力かけたくないと考えている経営者の間では若干ブームになっています。

又、賃貸オフィスにて会社を創業する場合、立地やアクセスにこだわってしまうと、どうしてもコスト面がネックになります。その点、バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスにて会社を創業すると立地やアクセスとコスト面のバランスを見ながら、納得できる条件で借りることができます。

加えて、賃貸オフィスにて会社を創業する場合、事務所のサイズを変更しようと思うと、新たに賃貸オフィスを探さなければいけませんが、バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスであれば、オフィスや事務所の移動、サイズ変更も容易です。

又、ひと昔前のバーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスでは、法人登記ができない物件が多々ありましたが、最近のバーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスでは法人登記ができる物件が多いのも魅力です。

しかし、一方で、まだまだ、バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスで法人登記をする際、メリットだけでなくデメリットや注意点があるのも事実です。

そのため、今回は『バーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスで法人登記をするメリットデメリット・注意点』といったタイトルで、バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスで法人登記をする際のメリットやデメリット、注意点をわかりやすく解説します。

バーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスがはこんな人におすすめ!

バーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスがは起業する人、弁護士、税理士、会計士など、多彩な職種の方の方の要望に応えられる機能をそなえています。

また、これから創業される人だけでなく、大企業の営業拠点やサテライトオフィス、プロジェクト拠点の開設など、あらゆる規模・業種のオフィス需要に対応しています。

以下の6点に当てはまるのであれば、バーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスを検討してみるのも1つの手だと思います。

  • 極めて高い水準のオフィス環境で独立や起業し、顧客から厚い信頼を得たいと考えている
  • 最小限のコストで営業拠点を開設したいと考えている
  • 創業にあたり、初期費用を最小限に抑えたいと考えている
  • 一等地に最小限のコスト、時間、手間で優良なオフィスを構えたいと考えている
  • 必要に応じて収容人員の増減に柔軟に対応できるオフィス、事務所を探している
  • オフィスの開設までの手間所や時間を最小限に抑えたいと考えている

バーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスで法人登記をするメリットデメリット・注意点

バーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスのメリットデメリット

バーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスは非常に便利なオフィス形態ですが、メリット・デメリットが存在するのも事実です。

そのため、

  • 自宅と比較した場合
  • 賃貸事務所、オフィスと比較した場合

で、バーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスにどのようなメリットやデメリットが発生するのかをそれぞれ説明します。

以下が、

  • バーチャルオフィス
  • シェアオフィス
  • レンタルオフィス
  • 賃貸オフィス
  • 自宅での創業

をそれぞれ比較し、メリット・デメリットを比較した表になります。

メリットデメリット
バーチャルオフィス
  1. オフィスとしての信用・信頼性は想定以上の担保がある
  2. オフィスへの初期費用や月額費費が低く抑えられる
  3. 個人情報の安全性が高い
  1. EC(ECショッピングモールなど)への出店条項に引っかかる場合がある
  2. 郵便の受け取りが迅速にできない
  3. 住所が検索上、重複してしまう
  4. 許認可の申請が通らないことがある

 

シェアオフィス
  1. オフィスの立地が比較的良い
  2. 様々な企業と交流できる機会がある
  3. 共有スペースがある 
  4. すぐに業務を始めることができる
  1. プライバシー、セキュリティーが高くない
  2. 入居者同士の距離感が近すぎる(機密保持が困難)
  3. 集中出来ない
  4. ルールが曖昧すぎる場合がある
レンタルオフィス
  1. 初期費用、月額費用などが割安
  2. 内装やOA機器など環境が整っており、すぐに入居することができる
  3. 電話・受付や郵便などのサービスが 受けられ、余計な 人件費がかからな
  4. 他社との交流が生まれやすい
  1. 複数の入居者で共有するため、プライバシ ーを確保できなかったり、業務に集中できない可能性がある
  2. 内装やOA機器などが備えつけで、自分の希望に合ったものが選べない
  3. 限られたスペースしか利用できない ・レイアウト変更に制限がある
賃貸オフィス
  1. 自分の理想に合わせた物件が選べ、 内装や家具なども自由に選択できる
  2. 使用できるオフィス面積が広い
  3. OA機器の買い替え等も自由にできる 自社のみが入居するため、業務に集 中できる環境が作れる
  1. 入居までに時間を要する場合がある
  2. 電話・受付を担当する従業員を確保する か、自分自身がこなすため、人件費かもし くは自身の業務負担が増える
  3. 仲介手数料などの初期費用、固定費用がかさむ(賃貸料だけでなく、水道光熱費や通 信費などがかかる)
自宅での創業
  1. 初期費用や月額費用、交通費がかからない
  2. オフィスまで通う時間を短縮できるため、時間的な余裕ができる
  3. 備品や壁の装飾などをある程度、自由に選択することができる
  1. 社会的信用に関わる可能性がある
  2. 仕事とプライベートの切り替えが難しく、業務に集中できない
  3. 賃貸物件の場合、事務所として使用できない場合もある
  4. 来客対応ができない
  5. 個人の住所が知られる可能性がある
  6. 孤独感を感じやすい
このようにバーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスのメリットとデメリットを賃貸オフィスや自宅で創業する場合を比較するとわかるようにそれぞれ複数のメリットがある一方で、デメリットもあるのは事実です。そのため、自分がオフィスに求めるものを再度、整理し、どのオフィス形態が最適なのかを再考してみましょう。

そして、以下が、バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスのメリットとデメリットをまとめたものです。

<バーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスのメリット>

  • オフィスとしての信用・信頼性は想定以上の担保がある
  • オフィスへの初期費用や月額費費が低く抑えられる
  • 個人情報の安全性が高い
  • オフィスの立地が比較的良い
  • 様々な企業と交流できる機会がある
  • 共有スペースがある 
  • すぐに業務を始めることができる
  • 初期費用、月額費用などが割安
  • 内装やOA機器など環境が整っており、すぐに入居することができる
  • 電話・受付や郵便などのサービスが 受けられ、余計な 人件費がかからな
  • 他社との交流が生まれやすい

<バーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスのデメリット>

  • EC(ECショッピングモールなど)への出店条項に引っかかる場合がある
  • 郵便の受け取りが迅速にできない
  • 住所が検索上、重複してしまう
  • 許認可の申請が通らないことがある
  • プライバシー、セキュリティーが高くない
  • 入居者同士の距離感が近すぎる(機密保持が困難)
  • 集中出来ない
  • ルールが曖昧すぎる場合がある
  • 入居までに時間を要する場合がある
  • 電話・受付を担当する従業員を確保する か、自分自身がこなすため、人件費かもし くは自身の業務負担が増える
  • 仲介手数料などの初期費用、固定費用がかさむ(賃貸料だけでなく、水道光熱費や通 信費などがかかる)

バーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスの最大のデメリット

バーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスの最大のデメリットは金融機関での法人口座の開設ができない場合があることです。

現状では、バーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスの場合、会社の所在を示すものがなく、実態がないと金融機関によっては、判断されてしまうため、信用を得られないこともあります。

なぜかというと、反社会勢力や振り込め詐欺などの犯罪にバーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスを利用されるケースが多いため、銀行側から不審がられるためです。

バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスだと口座を開設できないわけではないですが、審査が通る可能性が若干、低下するのは事実です。

実際に、バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスの住所で書類を提出する際、金融機関によっては、バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスでは、受け付けてくれないことも多々、あるそうです。

そのため、バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスを使用する際は、社会的信用性を高めるために実績のある大手運営会社のバーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスを選ぶことをおすすめします。

バーチャルオフィス・シェアオフィス・レンタルオフィスで法人登記をする際、必ず確認すべき3つの注意点

バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスを選ぶとき、又、見学(内覧)をする際は、確認しておくべき注意点があります。

そのため、バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスを選ぶ際に、必ず確認しておくべき3つのチェックポイントを解説します。

内装や立地、エントランス、雰囲気などがあうかどうか内覧に行き、事前にチェック

バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスは賃貸オフィスに比べると内装や立地、エントランス、雰囲気がいいもしくはきれいな物件が多いのが特徴です。

しかし、実際に立地がいいかどうか、エントランスや共有スペースが自社に合うかどうかは個人の事情によって異なります。

特に、来客が多い業種であれば、場所がわかりにくいとマイナスな印象を与えてしまいます。そのため、レンタルオフィスの立地条件や雰囲気は必ず、内覧時にチェックしましょう。

ホームページの写真は実際の物件の内装や立地、エントランス、雰囲気と異なる場合があるので、必ず、資料請求かもしくは内覧にも行きましょう。

設備の状況や想定料金を事前にチェック

実際、バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスを借りる際、トラブルになる理由は、設備の状況や想定料金で想定と異なるからといったことが多いそうです。

そのため、バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスを借りる際は以下の3点を内覧時に必ず、運営会社の方に確認しましょう。

利用料金を事前試算

レンタルオフィスの設備を利用する場合(有料の場合)、レンタルオフィス設備の利用頻度から想定できる利用料金を計算しておきましょう。

そうすることで、予想外の高額な利用料を支払わなければならなくなるようなことを避けることができます。

機器の利用状況を事前確認

多くのレンタルオフィスでは会議室やコピー機などの共有設備の利用ができますが、事前に予約しなければいけないケースがほとんどです。

実際に、レンタルオフィスの会議室やコピー機など利用状況を事前に確認しておきましょう。常に会議室の予約が埋まっているのであれば、契約は控えた方が良いでしょう。

空調設備を事前確認

また物件によっては、空調設備が全部屋一括管理となっており、自由に空調を調節できない場合もあります。空調管理がどうなっているのかを確認、できれば事前に見学を行い、暑すぎる、寒すぎるなどの問題がないかを確認しましょう。

多くのバーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスで内覧ができます。内覧の際に、利用料金の試算、空調設備の確認、利用状況の確認をしましょう

どのようなサービスがあるのか(無料・有料)を事前にチェック

バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスでは、オフィススペースの貸し出しや名義の貸し出しだけではなく、業務や起業、登記などに便利なサービスが多くあります。

バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスでは以下のようなサービスがあります。

  • 受付サービス
  • 税理士による記帳代行、経理代行サービス
  • 司法書士による法人登記・会社設立代行サービス
  • 秘書サービス
  • 電話応対サービス
  • 社会保険労務士による社会保険・給与計算代行サービス
  • 入居者同士の定期交流イベント
  • 郵便物受け取りサービス
  • 鍵付ロッカーあり
  • 登記に関する相談
  • 法人登記相談可能
  • 名刺などへの住所利用可能
  • ポスト利用可能

上記のようなサービスが自分に必要なサービスかどうかを必ず事前に確認しましょう。

実際に、バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスのサービスを利用したい、もしくは利用できそうなサービスがある場合には、事前にホームページで、そのサービスがあるかどうかを確認しておきましょう。

しかし、注意がしなければいけない点もあります。

上記で示したサービスは当然、無料の場合もありますが、有料の場合もあります。

もし、ホームページにこれらのサービスに関して、無料・有料の記載がない場合は必ず、運営会社に問い合わせをしましょう。

特にこれから起業される方は

  • 登記に関する相談
  • 税理士による記帳代行、経理代行サービス
  • 司法書士による法人登記・会社設立代行サービス

を利用することが多いと思います。これらのサービスが無料か有料かは、運営会社によって異なるので、必ず確認しましょう。

まとめ

いかがでしたか。

バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスは、もちろんメリットもありますが、上記のように複数のデメリットや注意点があるのも事実です。

しかし、上記でも述べたように

  • 初期費用を抑えられる
  • 各種施設・設備を利用できる
  • 立地・アクセスが良い
  • 事務所サイズの変更も容易
  • 法人の登記が可能

といったバーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスの魅力をうまく使うことができれば、今後、今まで以上に、オフィスに関しての悩みはきっと減るはずです。

もし、今回の記事でバーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスに興味を持ったなら、それぞれのオフィスのHPを実際に見てみたり、資料請求や実際に、内覧に行くことをおすすめします。

そして、もし、これから創業されるのであれば、初期費用を抑えられる、、各種施設・設備を利用できる、立地・アクセスが良いなどメリットを持つバーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスを活用してみてはいかがでしょうか。

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