ステップメール導入はこうする!仕組みと欲しい機能はこれだ!

読者になった日からあらかじめ決めた一定期間後にメールが自動送信されるシステムである「ステップメール」

ビジネスに導入することで大きな成果があがるこのシステムですが、具体的にどう導入すればいいのか?まだイマイチ分からない、という方もいらっしゃるかと思います。今回はこのシステムの仕組みや機能について、ご紹介していきます。

ステップメールを導入するための手順

ステップメールの仕組みとは?

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一定期間でメールが自動配信されるステップメールですが、システムの中にタイマーの役割をするものを仕組むことで動作しています。通常は「クロン」というものがタイマーとなり、これが一定時間ごとに動くことであらかじめ設定した配信計画と照らし合わせを行います。配信処理をする事項が見つかれば、その都度「配信プログラム」を動かしていきます。

配信プログラムは

最初に条件にあう読者を抽出し、配信計画に従って登録日より指定した日数が経過している読者だけを抽出して「対象者」とします。

これは例えば、登録日より7日経った人に「A」というメールを、30日経ったひとだけを「B」というメールを送るという処理を行うために行っています。
そして、この抽出した配信対象に対して指定のメールを配信する「配信処理」を行っていきます。

これまで人力で行ってきた大量のメール配信も、こうすることで面倒な手間を省けてしかも間違いを犯すことなく行うことができるようになります。これらを行うためには「ステップメール専用システム」を使います。

ステップメール導入のための準備

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このシステムを導入する前に行うことがあります。最初に以下の作業を行います。

読者登録日の記録

読者登録が記録された日を起点として「シナリオ」が動くことになりますので、まずはこれが必要です。

シナリオと配信計画の設定

ステップメールにおいて、間隔を開けて配信するためのルールとそのメール内容のことを「シナリオ」と読んでいます。

シナリオには、送信するトータルの回数、送信日程、その内容はどんなものか、を書いておきます。一度書いてしまえば、配信のたびに書く必要はなくなります。

このシナリオができたらそれをシステムとした「配信計画」を設定しておきます。

ここまでが、ステップメールを利用するために必須の準備となります。

ステップメールの導入方法

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ステップメールはWeb上のサービスとして配信サービスを行っているいろいろな会社から提供されています。ステップメールのシステムは大きく二つのタイプに分けられます。

ASP型

これは主にアカウントを作り、そのシステムをレンタルするという形をとります。設置場所はそのサービスを行っている会社のサーバとなります。

利用までの手続きがとても簡単なので、すぐに使いたい場合におすすめです。またセキュリティ面においても専門業者に任せることになるので比較的安心です。

月額1000円から5000円程度の月額費用が必要になってきます。

独自設置型(CGI型)

ソフトを利用者のサーバにインストールして利用する形をとります。設置場所は利用者のサーバになります。利用するには、ソフトをインストールする作業が必要となります。

費用については、初期コストのみでランニングコストがかからずトータル面でみると安く上がります。
プログラムのカスタマイズができる反面、メンテナンス等も自分でしなければならないという面もあります。

Webのことがある程度わかっている人には向いているところもあります。

導入までの手続き

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実際に導入するには以下のステップを踏んでいきます。

➀ステップメールのシステムを提供している会社にサービスを申し込みを行います。
月額支払い制(主にASP型)と買い取り制(独自設置型)があります。

コストパフォーマンスをみると、長期使用を前提にする場合には買い取り制の方が安くつきますが、月額支払いでも安価なものも多くなっています。

➂サポートの確認
・操作方法がわからない人への説明があるか
・「こんなことはできるか」という質問に対する回答や方法の説明
・配信システムの不具合の調査や解消
・誤った使い方をしたことによる不具合の解消

サービスとして欲しい機能

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➀スポットメール(一斉配信)ができる
この機能がないステップメールのサービスもあるので注意が必要です。ステップメールだけですと、イベントや急なお知らせが必要な場合に対応できません。

➁属性の絞り込みができる
お客様のタイプを「見込み客」「顧客」「リピーター」などといったように種類別にわけることができます。このような情報は「属性」と呼ばれますが、スポットメールを打つ場合はこの属性に基づきふさわしい内容のメールを送らなければなりません。既に購入済みのお客様に購入を促すメールを送ってしまったら問題です。絞り込みの機能は必要です。

➂属性の設定ができる
属性を増やしたり、選べたりできる機能があると便利です。自由に属性が設定できるシステムが必要です。

➃クリックカウンター
配信されたメールにかかれたURLがどれだけクリックされたかを知ることが出来る機能。メールの反応を知ることができ、これをもとにして内容改善に取り組むこともできます。また、配信エラーがないか、またあった場合にはその原因特定に役立ちます。

➄エラーアドレスの自動削除処理機能
エラーアドレスを記録することで、
・どのアドレスがエラーになったか
・どのような理由でエラーになったのか
を追求し、確定できるようになります。
いつまでもエラーアドレスに配信を続けていると、サーバ会社からスパムメールを送信しているとみなされたり、コスト上昇につながったりします。
一定数以上の二つメールがたまったら自動的に配信が停止されるようなシステムが必要です。

➅エラーアドレスの記録機能
エラー原因は様々な原因がありますので、回避可能な原因にもかかわらず大事なお客様アドレスを失ってしまうのは痛手です。バックアップの機能は必須です。また、エラー原因を記録しておく機能も必要です。

➆UTF-8対応のフォームHTMLの作成機能
WebにおけるHTMLの文字コードで、UTF- 8となっているものが増えています。他にもさまざまな文字コードが使われており、ステップメールではShift-JISやEUCへの対応が行われてるところが多いですが、文字化けのリスクを回避するためにUTF- 8にも対応しておく必要があります。

➆個別配信設定のしやすさ
「顧客」「リピーター」といった「属性」だけでは対処できない場合、例えばセミナー・イベント関連で配信で「今回については行けません」といった返信を「リピーター」のお客様から受け取っていた場合など、個別に対処しなければならないときに対処できる機能も欲しいところです。

➇携帯電話ユーザーをフォローするための「空メール」登録機能
実店舗でメール会員を募集する際に、この機能があると便利です。特定のアドレスにメールを送るだけで読者登録が完了する、いわゆる「空メール登録」の機能は必須といえるでしょう。またよくみかける「QRコード登録」の有無も確認しておきましょう。

➈メール入稿機能
現在発行しているメールマガジンなどについて、管理画面まで行かなくても発行できるようにするための機能です。これがあると、PCだけでなく携帯からも更新ができて、出張先などからでも携帯が一つあればメールマガジンを発行できます。

いかがでしたでしょうか。
ステップメールシステム導入のための具体的な手続きや確認事項についてご紹介してまいりましたが、あとはネットなどでサービスを提供している会社について調べてみる行動が実際に必要です。
ビジネスで使うため、各自のニーズにあった会社がどこか、どの方法がベターか、今回の記事を参考にしてぜひ検討してみてください。

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