ビジネスチャットとは?ビジネスチャットのメリットデメリット・注意点を徹底解説

現在、経営者の中にはビジネスチャットツールを導入してみようかどうか悩んでいる方は多くいるのではないでしょうか。

しかし、ビジネスチャットは世の中にたくさんあり、メリットやデメリット、注意点があるのも事実です。

また、ビジネスチャットのメリットやデメリット、注意点を理解している人は少ないのが、現状です。

そのため、今回は『ビジネスチャットとは?ビジネスチャットのメリットデメリット・注意点を徹底解説』という記事のタイトルで、ビジネスチャットのメリットやデメリット、注意点を解説します。

目次

ビジネスチャットとは?

まず、ビジネスチャットについて解説します。

ビジネスチャットとは?

ビジネスチャットとは、業務に関する連絡や、メンバー同士のコミュニケーションを目的として開発されているチャットツールの事を指します。

ビジネスチャットは、「社内SNS」と定義される場合もあります。

ビジネスチャットは、一般消費者向けのチャットツールと異なり、複数人や(部署やチームなど)各グループごとに用いることを想定した設計になっており各社情報セキュリティの強化に取り組んでいるのも特徴です。

また、ビジネスチャットは、外部のツールとAPI連携できるビジネスチャットもあるため、自社の業務に合わせて機能を拡張することもできます。

このように、ビジネスチャットは、コミュニケーションだけでなくプロジェクト管理などの業務にも役立つツールになります。

ビジネスチャットの主な3つの種類

ビジネスチャットには、以下の3つの種類があります。

テキストチャット

よく知られている文字でやりとりをするタイプのチャットです。

ボイスチャット

ボイスチャットはパソコンに接続されたマイクで音声メッセージをやりとりをするタイプのチャットになります。

ビデオチャット

ビデオチャットはインターネットを通じて、パソコンに接続されたカメラで映し出される相手の映像を見ながら会話をしするタイプのチャットになります。

ビジネスチャットの提供タイプ

ビジネスチャットの提供タイプは以下の2種類があります

ブラウザ型ビジネスチャット

ブラウザ型ビジネスチャットはブラウザ上で利用するタイプになります。ブラウザ上で全てを行うことができます。

インストール型ビジネスチャット

インストール型ビジネスチャットはアプリをインストールして利用するタイプになります。いちいちブラウザを立ち上げる必要がないため、スピーディーなやりとりが可能です

働き方改革の実現の手段として注目を浴びている

働き方改革の目的には、多様な働き方の実現や業務効率化による生産性向上といったものがありますが、その実現には、従前の業務プロセスの見直しや、テレワーク導入によるワークスタイルのフレキシブル化など様々な施策を講じる必要があります。

こうした中で、ビジネスチャットは、働き方改革の障壁となる課題を解消するものとして、注目されています。

そもそも、一般消費者向けのチャットツールでは、主にSkypeやFacebook Messenger、LINEなどのように個人同士でのコミュニケーションに用いられるものが有名ですが、近年では、「チャットワーク」や「Slack」などのビジネス用途のチャットツールを導入する企業が増えています。

これらを導入することで、プロジェクトやチームのマネジメント面での業務効率の改善が期待されているため、ビジネスチャットツールは、注目を浴びています。

導入するか迷っている場合

上記にて、ビジネスチャットについて簡単に説明しました。

次に、ビジネスチャットの導入が必要なのかどうか判断するポイントをお伝えします。

  • 業務外の社内連絡などでLINEなどチャットツールが広まっている
  • そのため、社用連絡にも使えないか検討している
  • メールでは文章作成やデータ共有に時間と手間がかかり非効率的で業務に支障が出ている
  • 共有漏れや情報漏えいを防ぐため、効率的でセキュリティの高いツールを必要としている

等など、上記のような問題を抱えているのであれば、導入を検討してみるのも良いかもしれません。

ビジネスチャットの今後の展望

ビジネスチャットの導入は、働き方改革の推進を後押しすることを可能とします。

そのため、現在、ビジネスチャットを導入している企業は、社内外とのコミュニケーション効率化、及びチャットツールを軸としたビジネスプロセスの見直しによる生産性の向上、個人用のソーシャルメディア利用が引き起こすシャドーIT化の防止によるガバナンス・セキュリティの強化といった効果を享受していると言えるでしょう。

企業が働き方改革を進める中で、ビジネス用途のビジネスチャットを導入する企業は増加していくと予想されており、今後、ビジネスチャットはますます、注目を浴びるでしょう。

ビジネスチャットの8つのメリット

次に、ビジネスチャットの8つのメリットについて、解説します。

①どんな場所でも利用でき、Web会議も実行できる

1つ目はどんな場所でも利用でき、Web会議も実行できる点が挙げられます。

ビジネスチャットの多くは、一般的なチャットツール同様にPCやスマートフォン、タブレットなど端末問わず利用できます。そのため、インターネット回線さえ繋がれば、国内外問わずどういった場所からでもコミュニケーション可能です。

ビジネスチャットによって、商談や海外出張はもちろん、近年広がり始めているテレワーク(リモートワークも含め)を実施する際も、スムーズに業務を進めることができます。

②情報の共有に関することがプロジェクト、部署単位で可能

2つ目は情報の共有に関することがプロジェクト、部署単位で可能な点が挙げられます。

個人間はもちろん、プロジェクトチームや部署など業務の領域に応じたメンバーでグループを作成できるため、情報共有が効率的にできるのも、ビジネスチャットのメリットと言えます。

ビジネスチャットの多くは標準機能としてファイル共有機能があります。

このように、ビジネスチャットは作成途中の資料を社内のメンバーに確認してもらいたいときや、自身が属するグループ内に資料を展開したいときなどに活用できます。

③セキュリティが高く、外部のメンバーを追加しても安心できる

3つ目は、セキュリティが高く、外部のメンバーを追加しても安心できる点です。

ビジネスチャットはその気軽さゆえ、メールよりもセキュリティ性が脆弱という印象を持っている方もいるのではないでしょうか。

近年、ビジネスチャットツールの各社サービスはセキュリティ強化に力を入れており、安心して利用できます。

法人利用に特化したビジネスチャットは会社がアカウント権限の管理やチャットログの管理できるため、情報漏えいやデータの損壊などに対するリスクマネジメントが可能です。

例えば、管理権限を持つメンバーがグループに制限をかけることで、外部(社外)のメンバーを追加できるビジネスチャットもあります。この機能は、外部パートナーや業務委託のフリーランス担当者と業務を行う際に活用できるでしょう。

実際、日本で提供されている多くのサービスでは、数十人~数千人規模の社員を抱える企業様や徹底したセキュリティ管理をされている金融機関様など、業種業態問わず、幅広く導入されています。

④リアルタイムかつ簡潔にコミュニケーションできる

4つ目はリアルタイムかつ簡潔にコミュニケーションできる点が挙げられます。

ビジネスチャットは、メールと比べてメッセージが即時的に届くためテキストでありながらリアルタイムでやり取りできるのがメリットです。

例えば、メールの場合、送信の際にメールアドレス・件名・本文を入力する必要があります。一方で、ビジネスチャットは登録されているメンバーやグループ名を選択してメッセージ(本文)を入力して送信するだけで完了します。

そのため、メールと比べて素早く気軽に連絡できるのが特徴です。LINEやFacebookメッセンジャーなど一般ユーザー向けのチャットアプリと近い操作性で気軽に使えます。

訪問先から社内に連絡する際など、メールするほどでもないもののテキストで共有したいときに便利です。

そして、ビジネスチャットにはテキストメッセージだけではなく、音声通話やビデオ通話機能が搭載されているのが一般的です。複数人で通話できるビジネスチャットであれば、オフィスに行かなくともWeb会議で参加できます。

⑤ノウハウを試算化でき、気づきの環境整備により改善点を見出すことができる

5つ目のメリットはノウハウを試算化でき、気づきの環境整備により改善点を見出すことができる点です。

社員が持つノウハウは会社の貴重な資産です。資産を活用するためには、他の社員への情報共有が必須ですが、ノウハウの構築や蓄積はなかなかうまくいかないものです。

ビジネスチャットは、ノウハウの構築や蓄積をスムーズに進めるツールになります。例えば、社員が持つわかりやすい資料や参考画像、動画などを投稿することで、他の社員が閲覧し業務改善につながります。

そして、これらのノウハウは蓄積され、新入社員や中途入社者も閲覧することができます。

また、ビジネスチャットで、社員の気づきを気軽に投稿できる環境を整備しておくと、貴重な改善点を見出すことにもつながります。

⑥簡単な情報整理が簡単にできる

6つ目は簡単な情報整理が簡単にできる点が挙げられます。

Eメールでのコミュニケーションを主としている場合、コンテンツ毎にファイルを作成しメールの保存先を振り分けての情報整理が一般的であり、この作業に煩雑さを抱えていた人はかなり多いのではないでしょうか?

しかし、ビジネスチャットでは、情報共有ツールではコンテンツ毎にグループ設定を行えるため、面倒なメール振り分けなどこれまでのストレスが一気に解消されます。

また、チャット機能であることから情報が自然と時系列に整理されているので、情報整理も情報閲覧も楽になります。

⑦仕事のフィードバックが容易になる

7つ目は、仕事のフィードバックが容易になる点が挙げられます。

ビジネスチャットは、コミュニケーション速度が向上するため、仕事のフィードバックについてもかかる時間を大幅に短縮します。

仕事のフィードバックが素早く行えれば、全体業務完成までに必要な日数も短縮できるため、こちらも仕事の円滑化や効率化といったメリットに繋がります。

⑧情報共有が活性化して新しいアイデアが生まれやすくなる

8つ目は、情報共有が活性化して新しいアイデアが生まれやすくなる点が挙げられます。

チームとして仕事をする場合に積極的に会議などを実施しても、意外と情報を共有できていないことは多いです。

その理由は色々と考えられますが、「大した情報ではないから伝えると逆に迷惑かもしれない」「偉そうに思われてしまうかもしれない」といった、いわゆるコミュニケーションのあり方が主な理由です。

気軽にコミュニケーションを取れる環境だと、情報共有を阻む障壁が取り除かれるため、多様な価値観が交わることの化学反応によって新しいアイデアが生まれることもあります。

ビジネスチャットの2つのデメリット

以下がビジネスチャットの2つのデメリットになります。

①コミュニケーション疲れを引き起こす可能性がある

ビジネスチャットは、導入することでコミュニケーションの活性化につながりますが、一方で、コミュニケーション疲れを引き起こす可能性があります。

気軽にメッセージが送れるため、いつでもどこでも相手とのやりとりできる状況下では、知らず知らずのうちに「返事を返さなければ」という使命感が強くなり、かえってストレスが溜まってしまうことも。

そのようなデメリットがあることも社内に共有したうえで利用していくことが大事だと言えるでしょう。

②教育や導入のためのコストが必要である

2つ目に教育や導入のためのコストが必要である点が挙げられます。

ビジネスチャットを導入することで起こるデメリットとして、教育や導入コストがかかるということはあまり知られていませんが、新しいツールを取り入れるということは、社員に使い方を共有しなければならないということです。

通常業務をしながら、全社員分の教育時間を確保するのは手間とコストがかかります。

また、ビジネスチャットの導入には、ソフトのインストールなどの費用が必要な場合もあります。

会社の予算に見合わないサービスを選んでしまうと、その後の運用が難しくなるので注意が必要です。

ビジネスチャットの5つの注意点

以下がビジネスチャットの5つの注意点になります。

①見返すのには向かない

まず、ビジネスチャットは見返すのには向かない点が挙げられます

チャットは会話ベースのため、あとから見返すのが難しいと言えます。

このように、ビジネスチャットはメールと異なり、見返すのには向かない点は注意が必要です。

②既読表示にどうしても強制感が出てしまう

LINEには「既読スルー」という言葉がありますが、ビジネスチャットでも同じようなことが言えます。

既読が相手に分かるため、送った側は「どうして返事がないんだ」とイライラし、受け取った側は「早く返信しなければ」と強迫観念に駆られがちです。

そのため、あえて既読/未読機能のないチャットサービスを選ぶ企業も実は少なくありません。

③プッシュ機能がしつこい

3つ目はプッシュ機能がしつこい点になります。

ビジネスチャットは大量のメッセージが届くため、いちいち通知が届くと業務に集中できません。

ビジネスチャットは、状況に応じて通知を表示させないなど、柔軟な対応が不可欠です。

ただ、予め設定した条件に合うメッセージのみ通知する機能があるチャットサービスもあるので、そういったビジネスチャットを選ぶことが賢明かもしれません。

④個人的な指摘や注意が拡散してしまう恐れがある

ビジネスチャットを社内で内容を共有する場合、発信する内容には慎重になる必要があります。

個人的な叱咤や指摘は受け取る相手の顔を潰すことにもなりかねません。

双方だけが理解すべきやり取りは、送信先を絞り込む必要があります。

⑤何のために使うのかの認識不足によって、社員に不審がられてしまう

そもそもどんな目的でそのビジネスチャットを業務に取り入れるのかを使用する社員が認識することが大切です。

目的を絞るということも重要で、何のために使うのかの認識不足によって、社員に不審を与えてしまう可能性があります。

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は『ビジネスチャットとは?ビジネスチャットのメリットデメリット・注意点を徹底解説』という記事のタイトルで、ビジネスチャットツールのメリットやデメリット、そして注意点について解説しました。

今回、記事で説明したように、ビジネスチャットは当然、メリットもデメリットも存在し、価格も異なります。

そのため、ビジネスチャットツールサービスを導入する場合は、それらのメリット、デメリット、注意点を考慮してから、決断することをおすすめします。

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