【必読】法人携帯を会社に導入する前に絶対に知っておくべき効率的な管理・運用方法

社員の生産性向上を図るためスマホや携帯を導入したいと考えている中小企業などは多いのではないでしょうか。

しかし、設定や管理に思わぬ手間がかかると悩んでいる経営者は多いのではないでしょうか。

そのため、今回は、中小企業などにおけるスマホ、携帯の有効な管理・運用方法について紹介します。

法人携帯を会社に導入する前にやっておくべき4つのこと

法人携帯を効率的に管理・運用するために法人携帯を会社に導入する前にやっておくべきことはいくつかあります。

今回は特に重要な4つの点を解説します。

当然のように会社の携帯電話として貸与する場合には、会社の決めたルールに従って使用されなければなりません。

私的利用はもちろんのこと、業務外での使用に関しても罰則を設けるなどして、然るべき規定を作成しておくことが重要です。

また、そうしたルールがあるということを、使用する社員に対して教育していくこともポイントになります。

利点の多い携帯電話だからこそ、私的なことに使ってしまいがちになるという事もあるので、その点に関しても強く意識させておきましょう。

②通話料の把握と精算をする

基本的なことですが、会社の携帯として運用していくにあたっては、維持管理のコストとして通話料金が発生してきます。

使用していなくても基本使用料はかかってくるので、導入した数は適正かどうか、契約したプランで問題ないかを随時、吟味しながら運用していくことが必要になります。

また、個人の携帯電話を業務に使用せざるを得なくなった時にも、その時に発生した通話料などの料金について精算する仕組みを整えておくとよいでしょう。

個人の携帯電話を業務に使用した際の通信費を巡って、トラブルになるケースもあるので、少額でも精算していくように取り決めを作っておくのがよいでしょう。

一般的には、一律の金額を支給するケースが多く、社員からの申請をもとに実費精算するというところもあります。

また、以下のような

• 通話料が突然増えた
• データ料が今月だけ多い

など、社員に配布した法人携帯の利用状況に疑念がある場合、それは社員の「私的利用」が原因かもしれません。

法人携帯は、あくまで仕事の効率UPの為に法人側が配布しているものです。

当然、社員が私的利用して良いものではありません。

ただし、残念なことに法人携帯の私的利用はいつ起きても不思議ではないのです。

そのため、後に詳しく説明しますが、私的利用が起きた場合の処罰、ルールを決めておきましょう。

④セキュリティサービスを事前にチェックしておく

携帯電話を取り扱う会社では、各キャリアで法人向けのサービスや契約プランを展開しています。

まとめて契約することで安くなるプランや、各携帯を管理するために便利な様々なオプションが多いです。

注目すべきはセキュリティに関するもので、万が一の盗難や紛失に備えての適切な対処が出来るかどうかがポイントになります。

各社に共通しているサービスは遠隔操作による携帯電話のデータ消去やロック機能で、手元になくとも機密情報に関わるものを消去することが可能です。

そのほかにも管理ツールや付随するサービスがありますが、大切なのは使用する企業にとって利用しやすいもの、管理において想定されているリスクをカバーできるものを選んでいくのが良いでしょう。

以下が、大手3社のセキュリティサービスになります。

今後、契約する際に参考にしてみてください。