最近何かと話題のインターネットFAX。
しかし、そもそもインターネットFAXとは何なのか、従来のFAXと何が違うのかを詳しく理解している人は少ないのではないでしょうか。
そのため、今回は『インターネットFAXと従来のFAXを徹底比較。どちらを使う方がお得なのか？』というタイトルで
- インターネットFAXとは何か
- インターネットFAXのメリットとデメリットとは何か
- 一般的なFAX機、複合機、コンビニFAXとの比較
- どんな人にインターネットFAXはおすすめなのか
について解説します。
インターネットFAXとは
インターネットFAXとは、従来のFAXのように送受信に電話回線を使うではなく、インターネット回線を通して送受信（メールでFAXするイメージ）を行うサービスを指します。
インターネットFAXは050のIP電話と同じようにネット回線を利用した通信を行うため、通信コストは各段に安くなります。
これは固定電話に比べ、IP電話が安く利用できるのと同じ原理となります。
インターネットFAXは送られてきたFAXをPDFなどのデジタルデータに変換にするので、パソコンやスマートフォンなどでメールとして受信し内容を閲覧することができます。
また、インターネットFAXは送信する際も、パソコンやスマートフォンからデータを送り、相手方のFAX機に出力することができます。
これまでのようにFAXの送信は相手のFAXへのみ、メールの送信は相手のメールへのみというメールとFAXの間にあった垣根がインターネットFAXにはありません。
そのため、相手が従来のFAX機しか持っていない場合でも手軽で迅速にメール感覚でFAXの送受信ができるのです。
このように、インターネットFAXはオフィスだけでなく外出先からも送受信ができ、更に通信費用まで安くなるなどがインターネットFAXとはメリットだらけのサービスなのです。
インターネットFAXの3つのメリット
一般的に言われているインターネットFAXの3つのメリットを紹介します。
①FAX内容をすぐに確認できる
インターネットFAXはパソコンだけでなく、携帯電話・スマートフォン（スマホ）などのデバイスからでも確認することができます。
また、FAXを受信したらメールが届き、添付ファイル（PDFファイル）にFAX内容が記載されています。
このように、インターネットFAXはスマホやタブレットを利用すればすぐ確認でき迅速な対応が可能です。
注文（受注）が入ったときなどは早めの対応ができた方が顧客（クライアント）からの心象も良くなるのでサービス向上にもつながります。
②コストが安く済む
インターネットFAXは固定電話回線を使用しない分、月額約1,700円のNTTの基本料金が発生せず、月1,000円前後の基本料金で運用が可能になります。
また、NTTの基本料金は家庭用の料金なので会社用（法人向け事務用）の回線を使うことを考えたらより安く使える計算になります。
※NTTの事務用電話回線（3級局）：2,750円（税込）で提供されています。
また、インターネットFAXの場合、紙・インクリボン（トナーカートリッジ）代がかかりません。
FAX機を別におくことによって発生する電気代もありません。
そのため、従来のFAX機より安く済みます。
③セキュリティ性が高い
インターネットFAXは個人のアカウントあてにFAXが来るので、第三者に見られることがありません。
よって、他人に見られたくない秘匿のFAX内容も自分だけしか確認することができません。
例えば、社員に金銭の部分を見せたくはない場合、個人宛に送られてくるのは大きなメリットになります。
後に詳しく述べますが、コンビニエンスストアなどでFAXする場合、不特定の第三者に機密情報を見られてしまうということもあります。
インターネットFAXならこういった事態も防ぐことができます。
インターネットFAXは一般的なFAX機、複合機、コンビニFAXと何が違うのか
インターネットFAXを現在、検討しているの方は、従来のFAX機や複合機、コンビニFAXなどとどうサービスが違うのかを理解できている方は多くないかもしれません。
そのため、従来のFAX機や複合機、コンビニFAXなどとどうサービスが違うのかを解説します。
①インターネットFAXと従来のFAX機との比較
従来のFAX機は家電量販店で1万円代位～2万円代から購入が可能になります。
また一般的なFAX機は電話とFAX両方の機能を併用することができるため、一般の家庭でも気軽に使用されています。
そのため、SOHOや個人事業主、中小企業の方の中には一般的なFAX一台で済ませているところが多いです。
一方で、インターネットFAXと比較すると、以下の6点は劣っています。
- 機械の修理代、インク・紙などのランニングコストがかかる。また、場合によっては本体の買い替えも定期的に必要になる
- 電話機と併用していると、FAX受信の場合でも呼び出し音が鳴るたびに受話器をとる必要がある。
- プレビュー機能は画面が小さく、目が悪い方には見えづらい。
- 多機能になるほど面倒な操作があり、使いづらくなる。
- 故障中は電話もFAXも受けることができなくなる。
- 外出中はFAXを見ることができない。企業で使用の場合、外出中だとお客様とのトラブルになりかねない。
一方で、インターネットFAXは
- FAX機本体を購入する必要がなく、ランニングコストがあまりかからない。また、故障の心配や修理代、インク代・紙代の心配をする必要がない。
- FAX受信の場合ではすぐに出る必要はない。
- プレビュー機能の画面を拡張することができる。
- 操作は非常に簡単。
- 仮にケータイ、スマホを紛失しても他媒体で閲覧できる。
- インターネットFAXは手元にPCやスマホがあればあっという間にFAXが送れる。
といった一般的なFAX機にはないメリットがあります。
このように、インターネットFAXは営業や会議イベントなどで、外出せざるを得ない、会社に誰もいないというときも安心です。
お客様の都合で退社後にフFAXが届くこともあり得ますが、インターネットFAXなら、いつでもどこでもFAXを受信することが可能です。
②インターネットFAXとコンビニFAXとの比較
次にインターネットFAXとコンビニFAXとの比較です。
コンビニFAXは言わずと知れたFAX機を持っていなくても、コンビニにあるマルチタイプのコピー機を使用し、送受信ができるサービスです。
意外にも書類を「FAXで送ってください」と言われることが誰しも年に一度くらいはあるものですよね。
そんなときに役立つのがコンビニFAXです。
送受信とも国内なら1回50円程度なので、突然、FAXを使う必要に迫られたときに非常に便利なサービスです。
このように、コンビニFAXのメリットは以下の3点と考えられます。
②インターネットFAXと複合機との比較
中小企業などで従業員が30人以上の組織だと一般的なFAX機では業務上物足りないのではないでしょうか。
そのため、多くの中小企業はプリント、コピー、FAXが1台にまとまった複合機を使っているのではないでしょうか。
複合機はプリントが早くてきれいで頻繁にプリントしても丈夫なため、非常に人気で頼れる商品として中小企業に愛用されています。
取引先がFAXを多用しててきても、一般的なFAX機より長期使用に耐え、トナーも長持ちするため、複合機はインクの買い替えの心配は少なくなります。
また、複合機は紙も一度にたくさんセットすることが可能なので、プリントもコピーもFAXもたくさん使う場合でも安心ですよね。
このように複合機のメリットは以下の3点と考えられます。
- プリントもコピーもFAXも一台で済ますことができ、ハードな使用にも耐える。
- 複合機ならではの多彩な機能を同時に利用できる。ネットワーク上での利用も簡単で、大人数で一度につなぐこともできる。
- 保守契約をすれば急な故障の時も早めに対応してくれ、且つ、丈夫である。
一方で、複合機のデメリットとして以下の6点が挙げられます。
- 本体そのものを購入した場合、かなり高額になる。
- リースの場合も月額料金は決して安くはない。リース料金以外にもトナー代、紙代、電気代などのランニングコストがそれなりにかかる。
- 保守料金が驚くほど高い。また、故障の場合は担当者がなかなか来てくれないこともある。
- 多機能であるがゆえに、操作が複雑で、操作を覚えるの時間がかかる。
- 一般的なFAXと同じく、故障中は電話もFAXも受けることができなくなる。
- 一般的なFAXと同じく、外出中はFAXを見ることができない。企業で使用の場合はお客様とのトラブルになりかねない。
一方で、この6点のデメリットを解消してくれるのがインターネットFAXです。
- FAX機本体を購入する必要はないため、リーズナブル。故障の心配や修理代、インク代・紙代の心配をする必要もありません。
- 高いリース代を払う必要はない。
- 保守料金を払う必要は一切ない。
- 操作は非常に簡単。
- 仮にケータイ、スマホを紛失しても他媒体で閲覧できる。
- インターネットFAXは手元にPCやスマホがあればあっという間にFAXが送れる。
このように、インターネットFAXには複合機のデメリットを解消してくれるメリットがあります。
そして、インターネットFAXなら、いつでもどこでもFAXを 受信することが可能です。
また、複合機の場合、機種のよってアプリケーションを使用してのデジタルファイル管理も可能ですが、完全にクラウド上での管理とはまだなっていない場合も多いです。
一方で、インターネットFAXであれば、FAXの送受信データはクラウド上に保存されていますので、バックアップは万全です。
ドロップボックスやエバーノートなどのアプリとの連携も簡単にできてしまいます。
③インターネットFAXとコンビニFAXとの比較
最後にインターネットFAXとコンビニFAXとの比較です。
コンビニFAXは言わずと知れたFAX機を持っていなくても、コンビニにあるマルチタイプのコピー機を使用し、送受信ができるサービスです。
意外にも書類を「FAXで送ってください」と言われることが誰しも年に一度くらいはあるものですよね。
そんなときに役立つのがコンビニFAXです。
送受信とも国内なら1回50円程度なので、突然、FAXを使う必要に迫られたときに非常に便利なサービスです。
このように、コンビニFAXのメリットは以下の3点と考えられます。
- どこにいても、近くにコンビニさえあればFAXを利用できる
- FAX機を持つ必要がない
- 電話回線などの費用や各種維持費もかからない
一方で、当然ながら、コンビニFAXにもデメリットがあります。
コンビニFAXは以下の5点がデメリットであると言われています。
- コンビニまでわざわざ行かなくてはいけない。
- すべてのコンビニで利用できるわけではない。
- マルチタイプのコピー機の場合、操作がわかりにくい。
- 送信枚数に制限があるため、大量の送信に向かない。
- 法律関連の資料や請求書・見積書などの機密文書の送受信にはセキュリティー上、不安がある。
そんなコンビニFAXの5つデメリットをもインターネットFAXは解消してくれます。
上記のコンビニFAXの5つデメリットに対して、インターネットFAXは
- コンビニに出向く必要もなく、今手元にPCやスマホがあれば、FAXが送れる。
- パコソン、スマホ、タブレットさえあれば利用できる。
- 操作は非常に簡単。
- インターネットFAXなら、書類をスキャンしてメールに添付して送るだけなので、1分もあれば作業は完了する。また、枚数制限はない。
- 機密文書でも、他人に見られるリスクは一切ないため、気軽にFAXを利用できる。
といったメリットがあります。
特に、インターネットFAXはコンビニFAXと比較してセキュリティ性が高い点はメリットとして挙げられるでしょう。
インターネットFAXはこんな会社や人におすすめ！
上記の
- インターネットFAXのメリット
- インターネットFAXと一般的なのFAX機や複合機、コンビニFAXなどとの比較結果
を考慮すると、以下の4つに当てはまる会社や人がインターネットFAXを利用すると、非常にメリットを享受できる可能性が高いでしょう。
①外回りの営業が多い会社
据え置き型のFAX機の場合、外出中にFAXが届いてもわかりません。
そのため、事務所に誰か残っていれば、伝えてもらうことも可能ですが、外回りの営業社員が多い会社の場合、それすらも手間がかかってしまうでしょう。
特に急を要するときなど、営業社員自身が自分の目でFAXを確認し、すぐに返信しなければならないケースもあるはずです。
こういう場合、インターネットFAXを導入すると仕事の効率がよくなります。
届いたFAXに迅速に対応できるので、取引先からの評価も高まるでしょう。
②IT系の会社
IT系の会社であれば、社内のやり取りはすべてペーパーレス化しているようなイメージがありますが、実際はそうではないですよね。
IT系の会社でも契約書の控えなどFAXでやり取りし、紙媒体で保管するというケースもよくあります。
また、FAX機の導入にお金をかけたくないというスタートアップ企業には特にインターネットFAXをおすすめします。
③中小企業
中小企業の場合、コスト削減は非常に大きな課題なのではないでしょうか。
従業員の少ない会社では、社長みずから営業に出ているということもあるでしょう。
そのため、インターネットFAXを導入すると、従来のFAX機と比べて大幅なコストダウンが可能ですし、外出中でもいつでも確認できるので、ビジネスチャンスを逃す心配がありません。
④自営業、在宅ワーク
原稿・請求書・領収書などをやり取りするのに、FAXをメインに使っているという在宅ワーカーは多いのではないでしょうか。
しかし、利用頻度が少なくてもランニングコストが毎月一定額かかってしまうのがFAX機。どうにか節約できないかと頭を悩ませている人も多いでしょう。
自営業や在宅ワークで仕事をされている場合、インターネットFAXの導入により、大幅にコスト削減が可能になります。
例えば、インターネットFAXサービスのeFAXを利用すれば、1カ月で150枚以内のFAXが送受信無料になります。
まとめ
いかがでしたか？
上記で述べたようにインターネットFAXと比較して、従来のFAX機、複合機、コンビニFAXにはメリットもありますが、少ないないデメリットもあります。
しかし、インターネットFAXにはそれらのデメリットを補える以上のメリットがあります。
- FAX機本体を購入する必要はないため、リーズナブル。故障の心配や修理代、インク代・紙代の心配をする必要がない。
- 高いリース代を払う必要はない。
- 保守料金を払う必要は一切ない。
- FAX受信の場合ではすぐに出る必要はない。
- プレビュー機能の画面を拡張することができる。
- コンビニに出向く必要もなく、今手元にPCやスマホがあれば、FAXが送れる。
- 操作は非常に簡単。
- 仮にケータイ、スマホを紛失しても他媒体で閲覧できる。
- インターネットFAXは手元にPCやスマホがあればあっという間にFAXが送れる。
- 機密文書でも、他人に見られるリスクは一切ないため、気軽にFAXを利用できる。
このように、インターネットFAXには数多くのメリットがあります。
そのため、外回りの営業が多い会社、IT系の会社、中小企業、自営業、在宅ワークの方は一度、インターネットFAXの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
