会議で反論するときの作法。怒鳴り合いにならないために注意することは？

静かな会議からは新しいアイデアも生まれず、時間だけが過ぎてしまい非効率ですよね。活発な意見交換が会議の質を高めることにつながりますから、思ったことは発言すべきですし、間違ったことには反論をするのが会議に参加する正しい姿勢といえます。
ただし、反論の作法を知らないと、場合によっては怒鳴り合いに発展してしまうことがあります。自分の意見をしっかりと言いたいけれども、常に怒鳴り合いに発展してしまうような人は、反論における作法を知りません。ここでは、会議で反論する時の作法について注意すべき点をまとめます。

ヒートアップした時こそ丁寧な言葉使いを

怒鳴り合いになってしまう時は、会議がヒートアップしている時です。ヒートアップすることは決して悪いことではなく、会議に参加している人が真剣に議題に向き合っているから熱くなるのです。そういう時こそ、言葉使いには十分に気を付けなければなりません。ヒートアップした会議での反論の際は、特に言葉使いに気を付けるようにしてください。

結論から話す

会議で反論する時に、何を言いたいかが明確になっていないと、聞いている方も気分が良くありません。ＡなのかＢなのか、ＹＥＳなのかＮＯなのか、結論を先に話すようにします。反論に慣れていない人は、ダラダラと話が長くなってしまい、結論がいつまでたっても見えてこない場合があります。じらされると相手がイライラしてしまい、怒鳴り合いに発展してしまうことがあるのです。話の最後に結論を述べるパターンやテクニックも必要でしょうが、反論をする場合には結論を明確にした方がよいです。

理由や根拠を述べる

結論から反論した後は、明確な理由や根拠を述べるようにしましょう。「私は反対です」だけでは、反論とは言えず、意味もなく単なる反対しているだけの人になってしまいます。反論をしたいけれども根拠がない場合は、根拠を練り出すまでは反論をしてはいけません。ヒートアップして会議が長引くときは、明確な根拠がないままにお互いが意見を言い合っている状態が作り出されている時です。根拠のないやり取りを続けることが、怒鳴り合いに発展してしまう要因の１つなのです。

相手の意見を尊重する

相手の意見がどんなに自分の意見と違っていたとしても、相手の意見を尊重する気持ちを持ちましょう。会社にいれば、好きな人や嫌いな人が出てくるものです。気が合わない人だからといって、一緒に仕事をしたくないと断るわけにはいきません。
会議で怒鳴り合いになる時、一番ダメなのは、議題と関係のない相手の短所などを指摘することです。「あなたはいつも言っていることが分からない」とか「文章能力が全くなっていない」といったことです。怒鳴り合いに発展しない方がおかしいですよね。個人的に合わない人が話している言葉は、気に入らないと感じることがあるかもしれませんが、同じ会社で仕事を進めようとしている以上は私情をはさまずに相手の意見を尊重してください。
ここで重要なのは、相手を尊重するのではなく、相手の意見を尊重する、という点です。話している内容の本質に耳を傾けることができれば、おのずと尊重する気持ちも生まれてくるものです。

会議の目的を理解する

一言で会議といっても、目的は様々なです。重要な案件の是非を問う会議、新しいアイデアを出す会議、定期的に行われている報告会議など、目的に合わせて反論方法も考えなければなりません。
上記の例でご説明をします。まず、重要な案件の是非を問う会議では、決定事項の締め切りが決まっている場合がほとんどです。会議での反論が怒鳴り合いになってしまうと、決めるべきことが決まりません。反論をする際も、今日中に決定してしまう気持ちをもって話が逸れないように気を付けましょう。
次にアイデアを出す会議です。ブレーンストーミング形式で推進される会議では、基本的に反論意見を言ってはいけません。アイデア出しの場では、言いたいことが合っても全て出し切ることを目的にします。
そして、定期的に行われている報告会議では、反論することで相手が気づくこともありますが、持ち帰ってチームメンバーで話してもらうことも重要なタスクです。話し合いの結果、意見の食い違いが解消されないようであれば、「一度持ち帰って内部で話し合ってから、また次回に議論しましょう」とすることで、怒鳴り合いになることはありません。会議の目的を忘れないようにすることが重要なポイントです。

賛成する時にも意見をする

普段は自己主張をしないのに、気に入らない時だけ反論をしてくる人っていますよね？自分の意見が無い反論は、会議のトラブルになりやすいです。会議の作法として、反論をするのであれば、自分の意見もしっかりと持っておく必要があります。相手の意見に反対するだけの人は、会議には必要ありません。
また、普段から反論をする時だけでなく、賛成の時にも後押しするような意見を出すようにしましょう。そうすることで、いざ反論する際にフラットな気持ちで考えていることが相手に伝わるようになります。