成功するプロジェクトチームの作り方。体制・役割・責任はこう考える！

成功するプロジェクトチームを作るためには、プロジェクト発足時の体制がとても重要です。体制構築が上手くいけば、プロジェクトは半分成功したようなものです。逆に、体制を構築する際に手を抜いてしまったり浅い考えでいると、プロジェクトは失敗への道を辿ることになります。ここでは、成功するプロジェクト体制の作り方について解説します。

マネージャーとリーダーの任命

プロジェクト体制を構築する時、一番最初にやるべきことがリーダーの任命です。企業方針によっても違いますが、一般的なプロジェクトでは最初に、「プロジェクトマネージャー」と「プロジェクトリーダー」を任命します。

プロジェクトマネージャーの役割

そのプロジェクトの全責任を負うのがプロジェクトマネージャーです。社外に向けてはお客様と交渉をするリーダーであり、トラブルがあった時には責任者として対応しなければなりません。社内に向けては、経営層への報告義務があり、状況が変わった時に柔軟な戦略と対応をしなければなりません。プロジェクトマネージャーは、メンバーとのやり取りを積極的にするよりもプロジェクトリーダーとの連携を強化し、予算を含めたプロジェクト全体の管理を担います。

プロジェクトリーダーの役割

プロジェクト全体の進捗管理からメンバーのマネジメントを担います。プロジェクトの責任はプロジェクトマネージャーにあるとしても、どうすればプロジェクトを成功に導くことができるかを率先して考える立場にあります。お客様やパートナー企業との交渉窓口になるのがプロジェクトリーダーであり、問題が起こったらすぐにプロジェクトマネージャーに報告する義務があります。そのため、プロジェクトとそれに絡むステークホルダー全体に目を光らせなければならず、広い視野で物事を考える必要があります。

プロジェクト予算の計画

プロジェクト体制を考える時には、予算に見合った考え方をしなければなりません。
仮にお客様から2,000万円の受注をした場合、利益が10％なら1,800万円のコスト内でプロジェクトを終わらせなければなりません。社内プロジェクトの場合には、事前に予算の稟議を通しており、同じように予算内で終わらせるように計画を立てる必要があります。そして、プロジェクトの予算を立てるためには、リソースの確保をしなければなりません。
例えば、お客様から仕事の依頼を受けてもプロジェクトに参画できるメンバーがアサインできなければ希望納期に合わせて納品することはできません。プロジェクト体制を作る初期の段階で、ヒト・モノ・カネの綿密な計画を立てることが、プロジェクトの成功につながるのです。

プロジェクトのビジョンとゴール設定

プロジェクトには必ずゴールがあります。そのゴールに向けて、プロジェクトが何を目指すのか、プロジェクト体制のマネージャーとリーダーが立てるのが一般的です。
ビジョンはチーム全員で目指すべきものであり、同じ方向を向いてプロジェクトを進めるために必要です。そのため、メンバー全員が理解しやすいものにしましょう。ビジョンと一緒にゴール設定も考えるのですが、ビジョンとは違いゴール設定は定量的なものが好ましく、複数のＫＰＩを設定する必要があります。ＫＰＩを立てることで、プロジェクトが終わった時の成績を振り返ることができるようになります。
例えば、「新商品をたくさん販売する」ではゴール設定とはいえません。分かりやすいＫＰＩになるように、「新商品を１０００個販売する」のようにするのです。こうすることで、プロジェクトのゴールが分かりやすくなるだけでなく、途中経過の状況をメンバーで共有しやすくなるのです。

リスクマネジメント

プロジェクト体制を作る時に忘れがちなのがリスクマネジメントです。誰もが成功するためにプロジェクトは進めますが、途中で発生するであろうリスクを把握することはとても大切です。事前にリスクを排除することもできるでしょうし、実際に起こっても慌てることなく対応できるようになるのです。
リスクマネジメントをしていないプロジェクト体制は、非常にもろく、崩れやすくなっています。リスクマネジメントはプロジェクトリーダーが中心になって考えるのが好ましいですが、検討結果は必ずメンバーと共有するようにします。

メンバーに仕事を任せていく

成功するプロジェクトチームは、メンバーが活き活きと仕事をしています。プロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーは、いくら優秀だったとしても２人以上の仕事ができるわけではありません。
プロジェクトの成功を目指して推進していく時には、メンバーに仕事をどんどん任せていくようにします。メンバーは仕事を任されることで成長し、プロジェクト体制はより強固なものへと変わっていくのです。