「責任は部下、手柄は上司」というキーワードはどこの会社にも存在しています。社長や役員が参加している会議での報告では、同じ部署なのに上司が偉い人たちの側に回って責めてくる経験をしたことがある人もいるでしょう。
特に、気が弱い人にとってはその場で泣き寝入りしてしまい、場合によっては退職を考えることだってあります。ここでは、気が弱い人あなたのために、会議の場で仕事の責任を押し付けられないための対策をお伝えします。
プロジェクトの体制図を作る
仕事の責任は誰にあるのでしょうか。
例えば、あなたがプロジェクトリーダーを任命された新商品の販売が伸び悩んでいるとします。プロジェクトリーダーに任命されたのがあなたであっても、新商品を販売するプロジェクトの責任者は上司になるはずです。もしくは、あなたが開催を任されたセミナーで集客がうまくいかなかった時、セミナーの開催を許可したのも上司にあたるはずです。
会議で悪い報告をしなければならない時には、誰に責任があるのかを見られます。本音はそう思っていなくても、自分は悪くないと防御態勢に入るためには、誰かに責任を押し付けるのが一番楽なのです。
プロジェクトの報告をする場合には、プロジェクト体制図を出すようにしましょう。失敗してから出しても遅いので、プロジェクトのキックオフ段階から自分が階層図のトップにならないように作成して共有しておきましょう。会議での報告責任があなたにあったとしても、プロジェクト体制図があれば、誰が責任者なのかは一目瞭然であり、気の弱いあなたにばかり責任が押し付けられることはなくなります。
学んだ事と次の対策を伝える
一生懸命にやって失敗したことは、あなたにとっても次のステップアップになるでしょうし、会社にとっても１つの良い経験となります。会議での報告の際には起こった事象だけを述べるのではなく、仕事で何を学んだのかを主観的に話すようにしてみてください。
学んだ事があれば、仕事の失敗が成功につながっていることが参加者に伝わりますし、必ずあなたの味方をしてくれる人が出てきます。注意しなければならないのは、自己主張が前に出過ぎないようにすることです。
仕事での報告は数字と事実が大部分を閉めなければなりません。自分が学んだ事は、報告のエッセンスのようにして組み込むようにしましょう。
また、責任を次のステップにつなげる報告方法があります。それは、他のチームでも同様の事が起こる可能性があると、アラートを鳴らす報告にするのです。「今回はたまたま私のところで起こりましたが、他でも起こる可能性があるので、このような対策を考えてみました」と次につながる報告内容にします。
会社にとっては、１人の責任ではなく、誰がやっても起こりうるものだったのだ、と意識をシフトしてくれるようになりますし、場合によっては他のプロジェクトへのアドバイザーを任されることもあります。責任の話題を上手くそらして前向きな話にすり替えてしまうようにしましょう。
普段から報告と共有を怠らない
気が弱い人に多いのが、失敗をしてから初めて事実を明らかにすることです。会議で責任を押し付けてくる人たちは、これまでの仕事の経緯を知らないケースがほとんどであり、気の弱いあなたが普段から進捗報告と共有をしていないことを突っ込んでくるでしょう。「もっと早く知っていれば手が打てたのに・・・」と指摘される事には言い返すことができません。
会議で責任を押し付けられないためには、普段から細かい進捗報告をするようにしてください。報告をしっかりとしておけば、会議で責任を押し付けられることは確実に減ります。気が弱い人が会議で進捗報告できないのは、進捗報告時点で無理な指示が下りてくることを恐れているからです。その場ではきつく言われるかもしれませんが、仕事を円滑に進めるためにも報告を怠らないようにしてください。
また、横の共有も大切です。仕事の内容は、同僚や隣のチーム、別の部署のメンバーなどにも共有しておくといいでしょう。普段から雑談を通して、仕事の話をしておくことで、会議に参加した他のメンバーから助け舟が出ることもあります。人は相談されることが好きなのです。会議の場面だけが勝負のところなのではなく、普段から情報の発信力を意識しておくといいでしょう。
自分のキャパを超えたら上司や同僚に振る
会議で責任を押し付けられそうになると、気が弱いあなたは黙ってしまうことになりませんか？他の人に話を振ると、その人に矢が向けられるのではないかと気を使ってしまうところがあるはずです。
しかし、仕事は一人でするものではありません。自分のキャパを超えたら、上司に話を振ってみましょう。上司がトップになっている会議では、同僚に話を振っても構いません。分からないことは自分の中だけに閉じ込めないようにすることが大切です。
会議で責任を押し付けられないための対策
気が弱いあなたのために、会議で責任を押し付けられない対策をまとめました。どれも簡単にできるようなものではないと思っているかもしれません。しかし、ストレスを貯め込むと普段の仕事にも影響します。自分１人で仕事は成り立たない事を把握し、活動的に仕事ができるようにチャレンジしてみてください。
寄稿）会議tips ～会議をよく楽しく効率的にするためのノウハウを紹介！～
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