給与計算方法のそれぞれのメリット・デメリットをまとめました！
まずは給与計算の方法と、それぞれのメリット・デメリットを紹介します。
エクセル(Excel)
普段の業務でエクセルを活用している企業も多いでしょう。その場合新たにツールを導入しなくても、エクセルで給与計算を行うことができます。無料のテンプレートも多数存在しているので、それらを活用するのもおすすめです。
メリット
エクセルで給与計算を行う大きなメリットは、すぐに使い始められるという点です。WindowsのPCであればエクセルはあらかじめインストールされています。導入コストも一切かからず、ソフトウェア更新料も必要ありませんので、資金をできるだけ抑えたい企業には最適な方法です。
エクセルは普段の業務でも使われるソフトなので、操作に慣れている人も多いでしょう。うまく使いこなせば明細書の作成などを行うこともできます。
デメリット
エクセルで給与計算を行う場合は、デメリットも理解しておかなければなりません。もっとも大きなデメリットは、データを手動で入力することになるため、ヒューマンエラーが発生しやすいという点です。
入力の行がひとつズレるだけで、あらゆる計算結果が変わってしまいます。給与計算はお金が直接関わる業務ですので、可能な限り慎重に行わなければなりません。ですがどれだけ細心の注意を払っても、ミスを完全に防ぐことは難しいでしょう。
労働条件などに応じて、複雑な計算を行わなければならないこともあります。被扶養者の増加や、労働時間帯で時給が変わる場合などは、高度な関数を組まなければなりません。
また給与計算は、税率や法改正が行われた場合、その都度対応しなければなりません。つまり給与担当者はあらゆる法律面の情報のキャッチアップ、関数の更新が求められるのです。
エクセルの扱いに長けた人材がいる会社であれば問題ありませんが、そうでない場合は教育コストなどがかかってくる可能性もあります。
さらにエクセルは基本的に独立したソフトウェアなので、外部ツールとの連携が難しいという側面があります。経費精算などの会計処理は会計ソフトを利用することが一般的ですが、エクセルを利用している場合、データの連携ができず余計に手間がかかることも考えられるのです。
インストール型給与計算ソフト
給与計算ソフトをPCに直接インストールして使う方法です。ソフトウェア自体は買い切り型であることが多く、機能を追加する場合は別途購入することになります。
メリット
インストール型給与計算ソフトの大きなメリットは、給与計算にまつわるあらゆる業務を自動化できるという点です。データの自動入力によって、タイピングミスや見落としなどのヒューマンエラーを最小限にすることができます。
導入自体にコストはかかりますが、大幅な業務効率化が実現でき、結果として人件費の削減につながります。
またサポートが充実しているソフトウェアも多く、専門知識がない人でも利用できる仕様になっているので、社内で柔軟な対応も可能になります。
インストール型のソフトウェアは、一定期間ごとにバージョンアップデートされるのも魅力のひとつです。担当者がその都度対応に追われることもなくなり、税率や法改正の変化に素早く対応できます。スムーズかつ正確な給与計算が実現するでしょう。
デメリット
インストール型のソフトは、法改正などに応じて定期的にバージョンアップデートされますが、その度に費用がかかってしまいます。コストをなるべく抑えたい企業にとっては痛手となるかもしれません。
またインストール型のソフトでは、データがすべてPCのローカルフォルダに保存されます。ネットワークを介さないためセキュリティ面では安全ですが、一方でもしPC自体が破損してしまった場合、ソフトウェアが利用できなくなったり、データが消失してしまう恐れもあります。給与計算で扱うデータは個人情報であるため、こまめにバックアップを取るなど、注意を行き届かせる必要があります。
クラウド型給与計算ソフト
クラウド型は近年利用が増加しているソフトウェアの形態です。PCにインストールすることなく、ネットワークを介してブラウザからソフトウェアを利用することができます。プランに応じて月額利用料金が設定されていることが一般的です。
メリット
クラウド型ソフトの最大のメリットは、データがすべてクラウド上で管理されていることです。万が一PCが破損してしまった場合でも、データに影響はありません。
また同一アカウントであれば別の端末からのアクセスも簡単です。その際も追加費用などは特に発生しません。
インストール型よりも、バージョンアップデートの頻度が高い点も魅力のひとつです。法改正などが行われれば、即座にシステム側でアップデートが行われ、ユーザーは最新の状態のものを利用することができます。
アップデートのタイムラグがほぼ発生しないので、常に正確な給与計算が可能になります。
デメリット
クラウド型のソフトはオンライン上で操作するため、データの量や回線速度によっては使用感が悪くなってしまいます。大規模な企業では特に注意が必要です。
ソフトウェアがどの程度の従業員数の利用を想定しているのかを事前に確認しておきましょう。またネット環境がしっかりと整備されていないと、利用することはできません。
外部委託
給与計算を外部に委託する方法もあります。代行業者が毎月の給与計算やタイムカードの集計などを行ってくれるので、社内にツールを導入する必要もなくなります。
メリット
給与計算を外部に委託してしまえば、自社内で担当者を育成する必要がなくなります。ソフトウェアの導入も必要がないので、コスト削減につながるでしょう。
給与計算は業務フローが煩雑でありながら、実際のタスクはルーティンであることも多く、会社の利益に直接つながるものではありません。
一連の業務をすべて外部委託することで、社内のヒューマンリソースを事業の本質的な業務に割り当てたいと考える企業も多いようです。
そして給与計算は、時期によって業務の量が変わるのも特徴的です。専門知識が必要な業務であるため、採用も慎重に行わなければなりませんが、 繁忙期が終われば業務量も減るので、大量の人材を自社内に確保しておくのは人件費が無駄になってしまうというジレンマが存在します。
その解決策として外部委託は有効です。人員を増やすことなく、繁忙時期に合わせて柔軟に調整することができるので、余計なコストを可能な限り省くことができます。
デメリット
外部委託を行う際に、もっとも気を配らなければならないのが情報漏洩です。外部委託は専門の代行業者に依頼することが一般的ですが、実際に業務にあたるのはアルバイトや派遣社員であることも多く、情報管理の意識の低さから、うっかり外部にデータが漏洩してしまう危険もあります。
外部委託が、二重構造になっていたりすることも珍しくありません。情報が安全に管理されているかを慎重に見極める必要があるでしょう。
また外部委託といえども、すべての業務を完全に任せることは難しいでしょう。例えば勤怠管理などは社内でデータを管理する必要があります。一定量以上のタスクは社内で行う必要があると理解しておかなければなりません。
外部委託により、ヒューマンリソースの最適な配置ができることはメリットでしたが、給与計算に携わる人員を大幅に削減すると、ノウハウが社内に残らず、いざという時に困ることも十分に考えられます。
社労士
社労士とは、行政機関に提出する書類や申請書の作成代行を唯一認められている国家資格です。給与計算にまつわる様々な業務を社労士に委託することも可能です。
メリット
社労士は労働法のプロです。法改正や税金の知識も熟知している専門家なので、精密な給与計算を行ってくれます。これにより、給与計算にまつわるあらゆる業務を社内で実施する必要がなくなります。
デメリット
社労士に委託する際に考えなければならないのがコストです。ここまで紹介した給与計算の方法の中で最も費用がかかると言えるでしょう。
また社労士は1年以上の単位で委託契約を結ぶことが多く、一度契約してしまうとそう簡単に変更することはできません。性格の面なども含めて、自社に合う社労士を探すのは意外と難しく、慎重に検討しなければなりません。
無料の給与計算エクセルテンプレートおすすめ3選！
エクセルで給与計算を行う際に利用できるテンプレートを紹介します。どれも無料で使えるので、用途に合わせてダウンロードしてみてください。
手書きも対応、給料明細書001
給料明細書001は、シンプルなエクセルテンプレートです。手書き入力とPC入力の雛形が用意されているので、エクセル操作ができる人材がいない企業にもおすすめです。
ビジネス情報サイトbizocean（ビズオーシャン）に掲載されているコンテンツの中で最もダウンロードされている人気テンプレートです。
勤怠管理と給与計算をまとめて実行、勤怠管理と給与計算（時給）
勤怠管理と給与計算（時給）は、勤怠管理と給与計算をセットで行うことができるテンプレートです。あらかじめ関数を作成しておけば、あとは従業員が各自でデータを入力することで、給与を自動的に計算することができます。業務の大幅な効率化につながるでしょう。
残業の割増賃金の計算や社会保険の控除の入力なども対応しています。アルバイトや派遣社員など時給で働く従業員が多い企業におすすめです。
店舗業務ならこれ一択、勤怠管理表エクセルテンプレート
勤怠管理表エクセルテンプレートは、コンビニやスーパー、飲食店など店舗で利用することを想定して作られたテンプレートです。曜日ごとに時給が違う場合や、残業手当が自動割増されるテンプレートなど、様々な種類が用意されています。
店舗の労働条件に合わせて、最適なものを選択できるでしょう。店舗業務におけるシフト管理や給与計算は、常駐の社員や店長がまとめて行うことも多いですが、用途にあったテンプレートを導入し、業務を効率化することで、負担を軽くすることができるでしょう。
無料の給与計算ソフトおすすめ3選！
従業員数や機能に応じて、無料で利用できる給与計算ソフトを紹介します。
5人以内なら無料で使える、フリーウェイ給与計算
フリーウェイ給与計算は、従業員数が5人以内であれば完全無料で利用可能な給与計算ソフトです。期間は無制限で、給与・賞与計算、社会保険、年末調整まで基本的な機能はすべて使うことができます。
公式サイトには動画やFAQが充実しており、初めて給与計算ソフトを使う人でも、安心して利用可能です。クラウド型のため、インストール不要でブラウザから操作できます。
運用コストを理由に給与計算ソフトの導入を躊躇しているのであれば、試しにフリーウェイ給与計算を利用してみることをおすすめします。
従業員数が6人を超えると月額1,980円の有料プランへ移行する必要があります。
初心者でも簡単、Ｑ太郎
給与・賞与計算ソフトＱ太郎は、PCに慣れていない人でも扱いやすいシンプルなソフトです。機能が最小限に抑えられているため、どこに何を入力すれば良いのかが明快です。税金や保険料など合わせて自動的に計算されます。
こちらも従業員数5人以内であれば無料で利用できます。給与・賞与明細書だけでなく、社員名簿一覧表や社員別給与台帳、月別給与・賞与一覧表、支払金種一覧表の5種類の書類も無料で作成が可能です。
勤怠情報の管理などもひとつのソフト上で行うことで、大幅な業務効率化に寄与するでしょう。
有料版は4,320円となっています。有料版では90名まで従業員を登録できるようになり、年齢に応じて介護保険対象者を自動でチェックするなどの高度な機能が利用できるようになります。
広告収益モデルだからすべての機能が無料、円簿給与
円簿給与は自動給与計算から年末調整機能までの作業を無料で行うことができるソフトです。無料の理由は収益モデル。一般的なソフトはユーザーの利用料で運営する収益モデルですが、円簿給与は広告から収益を上げる仕組みとなっています。
そのため円簿給与はすべての機能を期間の制限なく無料で利用できるのです。もちろん、法改正時の変更も即座に自動で実施してくれます。
クラウド型ソフトなので、ネット環境があれば導入コストゼロで始めることができます。Yahoo!IDを用いてログインする仕組みなので、複雑な会員登録も必要ありません。
個人事業主向け給与計算ソフトはこちらがおすすめ！
個人事業主であっても、従業員を雇えば給与計算が必要になります。
シンプルなインターフェイスで直感的に操作、人事労務 freee
人事労務 freeeは、個人事業主から中小企業まで幅広くおすすめの人事労務管理システムです。注目すべきは洗練されたシンプルな画面です。初めて給与計算を行う方でも、直感的に操作できるでしょう。
料金体系も良心的です。従業員が3人までであれば、月額1,980円で利用可能(年払いの場合)。以降は従業員がひとり増えるたびに300円で利用できます。1ヶ月の無料トライアル期間で試しに使ってみることも可能です。
注目すべきは、細かいところまで行き届く充実の機能性です。年末調整機能や法改正による税率変更の自動更新はもちろん、有給休暇の日数管理なども人事労務 freeeだけで行うことができるのです。
少人数・小規模向け、安い給与計算ソフトはこちらがおすすめ！
小規模の企業であれば、給与計算などのバックオフィス業務はなるべくコストを抑えてよりコアな事業にリソースを割きましょう。
ルーティン業務を大幅に削減、マネーフォワードクラウド給与
マネーフォワードクラウド給与は、バックオフィス系の様々なルーティン業務を自動化できるソフトです。公式サイトには給与計算の基礎知識から利用方法まで充実の記事が満載なので、給与計算についての知識がなく不安を感じている方にもおすすめです。
ボーナスの控除にも対応、社会保険料の徴収月数自動判断機能や年末調整機能など、一通りの機能が搭載されています。
従業員数5人までであれば月額2,500円で利用できます。はじめの1ヶ月は無料トライアル期間なので、試しに導入してみるのも良いでしょう。
メーカー別販売本数ナンバー1、やよいの給与計算
やよいの給与計算は、20年連続売上実績ナンバー1を誇る定番の給与計算ソフトです。クラウド型・インストール型の両方が用意されているので、好みに合わせて選択できます。
シンプルでわかりやすいデザインであったり、導入の段階から作業手順を丁寧に解説する音声と動画が用意されていたりと、初心者が迷わず利用できるよう、徹底した仕様となっています。またソフトの使用方法だけでなく労務やマイナンバーなどの業務相談に対応しているのも特徴的です。
ソフトウェア型は1ヶ月、クラウド型は2ヶ月無料体験ができます。
アルバイト向け給与計算ソフトはこちらがおすすめ！
飲食店など店舗ではアルバイトを雇用することが多いため、勤怠管理や時給計算が効率的にできるソフトを選択するのがポイントです。
給与計算から店舗の予約管理まで対応、MAIDO SYSTEM
MAIDO SYSTEMは、飲食店向け売上管理システムです。従業員の勤怠データから給与を自動的に算出する仕組みとなっており、店長や担当者が毎月計算しなくてもよくなります。
さらに店舗の予約管理までまとめてソフトウェア上で実行可能なので、様々な業務フローを短縮できるでしょう。初期費用は無料、月額利用料は1,980円となっています。
外部ツールと連動、Daim
Daimは、バイトやパートの勤怠管理に特化したシステムです。GoogleカレンダーやGoogleスプレッドシートと連携が可能となっており、生産性の向上が期待できるでしょう。例えば予算などのデータと照らし合わせながら、遠隔からシフト作成などの操作なども可能です。
初期費用は見積もりが必要となっており、月額利用料は従業員1人あたり350円です。
