残念ながら、多くの人が、インターネットFAXの送信方法・受信方法やインターネットFAXで送受信することによるメリット・デメリットを理解していないのが、現状です。
そのため、今回は、『インターネットFAXの送信方法・受信方法を徹底解説。インターネットFAXはこうやって使う』という記事で
- インターネットFAXの送信方法・受信方法
- インターネットFAXで送受信することによるメリット・デメリット
について、解説します。
インターネットFAXとは？通常のFAXとの違いを解説
インターネットFAXとは
インターネットファクスは、データのやり取りを、電話回線ではなくインターネットを利用して行います。
電話回線が不要になり、通信費自体がゼロになります（インターネット利用料金は別途必要になります）。
送受信の操作は本製品の操作パネルで行えるため、パソコンは必要ではありませんが、接続したパソコンでも可能です。
本製品のインターネットFAXでは、ファクスメッセージはEメール（MIME形式）の添付ファイルとして送信されます。
添付ファイルの形式はTIFF-F形式です。
受信にパソコンを利用する場合は、TIFF-Fを閲覧できるビューワーが必要になります。
従来のFAXとの違い
従来の紙媒体のFAXは、FAX機が読み取った文字や絵を電気信号に変換し、それを電話回線を通じて送信先に送るというシステムです。
つまり、FAXを送受信するためにはFAX機と電話回線が必須であり、外出先などいつでもどこでも利用できるものではありませんでした。
ところが、インターネットFAXは、文字通りインターネットの回線で送受信するため、インターネットにつながる環境とパソコンやスマホなどのデジタル端末さえあれば、メール感覚でいつでもどこでも送受信ができます。
また、以下の点でもインターネットFAXと従来のFAXは異なります。
- 受信者の場所やLAN の構造、ネットワークの混み具合により、エラーメールが返される時に通常より時間がかかる事があります（通常は20～30秒）。
- 重要機密などのやり取りには、インターネットファクスではなく一般電話回線を使用したファクス通信をお勧めします。
- 受信側のメールシステムがMIME 形式に対応していない場合、インターネットファクス文書が送られてきても受信できません。その場合、メールサーバーからのメッセージ（不達など）の返信がないことがあります。
- 送信原稿のサイズが大きすぎる場合、通信が正常に終了しないことがあります。
- 受信したメールのフォントやフォントサイズを変更することはできません。
インターネットFAXの受信方法、スマホでの受信方法
インターネットFAXの受信方法
インターネットFAXとはEメールでFAXを送受信する仕組みです。
受け取り方は簡単れたファ ックスがお手持ちのスマホやPCにメールで届きます。
通常Eメールを受信される方なら違和感なく使いこなしていただけることは間違いなしです。
FAXの内容はPDF形式の添付ファイルとして送られますので、添付ファイルを開くことで内容を確認いただけます。
基本的に5つ前後のメールアドレスで受信を設定できますので、複数人で一度にFAXを受信でき、情報共有がとてもスムーズになります。
また、デジタルデータでファックスを受け取れるため、通常のFAX機のように紙やインクを使うこともなく印刷代を節約できます。
印刷が必要なデータはプリンターでプリントアウトすればOKです。外出先でもコンビニの複合機でプリントアウトすることもできます。
通常のFax機のように故障やインク切れで受信できないということもほとんどありません。
スマホでインターネットFAXのデータを見たい場合
インターネットFAXのデータの送受信をスマートフォンから行いたい場合は、専用のアプリをインストールしましょう。、
外出先や出張先などからFAXデータの確認をしたい方にとって、間違いなく業務上の効率をアップさせてくれます。
インターネットFAXは、
- パソコンからFAX機
- FAX機からパソコンやスマートフォン
という形で送受信が行われます。
相手がFAX機で従来どおり送ってきたデータを、パソコンやスマホで見た後に印刷したい場合には、プリンターに接続して行えばOKです。
データとして保存したい場合にはPDFファイルとして保存ができます。
インターネットFAXで送受信すると発生する8つのメリット
今回はインターネットFAXで送受信すると発生する8つのメリットを解説します。
①情報が管理しやすくなる
従来の紙媒体のFAXでは、受診した文書はトレーに溜まっていくので、管理のうえでもなにかと支障がありました。
FAX機が誰でも出入りできる場所にあると、たとえ極秘情報でも誰もが閲覧可能ですし、溜まってくると必要なデータがすぐに取り出せないということも起こります。
それが、インターネットFAXでは、FAXの内容は受信者のみ確認できるので情報が漏洩する心配がなくなりました。
また、紙媒体と違って保管に場所を取らず、必要なデータをすぐに取り出せるという利点もあります。
②コストを削減できる
企業にとって経費削減は常に大きな課題ですが、紙媒体のFAXでは、FAX機の導入・維持費用、電話回線の使用料、紙やインクの代金などさまざまな面でコストがかかります。
ITの普及によりペーパーレス化が進んでいるとはいうものの、ビジネスではいまだに従来のFAXに頼る部分が多く、受発注などFAXのみの受付という業者なども少なくありません。
そういうわけで、FAXを完全に廃止することもできず、毎月かかるコストに悩まされているという経営者や個人商店の方は多いことでしょう。
それが、インターネットFAXによって大幅なコストダウンが可能になったのです。ネット回線とデジタル端末さえあればいつでもどこでも送受信が可能なので、従来のFAXにかかるコストは大幅にカットできます。
電話回線の場合、市内と県外では通信料金が違いますが、ネット回線なら全国どこに送信しても通信料金に違いがありません。
このため、従来と比べると、およそ80%ものコストが削減できるとも言われているぐらいです。
③時間や場所を選ばず利用できるようになる
パソコン・スマホ・タブレットなどのデジタル端末とネット回線さえあれば、いつでもどこでも利用できるインターネットFAXを導入すれば、対応までの時間が大幅に短縮されます。
ビジネスでFAXを利用する場合、外出先などFAX機がないところでは取引先や顧客への対応がすぐにできないということがありますが、インターネットFAXならメール感覚で利用できるので、受信後すぐに対応できるようになりました。
対応遅れによるトラブルやクレームの心配がなくなり、サービスの向上で顧客の満足度のアップにもつながります。
④無料で特典がもらえる
インターネットFAXの特長のひとつに、無料の特典があります。
これは毎月の利用料の一部、例えば初期費用やFAX送信料などが無料になり、インターネットFAXを安く使うことができるという特典です。
無料の特典はサービスごとに設定されているものが異なります。サービスをうまく選べば、無料特典の分だけFaxのコストの削減に繋がります。
特典の中でも注目すべきは、毎月もらえる無料の特典です。毎月数百円の無料分でも、年間では数千円分のコスト削減につながります。
以下が無料の特典を表にしたものになります。
| 無料特典 | 申し込み時 | 毎月もらえる |
|---|---|---|
| eFax | 30日間の無料お試し利用 | 送信150枚無料 受信150枚無料 |
| jFax | 30日間の無料お試し利用 | 送信50枚無料 受信100枚無料 |
| MOVFAX | 30日分の月額料金割引 | 受信1000枚無料 |
| Message+ | 年額契約で初期料金無料 | なし |
| faximo | なし | 受信1000枚無料 |
| INTERFAX | なし | 送信250円分無料 受信1000枚無料 |
⑤FAX内容をクラウド上に保管できる
受信したFAXはクラウド上に保管されるので、事務所にFAXの保管場所を確保する必要もありません。
もちろん、クラウドだけでなく自分のパソコン内にFAXを保管することもできます。
FAX機では電源が入っていないとFAXを受信できませんが、インターネットFAXならパソコンの電源が入っていない時でもちゃんとFAXが受信されます。
⑥画像が鮮明で劣化しない
インターネットFAXなら電子データでFAX内容が送られてくるので、画像が鮮明で劣化する心配がありません。
オフィスによっては感熱紙を利用したFAXを使用している場合があります。感熱紙は経年劣化により文字が見えなくなってしまうことがあります。
その点、インターネットFAXなら文字が見えなくなる心配がありません。
デジタル化されているので画像が劣化してしまう心配もありません。
インターネットFAXは利用価値が高く、一度利用してしまうと、もうこれまで利用してきたFAXは使えなくなってしまうほどです。
⑦面倒なダイレクトメール対策にもなる
インターネットFAXを利用する別のメリットはFAXに送られてくるダイレクトメール対策ができるという点です。
ダイレクトメールは用紙やインク、トナーを消費するため、その分だけ無駄になってしまいます。
取引先からのダイレクトメールだと断れない場合がほとんどですから、インターネットFAXにシフトすることで、ダイレクトメールによる資源の無駄遣いを減らせます。
しかも、インターネットFAXなら必要な情報に絞り込めるので、いらない情報はパソコンですべて消去できます。
⑧災害時でも利用できる
大規模な災害時に電話が不通になってしまうと、従来のFAX機であれば、利用できなくなります。
しかし、インターネットFAXならば災害時もFAXのやり取りを行うことが可能です。
企業のBCP対策の一環として、インターネットFAXが注目を浴びているのは、こういった点からでしょう。
このように、インターネットFAXで送受信すると
- 情報が管理しやすくなる
- コストを削減できる
- 時間や場所を選ばず利用できるようになる
- 無料で特典がもらえる
- FAX内容をクラウド上に保管できる
- 画像が鮮明で劣化しない
- 面倒なダイレクトメール対策にもなる
- 災害時でも利用できる
という8つのメリット発生します。
従来の紙媒体のFAXより大幅にコストダウン可能なインターネットFAXは、個人・法人を問わず多くの人に利用されています。
インターネットFAXをサービス提供する会社も多く、各社でサービス内容はさまざまです。
サービス利用に必要な料金は、基本的には
- 初期費用
- 送受信料金
- 月額料金
の3つですが、それぞれサービス会社によって特徴があるので、詳細な項目までしっかり検討して選びましょう。
インターネットFAXで送受信すると発生する6つのデメリット
ただし、インターネットFAXの送受信にもデメリットは存在します。
今回は、インターネットFAXで送受信すると発生する6つのデメリットを紹介します。
①誤送信をしてしまうリスクがある
いくら精度の高いインターネットFAXでも、宛て先の指定を間違えれば、違うところにFAXが届いてしまいます。
メール送信の際の宛先を選ぶ要領でFAXの送信先を指定します。
PCの場合、数回のクリックだけ、スマホやタブレットの場合は数回のタップだけで送り先が選べてしまいますが、その手軽さゆえに間違いがおこりやすいのです。
重要な書類を誤送信すると大きなトラブルになる可能性があります。
このように、インターネットFAXを使う場合は、しっかりと宛て先を確認しなければいけないでしょう。
②インターネット環境がどうしても必須である
インターネットFAXは固定のFAX機とは異なり、電話回線を使用していません。
サービス名の通り、インターネット回線を利用してFAXの送受信を行うため、インターネット環境がない場所ではすべてのサービスが利用できなくなります。
特にスマホで送受信をする場合は注意が必要です。
また、都市部であれば、問題ありませんが、海や山のレジャーに行った際は、今でも圏外になることがあります。
電波が届かない場所では、メールの送受信が行えないので、必然的にインターネットFAXも使えなくなります。
時間や場所の制約がなく、いつでもどこでもファックスを使えることがインターネットFAXのメリットですが、場所によっては利用できないケースがあることを理解しておく必要があります。
③メールの見落としてしまうリスクがある
ビジネスでは毎日、数百通のメールをチェックすることも決して珍しくないでしょう。
それだけの量のメールを処理することになれば、見落としが発生しても不思議ではありません。
インターネットFAXの受信はすべてeメールで行うので、その中に紛れてしまい、大事なFAXをチェックし忘れていまう・・・という恐れがあるのです。
また、ごく稀にインターネットFAXの通知メールが、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまっている場合もあります。
そのために重要なFAXを見落としてしまうリスクがあるので、全てのファイルを確認しておく習慣を付けた方がベターです。
さらに、受信側のメールボックス容量がなくなると、メールを受け取れなくなるという事態も十分に考えられるので、とにかくメールの管理を徹底しなければいけません。
④紙で受信したFAXに返送する場合、スキャンしてPDFにする必要がある
紙で受信したFAXをそのままインターネットFAXで返信することはできません。
もし紙のFAXをインターネットFAXで返信するのであれば、一度スキャンして、PDF化して、それをインターネットFAXで送り返す必要があります。
スキャンの上、PDF化するという手間がかかってしまうのは、やや面倒だと思います。
⑤相手に届いたかの確認がしずらい
これは固定のFAX機でも同じですが、相手にきちんと届いたのか確認できないというデメリットがあります。
固定のFAX機の場合は、念の為、電話をして受信を確認してもらっていた人も多かったと思いますが、インターネットFAXはメールの送信ボタンを押すだけで、ほぼ間違いなくFAXが送信されるという安心感から、その確認を怠ってしまいがちです。
メールソフトも完全ではありません。なにかの間違いがあるかもしれないのです。
自分ではメールを送ったつもりであっても、届いていなかったという事態は十分に考えられることです。
大事な書類をFAXする場合は、念には念を入れ、相手側に受信の確認した方がよいかもしれません。
⑥FAXの送信時に時間がかかってしまう
FAXを送信してから、その送信を知らせるメールを受信するまで、時間がかかる場合があります。
送信データの容量や通信環境にもよりますが、送信通知が10分以上かかるケースもあるようです。
まとめ
いかがだったでしょうか。
今回は『インターネットFAXの送信方法・受信方法を徹底解説。インターネットFAXはこうやって使う』というタイトルで、
- インターネットFAXとは？通常のFAXとの違いを解説
- インターネットFAXの受信方法、スマホでの受信方法
- インターネットFAXで送受信すると発生する8つのメリット
- インターネットFAXで送受信すると発生する6つのデメリット
について、解説しました。
上記でも述べたように、インターネットFAXの送受信は従来のファックスより容易ではあるのは事実です。
また、多くのメリットがある一方で、デメリットがあるのも事実です。
そのため、これから導入しようと考えている方はそれらを吟味しながら、導入について検討してみてはいかがでしょうか。
