法人(中小企業・零細企業)におすすめの文書管理システム4選。機能面でおすすめの文書管理システムはこれだ!

文書管理システムは、昨今のセキュリティ強化の流れにより、大企業だけでなく、中小企業、零細企業でも利用されています。

しかし、一方で、文書管理システムは世の中にたくさんあるため、どの文書管理システムを導入すればいいのか悩んでいる企業も多々あります。

そのため、今回は、『法人(中小企業・零細企業)におすすめの文書管理システム4選。機能面でおすすめの文書管理システムはこれだ!』という記事のタイトルで、法人(中小企業・零細企業)におすすめの文書管理システムを4つ詳しく解説します。

法人(中小企業・零細企業)におすすめの文書管理システム4選。機能面でおすすめの文書管理システムはこれだ!

今回は、法人(中小企業・零細企業)におすすめの文書管理システムを4つ詳しく解説します。

今回、紹介するのは、以下の4つです。

  1. MyQuick(マイクイック)
  2. デジサインTab
  3. QuickBinder(クイックバインダー)
  4. AiLingual(アイリンガル)

①MyQuick(マイクイック)

1つ目は、MyQuick(マイクイック)になります。

MyQuick(マイクイック)は、幅広い業種・業態・部門において、資料の保管・記録から証跡の管理、ナレッジ共有までさまざまな用途で利用できます。

例えば、MyQuick(マイクイック)では、大切な研究報告書を『柔軟なアクセス権設定、セキュリティ強化機能』で安全に管理でき、検索に強い専用データベースで目的の文書を素早く検索し、研究スピードを促進してくれます。

以下が、MyQuick(マイクイック)の導入事例になります。

  • 貝印株式会社
  • 株式会社マーキュリー
  • コーア商事ホールディングス株式会社
  • 株式会社スコープ
  • 株式会社ダイヘン
  • 理想科学工業株式会社
  • 日東電工株式会社

<MyQuick(マイクイック)の機能一覧>

以下が、MyQuick(マイクイック)の機能一覧になります。
登録関連
  • 入力必須項目設定
  • プルダウン選択
  • 検索アシスト
  • チェックボックス設選択
  • 日付入力カレンダー選択
  • 項目情報一括登録
  • 自動OCR処理
  • 公開期間指定
  • 登録時通知設定
  • ディスカッション
  • 項目値の自動入力
  • 自動発番

検索関連

  • 全文検索
  • 簡易検索
  • 詳細検索
  • 階層検索
  • OR,AND検索
  • 絞り込み検索
  • 完全一致、中間一致、前方一致検索
  • 含まず検索
  • ファイル有無検索
  • Officeファイル等のビューワ―
  • 検索結果の一覧/サマリ/サムネイル表示

承認関連

  • 文書承認ルート設定
  • 承認テンプレート設定

文書管理関連

  • 検索条件メニュー化
  • 期限アラート
  • 自動分類
  • お気に入り登録
  • 関連文書ツリー表示
  • バージョン管理
  • レポート表示

セキュリティ関連

  • アクセス権設定
  • アクセスログ取得
  • 文書更新ログ取得
  • 閲覧・ダウンロード制御
  • 暗号化 画面キャプチャ/印刷制限

出力関連

  • 項目情報一括出力
  • 文書情報一括出力

データベース管理関連

  • 管理項目個別追加/削除
  • 管理項目一括追加
  • プルダウン/チェックボックス選択値編集
  • 項目情報一括置換
  • アクセス権情報出力
  • データベース追加
  • 登録時の初期値設定
  • ディレクトリ設定

ユーザ管理関連

  • ユーザ一括登録
  • グループ設定

連携関連

  • AD連携
  • API連携

②デジサインTab

2つ目は、デジサインTabになります。

デジサインTabは業務支援端末としてビジネスシーンで注目されているタブレット端末を企業内で活用するための コンテンツ管理と配布を支援する文書管理システムです。

デジサインTabは、タブレットとWi-Fi環境があれば、簡単に資料の共有ができペーパーレスミーティングを実現してくれます。

デジサインTabには、専用サーバーを導入する必要もないので安価に始められます。

<デジサインTabの機能一覧>
以下が、デジサインTabの機能一覧になります。
デジサインTabは、料金タイプやWindows版、iPad版で機能が異なります。
シリーズ名デジサイン®Tab
SaaSタイプ
デジサイン®Tab Lite
SaaSタイプ
デジサイン®Tabミーティング
SaaSタイプ
価格(月額)2,000円(1台)5,000円(10台)2,000円(10台)
ディスク容量30GB5GB
スケジュール再生モード××
外部リンク機能××
アーカイブ再生モード
※ローカルコンテンツのみ
アンケート機能×
ペアリング機能
管理システム
※環境設定、機器設定のみ

<デジサインTabのWindows版と iPad版の機能比較>

以下が、デジサインTabのWindows版と iPad版の機能比較になります。

ご利用可能な機能デジサインTab for Windows (Windows8版)デジサインTab for Windows (Windows8.1/10版)デジサインTab for iPad
アーカイブモード(VOD)
デジタルサイネージモード
プッシュ配信
アンケート機能
アーカイブ再生ログ集計
ペアリング機能×
ローカルファイル対応×
レンタルコンテンツ対応
オリジナルPDFビューア×
手書きツール・しおりメモ×
PDF保存機能×
手書き保存機能×
ビューア選択機能
シナリオ再生機能(プレイリスト)
連続再生機能
新着コンテンツ表示
重要コンテンツ表示
コンテンツ有効期限設定
再生ログ集計
PIPMakerfor デジサイン△(オプション)△(オプション)△(オプション)
機器認証(SSLに対応)
オンラインアップデート◯(Microsoft Store)◯(Microsoft Store)◯(App Store)
  • ※各OSを使用したデバイスの動作を保証するものではない。
  • ※位置情報は端末がGPSに対応していることが必須。
  • ※ドキュメントに埋め込まれたハイパーリンクはご利用いただけません。
  • ※外部のビューアを利用する事で、再生ログ(再生時間)が正しく取得できない場合あり。
  • ※プッシュ通知機能はパッケージタイプ(オンプレミス版)では、利用不可能。
  • ※他アプリから転送されたコンテンツデータ、またはペアリング機能で配布されたコンテンツデータを保存・閲覧する事が可能。

<デジサインTabの仕様>

以下が、デジサインTabの仕様になります。

シリーズ名デジサインTab for WindowsデジサインTab for iPad
Windows8版Windows8.1/10版
対応フォーマット(静止画)JPG/GIF/PNGJPG/GIF/PNGJPG/GIF/PNG
対応フォーマット(その他)PDF(推奨)PDF(推奨)/DSDOCPDF(推奨)/DSDOC/ PPT / XLS / DOC
動作環境<必要スペック>
  • CPU:Intel Atom Z2760 1.5GHz以上
  • メモリ:2GB以上
  • 解像度:1280×720以上
対応OS
  • Windows 8
  • Windows 8 Pro
  • Windows RT
  • Windows 8.1
  • Windows 8.1 Pro
  • Windows RT 8.1
  • Windows 10 Home
  • Windows 10 Pro
iOS 8.0~12.1

③QuickBinder(クイックバインダー)

3つ目は、QuickBinder(クイックバインダー)になります。

QuickBinder(クイックバインダー)は、業務における運用性向上をコンセプトにした文書管理システムです。

QuickBinder(クイックバインダー)では、契約書や図面、既定や社内報などの文書を一元管理、可変属性設定により貴社専用の業務システムのような運用性を提供します。

また、QuickBinder(クイックバインダー)は、データ形式やメディアを意識せずに一元管理できる、intra-martを基盤としているため、安心して使用できます。

<QuickBinder(クイックバインダー)の機能一覧>
以下が、QuickBinder(クイックバインダー)の機能一覧になります。
機能区分機能名
運用保守
  • ログ参照
  • 保管庫設定
  • マスタ設定
  • タブ設定
  • タグ設定
  • システム設定
セキュリティ
  • ログインパスワード認証
  • 管理ツール利用権
  • 保管庫利用権限
  • トップフォルダ作成権限
  • フォルダ参照権限
  • フォルダアクセス権限
  • 文書新規登録権限
  • 文書参照権限
  • 文書更新権限
文書操作
  • 文書登録
  • 文書更新
  • 文書改版
  • 文書削除
  • 文書移動
  • 属性出力
  • 属性更新
文書検索
  • フォルダ検索
  • 属性検索
  • 全文検索
  • タブ検索
  • タグ検索
  • 保管庫串刺し検索
文書参照
  • 検索結果一覧
  • 改版履歴一覧
  • 添付ファイル一覧
  • ファイルダウンロード
  • サムネイル表示
フォルダ操作
  • フォルダ作成
  • フォルダ更新
  • フォルダ削除
  • アクセス権一括反映
ライフサイクル管理
  • 公開管理
  • 終了管理
  • 版管理
  • 物理削除

<QuickBinder(クイックバインダー)の推奨ブラウザ環境、サーバ環境>

以下のブラウザ環境である必要があります。

OSブラウザ
WindowsInternet Explorer-10~11
Microsoft Edge
Chrome-ver44.x
Safari-Ver5.1x
Mozilla Firefox-Ver39.x
Mac OSX (10.10)Chrome-ver44.x
Safari-Ver8.x
iPad(ios9 3)Chrome 44.0x
Safari-Ver8.x

以下のサーバ環境である必要があります。

  • WindowsServer  2008  R2
  • WindowsServer  2012/2012  R2
  • WindowsServer  2016
  • 日本語  64BitOS
  • メモリ・・・OS推奨メモリ以上(4GB~8GB以上)
  • ストレージ領域・・・実データ保管想定量×1.5倍
  • IIS7.5以上
  • Postgre  SQL9.6
  • Postgre  SQL10.4

④AiLingual(アイリンガル)

4つ目は、AiLingual(アイリンガル)になります。

AiLingual(アイリンガル)は、業務マニュアルの作成から共有までを一元管理できる文書管理システムです。

  • 「苦労して作ったマニュアルなのに、誰にも見てもらえず、更新もされていない」
  • 「最新のノウハウや正しい手順が共有されておらず、業務や知識が属人化している」

このような、悩みを持っている方は、AiLingual(アイリンガル)をおすすめします。

そんな悩みをAiLingual(アイリンガル)は、解決し、生産性向上や人材育成の効率化、働き方の変革を実現します。

<AiLingual(アイリンガル)の機能一覧>

以下が、AiLingual(アイリンガル)の機能一覧になります。

作成関連

  • 動画・画像・図表の配置:さまざまなファイル形式の動画・画像・図表を自由に配置可能で、リッチコンテンツを生かした、わかりやすいマニュアルが簡単に作成可能。
  • 既存マニュアルの取り込み:PowerPoint、Wordで作成された既存のマニュアルを取り込み、活用することが可能で、また、添付ファイルとして埋め込むことも可能。
  • モバイルアプリで素材追加:スマホやタブレットで動画・写真を撮影し、説明文をつけて素材ライブラリにアップ可能。
  • 画像の追加・編集:スクリーンショットやペイントの画像をそのままコピぺで追加可能で、マークやテキスト、モザイクを加えたり、トリミングなどの編集も可能。
  • 階層構造の目次を自動生成:「章」「節」「項」など、わかりやすい階層構造の目次が自動的に生成され、それぞれの「章」「節」「項」の位置は、ドラッグで自由に移動可能。
  • 複数メンバーでの同時共同編集:複数人による共同編集が可能。
  • 高機能エディタ:テキストの装飾や、テキストのオブジェクトへの回り込み、ブロック配置などが可能な高機能エディタの搭載あり。
  • スライド編集モード:1枚もののスライドや、プロジェクタによる投影、紙出力に適した文書を作成可能。

共有関連

  • 共有グループ・ユーザー設定:マニュアルを共有したいグループを、社内外の部署、支店などに任意で設定でき、特定のユーザーを指定しての共有も可能。
  • 共有通知設定:マニュアルを共有する際に、ユーザーの閲覧を促す通知が設定でき、ユーザー自身が既読かどうかわかるフラッグも表示可能。
  • 一括共有設定・管理:マニュアルの共有期間や共有対象を一括で設定・管理でき、数多くのマニュアルの共有状況を簡単に把握・調整することが可能。
  • 共有承認依頼:管理者に、完成したマニュアルの共有承認を得ることができ、作成から共有までのワークフローをサポートし、情報漏洩のリスクも軽減可能。
  • PDF出力:紙への印刷用に、PDF形式での出力も可能で、区切りよく印刷するための改ページ設定や、二言語並列表記による印刷にも対応可能。

多言語化関連

  • 20カ国語対応自動翻訳:20カ国語以上に対応したリアルタイム自動翻訳で、マニュアルの多言語化をサポートしてくれ、翻訳結果の修正・保存や、言語による絞り込みも可能。
  • 二言語並列表記:日本語と中国語、日本語と英語など、二つの言語を並列表記させることができ、外国人スタッフとの円滑なコミュニケーションを実現。
  • 翻訳メモリ:自動翻訳では訳すことが難しい、業界や自社特有の専門用語を登録でき、店舗ごと、部署ごとなど、複数の用語集を作ることが可能。
  • 英語インタフェース:AiLingual閲覧サイトのインタフェースは、英語表記にも対応しており、外国人スタッフによるマニュアル閲覧をサポートあり。

閲覧関連

  • レスポンシブ対応:レスポンシブ対応により、PC、スマートフォン、タブレットの各デバイスに最適化されたレイアウトで閲覧でき、ブラウザ対応でアプリ不要。
  • タグ管理・設定:用途や役割別などでタグ付けすることにより、自動的に閲覧サイトのカテゴリーページが生成され、ひとつのマニュアルに複数のタグが設定可能。
  • キーワード検索:マニュアルのタイトルや目次、本文内のワードで検索をかけることができ、必要な情報にいつでも簡単にアクセス可能。
  • お気に入り・しおり:よく使うマニュアルを「お気に入り」に設定したり、参考になるページに「しおり」を追加することで閲覧性を向上させることが可能。
  • フィードバック:閲覧したユーザーが“いいね”をつけたり、コメントによるフィードバック、問い合わせが可能で、修正や次回の作成に生かすことが可能。
  • ファイル内相互リンク:関連するマニュアルを参照するための、ファイル内相互リンクが設定でき、電子マニュアルならではの幅広い情報検索が可能。

今回紹介した、以下の4つの文書管理システムはそれぞれ機能体系が異なるため、注意が必要です。

  1. MyQuick(マイクイック)
  2. デジサインTab
  3. QuickBinder(クイックバインダー)
  4. AiLingual(アイリンガル)

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は、『法人(中小企業・零細企業)におすすめの文書管理システム4選。機能面でおすすめの文書管理システムはこれだ!』という記事のタイトルで、法人(中小企業・零細企業)におすすめの文書管理システムを4つ詳しく解説しました。

また、今回、紹介した4つの文書管理システム(MyQuick(マイクイック)、デジサインTab、QuickBinder(クイックバインダー)、AiLingual(アイリンガル))はそれぞれ、違う機能を持っているため、違う特徴を保持しています。

そのため、これら4つの文書管理システム(MyQuick(マイクイック)、デジサインTab、QuickBinder(クイックバインダー)、AiLingual(アイリンガル))を導入を検討している方は、資料請求などで比較検討してから実際に導入されることをおすすめします。

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