オプトイン・オプトアウトの意味とは?メール配信担当者には必須知識です!

オプトイン方式・オプトアウト方式の意味

まずは「オプトイン・オプトアウト」の言葉の意味から、確認していきましょう。それぞれの言葉は「opt in」「opt out」と英語で表記されます。この「opt」は、「決める・選択する」を意味し、主語となる人物の意思によって、何かを判断することを表します。

「opt in」は、opt と in(入る)を組み合わせた言葉で、参加や同意などを意味します。一方「opt out」は、opt と out(出る)の組み合わせとなり、脱退や退場という意味合いになります。

それぞれ、マーケティング以外のさまざまな分野で登場する言葉であり、例えば、臓器提供の意思表示カードや、集団訴訟を行う場面などで頻繁に用いられます。

主に広告やマーケティング領域では、「広告を配信する場面」や「ユーザーの個人情報を扱う場面」で用いられます。

オプトインメール・オプトアウトメールとは?

オプトインとオプトアウトの意味を理解した上で、それぞれの方式を採用したメール配信の仕組みについて見ていきましょう。「オプトインメール・オプトアウトメール」は、ユーザーに対して広告メールや、メールマガジンを配信する上で、必須の知識です。

オプトインメールとは、広告メールの配信を行ってよいかどうか、事前にユーザーからの許可を得る方式です。メール配信の前にユーザーからの承諾をもらい、「メールを送ってもよい」と同意をしたユーザーにのみ、メールを配信します。

オプトアウトメールとは、企業がリストとして保有しているメールアドレス宛に、メールを配信する方式です。オプトインメールと異なり、ユーザーへの事前確認は行いません。ユーザーがサービスの利用登録を行った段階で、登録されたメールアドレス宛に配信ができる状態となっているのです。

もしユーザーが、配信されるメールを受け取りたくないと思った場合には、配信停止手続きを行う必要があります。メールには必ず配信停止の方法についての案内やURLが記載されていますので、ユーザーはその内容に従って配信停止処理を行います。それ以降、不要なメールは届かなくなります。

オプトアウトメールには、「事前オプトアウト」と「事後オプトアウト」があります。事前オプトアウトは、メールアドレスを登録する段階で、デフォルトで「配信を許可」にチェックが入っているもので、ユーザーが自ら「配信しない」という選択を行います。

事後オプトアウトは、一度はメールが配信され、届いたメールのURLから、ユーザー自身が停止処理を行うというものです。

ではダブルオプトインとは?

近年メール配信において主流となっているのが、「ダブルオプトイン」です。これは、サービスへの仮登録と本登録を、二段階に分けて行う方式です。

ダブルオプトインでメールを配信する流れは以下の通りです。まずユーザーはサービスのサイトから、氏名やメールアドレスなど必要事項を入力します。

その後、仮登録を行うと入力したアドレス宛にメールが届きます。この段階ではまだ登録作業は終わっていません。メールに記載してあるURLにアクセスした段階で、本登録が完了となります。

ダブルオプトインには、企業にとってさまざまなメリットがあります。まずはユーザーへのメールの到達率が高くなるという点です。一般的なオプトインメールでは、いくつかのトラブルが想定されます。例えば、ユーザーが間違ったメールアドレスを登録してしまった場合などです。

この場合、メールが届くことはなく、さらにユーザーがメールの不着に気づかない可能性もあります。これでは、企業にとって大きな損失となるでしょう。

一方、ダブルオプトインメールであれば、仮登録後の時点で、ユーザーは「まだ登録が終わっていない」と認識しています。そのため、もしメールがいつまで経っても届かないという場合、間違ったメールアドレスを入力してしまったかもしれないという可能性に気づくことができるのです。

また、メールクライアントの設定によっては、自動的に迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうこともあります。しかし、ダブルオプトインの場合では、ユーザーが本登録を行うためにメールを開封するため、迷惑メールフォルダへの振り分けを回避できるようになるのです。

ダブルオプトインには、ユーザーにとって負担があるというデメリットがあります。一度メールを開封して再度アクセスする作業をしなければならないため、途中で離脱されてしまう可能性も存在します。

しかしマーケティングの観点から考えると、本登録の段階で離脱するユーザーが、最終的なコンバージョンへとつながる可能性は少ないでしょう。スクリーニングできるという点では、有効と言えるかもしれません。

ダブルオプトインメールを配信する際には、「現段階では、まだ登録が完了していない」旨を伝えることが重要です。見落とされないように、ウェブページ上に分かりやすく文言を表示することを心がけましょう。

オプトインの規制・法律

メール配信の方法については、特定電子メール法と呼ばれる法律で、規制が定められています。電子メールが普及した当初は、法整備も十分でなかったため、さまざまなメールが飛び交うことになりました。

その結果、望んでいないユーザーへ大量のメールが届いてしまい、いわゆる迷惑メールのような状態になっていたのです。このようなユーザーにとって不都合になるような宣伝利用を防ぐために、電子メールに関する法律が取り決められました。

特定電子メール法は正式には「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」と言います。2002年に施行された法律で、以後時代に合わせて随時改正されてきました。

まず知っておきたいのは現時点の法律において、原則として事前にユーザーからの同意を得ることが必須となっている点です。つまり、企業から送られる広告メールは、基本的にオプトインメールでなければならないのです。

もともとはオプトインとオプトアウトの両方が認められていましたが、2008年の法改正によって、いわゆる「オプトイン規制」が導入されました。

また、ユーザーからの停止要望があったにも関わらず、メールを送信することも禁止されています。また配信手続きに遷移できないようなメールを送付することも同様に禁止となっているので注意しましょう。

さらに、架空のアドレスからメールを送付することも厳禁です。メールは企業が保有する公式のアドレスから送られなければなりません。

違反した企業には厳しい罰則がある

特定電子メール法に反するメールの配信を行う場合、罰則規定となる恐れがあります。個人の場合は「1年以下の懲役又は100万円以下の罰金」となり、企業の場合は「3,000万円以下の罰金」となっています。

もともとは企業も100万円以下の罰金で済んでいましたが、法改正によって、より厳格な罰則が定められることになりました。

オプトインメールの同意方法

オプトインメールの同意を得る方法としては、フォームのメールアドレス入力欄で、告知するのが一般的です。

具体的には、フォーム欄の注意書き部分に、「ご入力いただいたメールアドレス宛に、広告などのご案内メールをお送りする場合があります」といった文言と、「同意する」というチェックボックスを設置しておき、同意を得られた場合のみフォームを送信してもらいます。

その他にも、「配信メールを希望する」という文言とチェックボックスが設置されておたり、プライバシーポリシーを表示して、最後まで読んでもらうといったページ設計になっていることも多いようです。

いずれにせよ、チェックボックスにユーザー自身でチェックしてもらうといったアクションが重要となります。

オプトイン規制の例外

オプトイン規制の例外に該当する場合は、あらためて同意を得る必要はありません。例えば、すでに何かしらの取引を行っている関係などは、オプトイン規制の例外にあたるため、同意なしにメールを送信することが可能になります。

具体的には、あるインターネットサービスをユーザーがすでに利用している場合です。このような状況であれば、「企業とユーザーの関係性」ができているとみなされ、サービスの新たな機能に関するメールや、キャンペーン情報の告知などを行うことが可能になるのです。

ただしこれらのメールには、必ずオプトアウトの導線を明記しておくことが必要となります。

他にも、名刺交換などを通じて直接連絡先を交換した場合なども、オプトイン規制の例外となり、同意を得ずにメールを送信できます。

また特定電子メール法では、「自己の電子メールアドレスをインターネットで公表している者」への同意なしのメール配信も可能です。SNSや個人サイトで連絡先が公開されている場合は、メールマガジンの配信なども認められています。

企業がメールを送る際の注意点・コツ

企業が広告メールを送る際の注意点やコツについて、解説します。

注意点

広告メールを配信する場合、以下の点に注意しましょう。

クレームに注意

広告メールは時にユーザーにとって煩わしさを感じさせます。またメールアドレスは個人情報であるため、その取扱についてクレームが入ることも、あらかじめ想定しておかなければなりません。

クレームを避け、安心してユーザーにメールを読んでもらうために、細心の注意を払いましょう。例えば、名刺やインターネット上からアドレスを取得した場合は、入手経路をきちんと明記するなどの配慮が欠かせません。

また、メールアドレスを入力するページは、確認事項を読んでもらえるようなレイアウトに設計しましょう。登録フォームなどでオプトインの同意を得る際、「広告メールが配信されること」をユーザーが正しく理解できるようにすることが大切です。

プライバシーポリシーや個人情報の取り扱いに関する記述もあわせて掲載しておきましょう。

できるだけ早いタイミングでコンタクトを取る

インターネットサービスは日々さまざまなものが登場しており、その中でユーザーは多くのメールを受け取っています。そのため登録から数日以上空いてしまうと、メールフォルダに埋もれてしまったり、「これは何のメールだろう」と、忘れられてしまったりすることも考えられます。

これは機会損失につながるだけでなく、トラブルに発展する可能性もあるので、ファーストコンタクトは即日、あるいは数日以内に取るように心がけましょう。

メールには正しい問い合わせ先を明記する

メールの取扱はとてもシビアであり、ユーザーからの問い合わせを完全になくすことは難しいでしょう。そのため、メールを配信する場合はサービスの情報や問い合わせ先を正しく記載しておくことが重要です。

マーケティング担当者は「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」を熟読しておく

特定電子メールの送信等に関するガイドラインは、消費者庁が提供している資料で、特定電子メール法の条文などが解説されています。オプトインメールについての具体的な事例もあわせて記載されており、問い合わせフォームに不足点はないかどうかの確認にも役立ちます。

メールの扱いは法律で厳しく定められています。マーケティング担当者はついうっかり法律に反した配信をしてしまわないように、事前に特定電子メールの送信等に関するガイドラインを確認しておくようにしましょう。

メール配信のコツ

オプトアウトメールは原則禁止であるため、メールを活用したプロモーションを行う場合は、可能な限り多くのユーザーからの同意を得ることが肝心となります。そのためには、ユーザーがメールを受け取りたいと思うような、インセンティブを用意することが効果的です。

例えば、初回のメールでクーポンを届けたり、割引情報を配信するなどです。企業の視点で一方的にメールを送りつけるのではなく、ユーザーにとって魅力的な情報発信をすることが重要となります。

広告メール・メールマガジンの効果

広告メールやメールマガジンの効果について解説します。

コストパフォーマンスが高い

広告メールの最大の利点は、コストパフォーマンスの高さにあります。メール広告を配信する場合、1通あたり1円前後から配信が可能となります。メール配信システムの利用料とあわせても、非常にローコストでのマーケティングが実現できると言えるでしょう。

さらに、顧客の属性をセグメント化して、それぞれに異なった内容の文面を送付することで、ユーザーごとにパーソナライズされたメールを送ることができるようになるため、コンバージョン率の向上も見込めます。

様々な層に情報を届けられる

メール広告やメルマガは、様々な層に情報を届けられる点も魅力的です。近年はSNSを活用したマーケティングも普及してきており、FacebookやTwitterの広告、LINEを活用したプロモーションの事例も多くなってきています。

ただしSNSは普及しているとはいえ、日本中に浸透しているとは言い切れません。例えば、日本国内におけるTwitterの月間アクティブユーザーの数は、4,500万人(2019年時点)となっています。

特定の層への情報発信には有効ですが、SNSマーケティングだけを行っているだけでは、情報を届けられない層が一定数いるのです。

そこで有効なのが、メールです。メールはスマートフォン・フィーチャーフォン問わず、どの携帯端末でも利用可能であることから、年齢層問わず幅広く活用されています。メールでの情報発信を行うことで、SNS以上に幅広い客層に向けて、リーチできると言えるでしょう。

オプトイン広告、その強みとは?

オプトイン広告の最大の強みは、顧客のロイヤリティを高められる点にあります。オプトインメールでのマーケティングでは、よりお得なキャンペーン情報を発信したり、クーポンや割引券を送付することがあります。

しかしこれらは、不特定多数のユーザーに闇雲に送っても、大きな効果は見られません。購買意欲が高い見込み顧客へ、効率的に送付していくことが大切です。

見込み顧客のスクリーニングに有効なのが、オプトインメールです。オプトインメールはユーザー自身が同意した場合のみ送られるメールです。「サービスについてのキャンペーン情報をお届けする」といったチェックボックスに、チェックを入れることで、メールを送れるようになります。

この段階でメールの送付に同意する顧客は、メール配信を希望している状態であり、「すでに一定以上の購買意欲やサービスに対する関心がある」と考えられるでしょう。

オプトインメールに同意しているユーザーをリスト化することで、見込み顧客一覧を作成することが可能になります。そしてこれらのユーザーに、よりお得な情報を発信することで、ユーザーのロイヤリティ向上も期待できるでしょう。

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