【必読】法人携帯を会社に導入する前に絶対に知っておくべき効率的な管理・運用方法

社員の生産性向上を図るためスマホや携帯を導入したいと考えている中小企業などは多いのではないでしょうか。

しかし、設定や管理に思わぬ手間がかかると悩んでいる経営者は多いのではないでしょうか。

そのため、今回は、中小企業などにおけるスマホ、携帯の有効な管理・運用方法について紹介します。

法人携帯を会社に導入する前にやっておくべき4つのこと

法人携帯を効率的に管理・運用するために法人携帯を会社に導入する前にやっておくべきことはいくつかあります。

今回は特に重要な4つの点を解説します。

①導入前にルール作りをしておく

法人携帯の大まかな履歴を確認し、私的利用の疑いのある社員を見つけ出すことはできるでしょう。

ただし、できることなら社員を疑うことなく、そもそも私的利用のない法人携帯の導入を目指したいものです。

法人携帯でも、導入する段階から正しくルール作りをしておくことで、社員の反発なく私的利用の防止が可能となります。

例えば、私的利用の防止であれば以下のようなルールが挙げられます。

  • 私的利用が発覚した際の損害賠償請求について
  • 通話相手や通話時間など、時間と目的について
  • 閲覧可能または閲覧禁止のWebサイトについて
  • 端末ごとの責任者の選定と保管場所について

特に重要となるのは、法人携帯ごとの管理責任者を明確にしておくということでしょう。

その上で、責任者以外が法人携帯に触れられないルール作り、意識作りを行うことで不用意な私的利用を防ぐことに繋がります。

貸与する場合

当然のように会社の携帯電話として貸与する場合には、会社の決めたルールに従って使用されなければなりません。

私的利用はもちろんのこと、業務外での使用に関しても罰則を設けるなどして、然るべき規定を作成しておくことが重要です。

また、そうしたルールがあるということを、使用する社員に対して教育していくこともポイントになります。

利点の多い携帯電話だからこそ、私的なことに使ってしまいがちになるという事もあるので、その点に関しても強く意識させておきましょう。

②通話料の把握と精算をする

基本的なことですが、会社の携帯として運用していくにあたっては、維持管理のコストとして通話料金が発生してきます。

使用していなくても基本使用料はかかってくるので、導入した数は適正かどうか、契約したプランで問題ないかを随時、吟味しながら運用していくことが必要になります。

また、個人の携帯電話を業務に使用せざるを得なくなった時にも、その時に発生した通話料などの料金について精算する仕組みを整えておくとよいでしょう。

個人の携帯電話を業務に使用した際の通信費を巡って、トラブルになるケースもあるので、少額でも精算していくように取り決めを作っておくのがよいでしょう。

一般的には、一律の金額を支給するケースが多く、社員からの申請をもとに実費精算するというところもあります。

また、以下のような

  • 通話料が突然増えた
  • データ料が今月だけ多い

など、社員に配布した法人携帯の利用状況に疑念がある場合、それは社員の「私的利用」が原因かもしれません。

法人携帯は、あくまで仕事の効率UPの為に法人側が配布しているものです。

当然、社員が私的利用して良いものではありません。

ただし、残念なことに法人携帯の私的利用はいつ起きても不思議ではないのです。

そのため、後に詳しく説明しますが、私的利用が起きた場合の処罰、ルールを決めておきましょう。

③私的利用を防ぐ

法人携帯が配布されると、どうしても社員側は自身の私物のような感覚に陥るのでしょう。

私的利用により考えられる問題点は以下の2点です。

そして、今回は私的利用への対策についても解説します。

    1. 費用がかさむ
    2. 情報漏洩

⑴費用がかさむ

法人携帯も、個人携帯と同様に通話料やデータ料が掛かります。

当然、法人携帯を私的利用するということは、それら通信料やデータ料が余計に掛かると言えます。

1人2人ならまだしも、10人100人と社員が私的利用すれば経営を圧迫するほどの額に膨れ上がる危険性があります。

⑵情報漏洩

法人携帯の電話帳には社員や取引先の電話番号が、メールボックスには仕事上のやり取りの内容などが記録されています。

法人携帯を私的利用するということは、不必要なサイト閲覧やメールの開封が増えることにつながります。

それだけウイルス感染や不正アクセスの可能性が高まり、情報漏洩のリスクに繋がると言えます。私的利用している社員からすれば、仕事の合間の息抜きくらいのことかもしれません。

しかし、法人側からすると死活問題にまで発展する恐れのある重大な規約違反になります。

私的利用への対策

大手キャリアでは私的利用を防ぐサービスを提供しています。例えば、auでは以下のサービスを提供しています。

  • ビジネスmoperaあんしんマネージャー
  • ご利用料金管理サービス
ビジネスmoperaあんしんマネージャー

このサービスは、管理画面上より各法人携帯を一括管理する為のものです。

例えば、私的利用が疑われるのであれば、業務に関係のないアプリのインストール、Web閲覧を禁止することができます。

その上、禁止行為が行われた際には、管理者にその事実がメールにて送られてきます。

ご利用料金管理サービス

このサービスは、通話料やデータ料などの利用履歴を管理する為のものです。

例えば、法人携帯ごとに分けて設定することで、月ごとの利用状況を割り出し分析することができます。

当然、異常に増える通話料やデータ料を見つけ出すことも可能です。つまり、社員ごとに私的利用の可能性が分かります。

細かな内容に至るものまでとなると、単純なサービスでは履歴を確認することはできません。

ただし、私的利用の可能性を見つけるという点においては、現状のサービスでも十分に可能と言えます。

④セキュリティサービスを事前にチェックしておく

携帯電話を取り扱う会社では、各キャリアで法人向けのサービスや契約プランを展開しています。

まとめて契約することで安くなるプランや、各携帯を管理するために便利な様々なオプションが多いです。

注目すべきはセキュリティに関するもので、万が一の盗難や紛失に備えての適切な対処が出来るかどうかがポイントになります。

各社に共通しているサービスは遠隔操作による携帯電話のデータ消去やロック機能で、手元になくとも機密情報に関わるものを消去することが可能です。

そのほかにも管理ツールや付随するサービスがありますが、大切なのは使用する企業にとって利用しやすいもの、管理において想定されているリスクをカバーできるものを選んでいくのが良いでしょう。

以下が、大手3社のセキュリティサービスになります。

今後、契約する際に参考にしてみてください。

docomoauSoftbank
電話帳電話帳お預かりau oneアドレス帳S!電話帳バックアップ
電話帳・画像・メールをお預かりセンターに保存でき、携帯の紛失時や機種変更時などに保存データを復元できるサービスです。メールアドレスを変更したことを一括通知もできます。携帯のアドレス帳データを預けられ、預けたデータをダウンロードする事も可能。携帯のアドレス帳をサーバーにバックアップ。保存された情報を携帯に戻す事ができます。他にもともだちメール安心設定・バースデー通知機能・Eメールアドレスお知らせ機能などがあります。
セキュリティおまかせロック安心ロックサービス安心遠隔ロック
お客様センターに電話して申し込むと、電話帳などの個人データやおサイフ携帯のICカード機能にロックをかけることができます。ロックを申し込んだときに圏外でも、72時間以内に圏内に復活すれば自動でロックがかかります。“パソコン (auお客さまサポート)” もしくは “お客様センター” で遠隔ロックをかけられるサービスです。
全てのキー操作にロックをかける事ができます。
パソコンもしくは携帯電話から携帯電話を操作不可能な状態にします。ロック中は対象移動機における電源のON以外のキー操作が出来ない状態となります。アドレス帳やメールの参照、音声着信への応答も出来ない状態となります。
紛失・喪失携帯お探し携帯探せて
安心サービス
紛失携帯
捜索サービス
携帯電話のおおよその位置を検索することができるサービスです。GPS対応携帯電話ならGPSを利用した精度の高い位置情報を地図で確認できます。ご利用には事前設定が必要です。事前に簡単な設定をしておくと、携帯の置き忘れや紛失時、パソコン (au お客さまサポート ) から、おおよその携帯の位置を検索できます。お客さまセンターにてお客さまの携帯電話のおおよその位置をお調べするサービス。対応機種はGPS搭載機種。

社内電話と携帯電話を1つにまとめる内線ソリューション

ここまで携帯電話が普及してくると、固定電話の出番は益々減ってきますよね。

こういった流れから、ビジネスの現場でも新しいオフィスでは以前なら当たり前のように設置されていた社内電話(いわゆるビジネスフォン/内線電話としての固定電話)が姿を消して、社内でも携帯電話が使われるようになってきているのではないでしょうか。

最新のオフィスでは社内電話と携帯電話を1つにまとめることで、通信コストの削減とビジネス環境の改善を図っているます。

携帯電話の各事業者では、固定電話と携帯電話を融合した通信サービスFMC(Fixed Mobile Convergence)に取り組んでおり、その1つとして1台の電話でオフィスでも外出先でも利用可能なユビキタスな通話環境を実現する「内線ソリューション」を提供しています。

すでに社員には業務用の携帯電話を配布している場合、このソリューションを導入すれば、今使っている携帯電話がそのまま“社内電話”として使えるようになります。

その結果、内線用の固定電話を設置しておく必要がなくなり、電話の設置費用をカットすることができます。

すでに設置されている社内電話も継続して使いたいという場合も、携帯電話と社内電話との間で内線通話できます。

加えて、社内だけでなく、別の拠点にある事業所や外出先の社員との間でも内線通話できます。

内線ソリューションで利用できる携帯電話の内線機能としては、以下の3つなどがあります。

  • 「応答遅延転送」→呼び出した相手が一定時間不応答の場合に指定した内線に呼び出しを転送する
  • 「コールハンティング」→内線代表番号に着信があった場合、グループ内の通話中でない携帯電話機を選んで着信する
  • 「セルフページ機能」→携帯電話の内線番号を専用Webページで自由に変更できる

こうした内線ソリューションを導入することで、業務の効率化、社員間のコミュニケーション効率化、通信コスト削減、運用コスト削減、効率的なワークスタイルへの変革を実現できます。

効率的な管理・運用方法は業種、業態によって異なる

効率的な管理・運用方法は業界ごとに異なります。

今回は特にスマホ、携帯を業務で使うことが多い3つの業界を例に解説します。

⑴小売、飲食店、サービス業界

複数の店舗を展開する小売り・飲食店では、店舗に1台法人携帯を導入する事例が多くみられます。

法人携帯で音声通話定額プランに加入していれば、店舗間連絡や本社とのやり取りも定額で時間を気にせずに使用できるので、

  • コスト削減
  • 業務の円滑化
  • コミュニケーションの活性化

が図れることが第一の利点です。

これらに加えて、ニーズに応じて最近ではアプリの導入も進んでいます。

勤怠管理アプリを導入し、タイムカードの代わりにスマホで勤怠管理を行う

日報アプリを導入し、売上報告や店舗の1日の報告をスマホで簡単に入力・管理する

顧客管理やポイント付与サービスなど、アプリを利用して集客に役立てる

小売業などの拠点に固定電話を引く場合には、設置費用や導入・配線の手間などを踏まえると家庭用の電話機を引くことが一般的です。

最近は、スマートフォンをビジネスフォンの内線として利用できるサービスもあるので、内線用の電話機としてスマートフォンを導入するパターンも一般化してきています。

⑵営業所、士業

少人数の地方営業所や、従業員数名規模の少人数の会社、法律事務所などは、担当者が外出する際に電話番がおらず、事務所が空になってしまうことがあります。

そうすると、せっかく顧客から問い合わせや注文の電話が入っても、チャンスを逃してしまいます。

こういった場面で役立つのが、スマホの内線化機能になります。

アプリを利用して、事務所の電話番号あてにかかってきた電話をスマホで受けられるようにしておくと、外出時でももれなく電話を受けることができます。

会社番号機能を付けて、スマホから会社の電話番号で発信をしたり、転送機能を付けて本社に転送して電話対応を依頼したりするなど、アプリの機能をフルに利用すればさらに便利に活用できます。

⑶運送業・宅配事業

運送トラックや産業廃棄物事業者の場合は、スマートフォン・携帯電話のGPSアプリを利用される活用事例が見られます。

GPSアプリを利用することにより、

  • トラックの現在位置と到着見込み時刻の確認
  • トラック運転手の安全確認とルート逸脱していないかの確認
  • 走行記録の出力

などが簡単に行えます。

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は『【必読】法人携帯を会社に導入する前に絶対に知っておくべき効率的な管理・運用方法』という記事のテーマで主に

  • 法人携帯を会社に導入する前にやっておくべき5つのこと
  • 社内電話と携帯電話を1つにまとめる内線ソリューション
  • 効率的な管理・運用方法は業種、業態によって異なる

について解説しました。

そして、結論から言うと、法人携帯を会社に導入することをおすすめしますし、今回の記事をもとに管理・運用方法を事前に考えておくことをおすすめします。

まず、法人携帯を会社に導入に関してですが、自社の社員が業務で使う携帯電話を法人携帯として利用することで、様々なメリットが受けられます。

第一に面倒な携帯電話の料金の管理面です。法人携帯の場合、社員が利用した電話料金やパケット通信料の料金等の管理も非常に楽になります。

たとえば、法人携帯として利用する前は個別で電話料金の清算をしていたことと思います。中には電話料金の何パーセントを会社で負担という形でフォローすることもあったかと思います。

すると、経理業務が非常に手間になります。個々の電話料金の明細表を提出させ、その中から請求額を確認し、計算するとなるとその作業も負荷になります。

業務効率として考えてもとても悪いです。

しかし、法人携帯として契約することで、法人携帯として契約しているすべての社員の携帯電話の料金を一括で管理することが可能になります。

このことによって、業務効率自体も大幅に軽減されますし、個人や部署などの任意の請求額も確認することが可能です。

単純なコスト削減だけでなく、労働力もコストと考えたら、トータル的にも大幅なコスト削減に寄与します。

一方で、管理・運用方法に関してはしっかりルール作り、マネジメントが必要になってくるでしょう。

上記でも述べたように、情報漏洩や私的利用に対する対策という部分は会社としてしっかり事前にシュミレーションをし、そういった事態が起こらないようにしましょう。

そういった対策をしっかり行えれば、法人携帯の導入は会社の事業運営にいい効果を与えるでしょう。

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