請求書受領システムを入れても、取引先が紙を送り続ければ紙は届きます。電子化が進まない理由の大半は、自社のシステム側ではなく、送ってくる側の切り替えが終わっていないことにあります。この記事では、受け取り方を電子へ寄せるときに決めることと、代行に出せる範囲の違いを、2026年11月10日に公式ページで確認した記載に沿って整理しました。
切り替えで先に決める4つ
- 代行に出すか、自社で取り込むか。紙だけ代行、電子だけ代行、両方代行という選び方がある。
- 取引先への依頼を誰が出すか。代行事業者が取引先と直接やり取りするサービスと、しないサービスがある。
- 電子で受け取ったデータに、どの保存の措置を使うか。電子帳簿保存法施行規則4条1項が挙げる4つのいずれかを選ぶ。
- 紙と電子が混在する期間の事故をどう防ぐか。同じ請求書が両方の経路で届くと二重払いの原因になる。
切り替えが止まるのは取引先の側
受領システムの導入そのものは、契約して設定すれば数週間で終わります。長くかかるのは、取引先に「送り先を変えてください」と伝え、相手の経理がその変更を反映するまでの時間です。
この工程をどこまで外に出せるかは、サービスによってはっきり違います。Bill One請求書受領のよくあるご質問は、請求書を発行する企業に送付方法を変更してもらう必要はないとしており、郵送の場合はSansan株式会社が代理で受領してスキャンを代行すると説明しています。一方でバクラク請求書受取のよくあるご質問は、「弊社が直接、貴社の取引先様とやり取りをさせていただくことはございません」と明記し、メールテンプレートによる支援にとどまるとしています。
invox受取請求書は、請求書スキャンサービスを使う場合、取引先に連絡して請求書の宛先を「invoxスキャンセンター」に変更してもらう前提です。そのうえで、スキャンサービスの利用者を対象に、取引先への電子請求への切り替え案内も代行できると公式ページに書かれています。月500件を超える郵送がある場合は、仕入先に連絡して郵送から電子への切り替えを依頼する「請求書電子化支援サービス」とのセット利用を推奨するという注記も置かれています。
| サービス | 取引先への連絡 | 紙の扱い |
|---|---|---|
| Bill One請求書受領 | 送付方法を変更してもらう必要はない。連絡用のメールテンプレートとCSVによる一括登録・送信あり | 代理受領とスキャン代行 |
| invox受取請求書 | 宛先をスキャンセンターへ変更する依頼が必要。スキャンサービス利用者には電子請求への切り替え案内の代行あり | 請求書スキャンサービス（月額9,800円＋1件100円、いずれも税抜） |
| バクラク請求書受取 | LayerXが直接取引先とやり取りすることはない。メールテンプレートによる支援 | バクラク受領代行（紙・電子／電子のみの2通り） |
| マネーフォワード クラウド債務支払 | 公式ページに記載なし | 受領代行はオプション。紙と電子の両方に対応 |
| freee支出管理 受取請求書 | 公式ページに記載なし | 受取請求書アシスト（別サービス） |
取引先が多い会社ほど、この差は期間に直結します。連絡を自社で出す前提なら、取引先リストの整備、文面の作成、送信、反映状況の追跡という工程を社内に積む必要があります。Bill Oneのよくあるご質問は、社内での周知や請求書を発行する企業への依頼などを含めても通常1カ月程度で利用が定着しているとしていますが、これは代理受領を前提にした数字です。
代行に出せる範囲は3通りに分かれる
受領の代行は「全部まとめて任せる」ものではありません。紙だけ、電子だけ、両方という分け方があり、料金にも直結します。
バクラク請求書受取の料金体系は、この分け方をそのまま3つの型として出しています。バクラク受領代行は紙・電子を問わず代行、受領代行 電子受領プランは電子のみ代行、バクラク請求書受取（受領代行なし）は自社でAI-OCRを使ってデータ化する形です。AI-OCRによる自社対応のデータ化、AIによる仕訳の自動生成、電子帳簿保存法・インボイス制度対応、ワークフローとの連携の4つは、3つの型すべてに付いています。
電子だけを代行するという選択肢があるのは、電子の受領にも手間があるためです。取引先の会員サイトにログインして毎月ダウンロードする形式は、自動化しにくく属人化しやすい工程です。バクラクのよくあるご質問は、受領代行の対象として「取引先の専用ポータルや、システムにログイン（ID／パスワード）してダウンロードする形式の請求書」を明記しています。Bill Oneも機能一覧に「ダウンロード方式」を挙げていますが、「請求書ダウンロードサイトの仕様や変更、メンテナンスなどにより受領できない場合があります」という注記が付いています。
自社で取り込む場合の入口
代行を使わない場合、入口ごとに設定が必要です。公式ページで確認できた範囲では、次のような方法が用意されています。
代行を使わずに受け取るときの主な経路
- 専用メールアドレスへの転送。請求書が添付されたメールを自動で取り込む。freeeは受取請求書アカウントがない取引先でも、特定のアドレス宛に送付すると直接データが取り込まれると注記している。
- 取引先によるWebアップロード。マネーフォワードは、取引先が専用ページから請求書をアップロードできると説明している。
- 外部ストレージの監視。invoxの取り込みAIエージェントはGoogle ドライブやBox、パスワード付きZipファイルにも対応したメール、認証付きのWebサイトから自動で取り込むとされている。freeeはGoogle Drive、Box、Dropbox、クラウドサイン、freeeサイン、GMOサインとの連携を挙げている。
- 複合機やスキャナからの送信。invoxは紙の請求書をスキャナや複合機からメール送付することで取り込めるとしている。freeeは直接アップロード時のPDFページ分割機能を挙げている。
- 一括アップロード。マネーフォワードは1回50ファイルまでと明記している。
どの経路を使うにせよ、社内のルールを同時に決める必要があります。各部署の担当者が自分のメールで受け取ったまま抱えていると、経理に届くまでの時間がそのまま締めの遅れになります。経路を1つに絞り、そこへ流さなかったものは処理しないという運用のほうが、結果的に早く回ります。
電子で受け取ったデータに要る保存の措置
電子で受け取ると、保存の要件が紙とは別に当たります。電子帳簿保存法施行規則4条1項は、電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、次の措置のいずれかを行うことを求めています。
1号はタイムスタンプが付された後に授受すること、2号は授受後または業務の処理に係る通常の期間を経過した後に速やかにタイムスタンプを付すこと、3号は訂正削除の事実と内容を確認できるか、訂正削除ができないシステムを使うこと、4号は正当な理由がない訂正削除の防止に関する事務処理の規程を定めて運用し、電磁的記録の保存に併せて規程の備付けを行うことです。
どれを選ぶかで、サービスに求める機能が変わります。invox受取請求書はタイムスタンプをベーシック以上の機能として挙げており、ミニマムには含まれません。Bill Oneはよくあるご質問で、請求書の内容を「訂正削除できないシステム」であると説明しています。4号の事務処理規程を選ぶ場合は、システムの機能ではなく社内の規程整備が要件になります。
検索できる状態にする
保存の措置とは別に、検索の要件もあります。同規則2条6項5号は、取引年月日その他の日付・取引金額・取引先を検索の条件として設定できること、日付または金額については範囲を指定して条件を設定できること、2以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できることを挙げています。
規則4条1項には、基準期間の売上高が5,000万円以下である事業者の場合や、電磁的記録を出力した書面を整然とした形式および明瞭な状態で出力し、取引年月日その他の日付および取引先ごとに整理したものの提示・提出の求めに応じられるようにしている場合などについて、検索機能の要件を外せる旨のかっこ書きがあります。条件は入り組んでいるため、自社が当たるかどうかは条文そのもので確認してください。
実務上は、検索項目をどう入れるかが運用の肝になります。取引先名の表記ゆれ（株式会社の前後、全角半角）が揃っていないと、要件を満たしていても探せません。取り込み時にマスタと突き合わせる仕組みがあるかは、見積もりの段階で見ておく項目です。
電子インボイスで受け取るという選択肢
PDFを読み取る工程そのものをなくす方法として、電子インボイスがあります。構造化されたデータでやり取りするため、受け取る側は読み取りの精度を気にする必要がありません。
公式ページで確認できた範囲では、マネーフォワード クラウド債務支払が機能ページの受領・データ化の欄に「Peppol対応」を挙げ、Bill One請求書受領が受領の経路に「デジタルインボイス（Peppol e-invoice）」を挙げています。invox受取請求書は、トップページの説明で郵送・メール・PDF・電子インボイスのいずれの形式にも対応するとしています。
ただし、電子インボイスで受け取れるかどうかは取引先が送ってくるかで決まります。自社が対応していても、相手が紙やPDFのままなら使われません。切り替えの依頼を出すときに、電子インボイスで送れる取引先がどれくらいあるかを合わせて聞いておくと、将来の見通しが立ちます。
構造化データで受け取ると、読み取りの精度という不確実性が消える代わりに、データの内容が正しいかどうかの確認は残ります。登録番号が有効かどうかの照合は、電子インボイスでも必要です。
紙と電子が混在する期間の事故
切り替えの途中がいちばん危険です。同じ請求書が、取引先の手違いで郵送とメールの両方で届くことがあります。別の経路から入った2通が別の支払依頼になると、二重払いが起きます。
二重払いは、切り替えが半分進んだ月に起きやすい事故です。取引先が「念のため郵送も送っておきます」と両方送ってくるケースが典型で、受け取る側は同じ内容だと気づかないまま処理します。
対策として、重複を検知する機能があるかを確認してください。バクラク請求書受取は機能一覧に「二重処理アラート」、マネーフォワード クラウド債務支払は「重複申請アラート」を挙げています。Bill Oneは照合の欄に「不一致箇所の検出」と「一致箇所のハイライト」を挙げています。
もう1つ起きやすいのが、電子で受け取った請求書を印刷して紙で回覧してしまうことです。電子取引で受け取ったデータは電磁的記録のまま保存する必要があり、紙に出したものを保存しても要件を満たしません。回覧の習慣が残っていると、保存の運用だけが取り残されます。
3つめは、経路を増やしすぎることです。メール転送、Webアップロード、外部ストレージ、複合機からの送信をすべて開けると、どこから入ったか分からない請求書が生まれます。運用が安定するまでは経路を2つ程度に絞り、残りは後から足すほうが管理しやすくなります。
自社でスキャンするか、代行に出すか
紙が残る分をどう処理するかは、費用と人の時間の両方で決めます。判断の材料になる条件を並べます。
| 観点 | 自社でスキャンする | 代行に出す |
|---|---|---|
| 追加の費用 | 複合機の利用料のみ。システム側の追加料金はかからない | 月額基本料金に9,800円（税込10,780円）、1件あたり100円（税込110円）が上乗せ |
| 人の作業 | 開封・仕分け・スキャン・ファイル名の付与が残る | 受取・開封・スキャン・取り込みまで任せられる |
| 出社の要否 | 郵便物を受け取るための出社が要る | 宛先を変更すれば出社しなくてよい |
| 原本の保管 | 自社で保管場所を確保する | 委託先で保管。返送や取り出しに費用がかかる場合がある |
| 向く条件 | 紙が月数十枚まで。出社している担当者がいる | 紙が月数百枚以上。拠点が分かれている |
金額だけを見ると自社スキャンが安く見えますが、郵便物を受け取るために誰かが出社し続ける必要がある点は費用に出てきません。拠点が分かれていて、各拠点から本社へ紙を転送している会社では、転送にかかる日数が締めの遅れとして効いてきます。代行の宛先に直接送ってもらう形にすると、この転送がなくなります。
切り替えの進め方
取引先の切り替えを進める5工程
- 取引先を件数で並べる直近1年の請求書の枚数が多い順に取引先を並べる。上位2割で全体の枚数の大半を占めることが多く、そこから着手すると効果が早く出る。
- 経路を決めて社内に周知するどのメールアドレスに来たものを正規の受領とするかを決め、各部署に伝える。例外を作らない。
- 上位の取引先へ依頼を出す代行を使う場合は宛先の変更、使わない場合は送付先メールアドレスの変更を依頼する。テンプレートがあるサービスはそれを使う。
- 反映状況を追う依頼した取引先のうち、どこが切り替わったかを月ごとに記録する。切り替わっていない先には再度依頼する。
- 残った紙の扱いを決めるどうしても紙が残る先については、自社でスキャンするか代行に出すかを決める。件数が少なければ自社、多ければ代行が目安になる。
工程1で件数の多い取引先から着手するのは、効果が枚数に比例するためです。取引先の数ではなく枚数で並べると、手間の割に効果が大きい順になります。
工程5の判断は、代行の費用で決まります。invox受取請求書の請求書スキャンサービスは、月額基本料金に9,800円（税込10,780円）が加わり、スキャン代行料金として1件あたり100円（税込110円）が上乗せされます。月に20枚しか紙が残らないなら自社でスキャンするほうが安く、月に数百枚残るなら代行のほうが人の時間を含めて見合う、という比べ方になります。
代行に出すときに確認すること
紙を外へ預ける以上、扱いの条件は契約前に見ておく項目です。公式ページで確認できた範囲では、次のような違いがありました。
Bill One請求書受領は、代理受領した紙の請求書を代理スキャンの実施から1年間、委託先倉庫で保管したのち破棄すると明記しています。個別に取り出す場合は実費負担です。invox受取請求書は、原本の返送を月に一度としたうえで、それ以外のタイミングでの返送は1回につき対応費用1,200円（税抜）と返送費用の実費がかかるとしています。スキャン対象外になるもの（冊子や返信用封筒、30ページを超えるページ、裏面に手書きのメモがあるページなど）も列挙されています。
バクラク請求書受取は、スキャン作業について、AI-OCRによるシステム自動チェックに加えてオペレーターによる目視確認を複数段階で実施する多段階チェック体制だと説明しています。原本の保管期間については記載が見当たりませんでした。
原本をいつまで、どこに置くかは、社内の文書管理規程と整合させる必要があります。代行に出すと決める前に、自社の規程が原本の保管を求めていないかを確認してください。
関連する記事
請求書受領システムの関連記事
このクラスターでは、比較ハブ・5サービスの詳細・選び方・切り替え・解約をそれぞれ別の記事にしています。条件はすべて2026年11月10日に各社の公式ページで確認したものです。
