法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型電子契約システム3選。機能面でおすすめのクラウド型電子契約システムはこれだ!

多くの中小企業経営者は、クラウド型電子契約システムの導入に関して悩んでいると思います。

そのため、今回は、『法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型電子契約システム3選。機能面でおすすめのクラウド型電子契約システムはこれだ!』という記事のタイトルで、法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型電子契約システムを3つ詳しく解説します。

法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型電子契約システム3選。機能面でおすすめのクラウド型電子契約システムはこれだ!

今回は、法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型電子契約システムを3つ詳しく解説します。

今回、紹介するクラウド型電子契約システムは、以下の3つです。

  1. Holmes(ホームズ)
  2. GMO電子契約Agree
  3. BtoBプラットフォーム 請求書

①Holmes(ホームズ)

1つ目は、Holmes(ホームズ)になります。

Holmes(ホームズ)は、社内外の契約オペレーションをマネジメントするクラウド型電子契約システムです。

Holmes(ホームズ)は、契約前の段階から、作成、締結、契約中、契約終了後まで、プロセスの全てを最適化することで、企業の成長をリードしてくれます。

また、契約のプロセスのすべてを最適化し、企業の成長を促進してくれます。

Holmes(ホームズ)は、以下の3つの特徴があります。

  • 手間をかけずに、情報共有:交渉内容、契約条件、注意すべき点など、現場が取得した情報を手間をかけることなく関係者と共有できるので、 交渉から契約書の作成まで、無駄がないスムーズなオペレーションを構築可能。
  • 流れるような契約書作成:Holmesなら、適切なテンプレートを選択するだけで、簡単に契約書を作成することができます。 今まで慣れ親しんできた、自社の契約書の雛形もテンプレートとしてHolmesに登録することも可能。 これにより、誰が契約書を作成してもミスが起きない仕組みや、承認や締結が流れるように進捗していく仕組みを簡単に作ることが可能。
  • 必要な契約書にすぐにアクセス可能:契約終了後も、契約前から契約中の書類と情報が紐付いた状態で一元管理されているため、万が一の時にも、すぐに必要な情報にアクセス可能。

<Holmes(ホームズ)の機能一覧>

以下が、Holmes(ホームズ)の機能一覧になります。

⑴契約書作成関連

  • スーパーMyテンプレート:PDFで作成した契約書をアップロードすることで、契約締結や管理をHolmes上で行うことが可能。
  • プレミアムMyテンプレート:契約情報をフォームに入力するだけで、ひな形のデザインをそのままに契約書作成が可能。
  • PDF作成:PDFで作成した契約書をアップロードすることで、契約締結や管理をHolmes上で行うことが可能。
  • Word作成:Wordの契約書をHolmesの運用フローに乗せることが可能です。Wordデータのバージョン管理もHolmesで行うことが可能。
  • CSV一括作成:同じひな形で内容の異なる多数の契約書を、CSVから一括で作成可能。
  • 変更履歴:いつ、誰が、どの条文を変更したのか、最新版に至るまでの経緯が一目で把握可能。
  • 関連契約書:基本契約書と覚書のように、複数の契約書と文書を紐付けて管理することが可能。

⑵承認、コラボレーション関連

  • 承認フロー:承認のワークフローを設定することで、アカウントを持つ社内関係者に自動で承認依頼が通知されます。また、承認のステータスが可視化。
  • コメントメンション:コメントでコミュニケーションが可能です。やりとりは契約書とともにHolmesに保管。
  • タスク依頼:例えば営業が法務部に作成を依頼する時のように、ワークスペースのメンバーにタスク依頼することが可能です。タスクの完了状況が社内関係者に可視化。
  • アクティビティログ:誰がいつどのようなアクションをしたのか、その履歴を一覧で把握可能。
  • 相手方編集:相手側と契約書のドラフトのやりとりをする際に、編集ルームを開設することで、アカウント登録不要で契約書の編集ややりとりが可能。

⑶契約書締結関連

  • メールで締結:契約書URLが記載された締結依頼メールを、Holmesから相手側に送信することが可能。
  • URLで締結:契約書URLをコピー&ペーストすることで、任意の媒体で契約の締結が可能。
  • EASY締結:契約相手方がメールアドレスを所持していなくても、認証不要で電子締結が可能。
  • 紙で締結:紙で交わした契約書もHolmesなら、一元管理することが可能。
  • 国際締結:海外の大手サイニングシステム「ドキュサイン」と連携。世界188カ国、43言語で契約締結可能。
  • 押印パターン選択:両者が押印する場合、こちらのみ押印する場合、相手のみ押印する場合など、押印パターンを選択できます。領収書や受領証などにも利用可能。
  • 締結時の相手側ファイル添付指定:本人確認証や印鑑証明書のように、締結時に相手側に添付いただく書類を指定可能。
  • 押印者複数設定・CC設定:締結依頼時に押印者や閲覧者を複数人設定できます。押印者のうちの1人が押印することで締結完了。
  • 締結時のワークフロー設定:締結時のワークフローを柔軟に設定することが可能。

⑷契約書管理関連

  • 契約書検索:キーワードだけでなく、金額や日付からも契約書検索が可能。
  • カスタム検索項目:任意の検索項目を契約書にセットできます。検索項目に情報を入力することで検索性が向上。
  • タグ付け:契約書にタグ付けをすることが可能。
  • 契約書のステータス表示:契約書のステータスを一目で把握することが可能。
  • ソートとフィルタリング:契約書一覧に、ステータスや担当者でフィルターをかけたり、任意の項目でソートすることが可能。
  • 更新期限通知、リマインド通知:契約書の更新期限やリマインドをメールで通知する設定が可能。
  • 締結済み契約書一括アップロード:締結済みの契約書のPDFデータを一括でHolmesに取り込むことが可能。
  • チャネル:チャネルという契約書の保管場所を作成することができます。閲覧制限を設けたり、アクセスできるアカウントを指定したりすることも可能。

②GMO電子契約Agree

2つ目は、GMO電子契約Agreeになります。

GMO電子契約Agreeは、印紙税、郵送費だけでなく、契約書締結作業に関するコストも削減可能で、且つ契約手続きを可視化し、契約手続きのステータス状況が確認可能なクラウド型電子契約システムです。

もちろん、GMO電子契約Agreeは、電子署名法に準拠しており、紙の契約と同様の証拠力が認められています。

<GMO電子契約Agreeの機能一覧>

以下が、GMO電子契約Agreeの機能一覧になります。

  • 完全オンライン締結:契約当事者全員がクラウド上で押印・署名することが可能で、PCの面倒な設定も不要。
  • ステータス確認:自社・相手方の押印状況をひと目で確認できるため、契約の締結漏れを防止。
  • 印影登録:電子契約に押印する印影を登録することが可能。
  • 3社間契約対応:3社間以上で契約を締結する場合にも対応可能。
  • 認証局と直接連携:GlobalSignと連携しており、電子契約に必要な電子証明書の発行申請・設定を簡単に行うことが可能。
  • 長期署名対応:システム上に保管された電子契約については、有効期限が近づいたタイプスタンプを自動延長。検証可能期間を延長できるため、長期保管が必要な契約にも安心して利用可能。
  • AATL対応:Adobeの最新署名方式(AATL)に対応しており、証明書の有効性を電子契約システムに依存せずに確認することが可能。
  • 証明書の期限通知:電子証明書の有効期限が迫ってきた場合、システム上で電子証明書の更新期限をご案内。有効期限切れを防止。
  • ワークフロー:自社ワークフローを設定することができ、署名依頼をする前に、承認作業を入れることが可能。
  • 署名依頼メールの再送信:取引先に署名依頼後、先方の担当者が署名依頼メールを紛失した場合でも署名依頼メールを再送信することが可能。
  • フリーテキストエリアの設置:署名位置設定時にフリーテキストエリアを設定することができるので、送信先に対して署名実行の前に契約に必要な情報の入力を求めることが可能。
  • 手書きサイン:スマートフォンやタブレットで、手書きによるサインが可能。
  • スマホ対応:スマートフォンで署名をすることが可能。
  • 一括送信:複数の送信先データを入力した指定のCSVファイルをアップロードすることで、1件の契約文書を複数の送信先に対して、署名依頼送信することが可能。

③BtoBプラットフォーム 請求書

3つ目は、BtoBプラットフォーム 請求書になります。

BtoBプラットフォーム 請求書は、企業間で発生する請求書の受け渡し業務すべてを、ひとつのクラウドシステム上で行うことができ、これまで時間・コスト・手間のかかっていた経理業務を大きく改善してくれるクラウド型電子契約システムです。

BtoBプラットフォーム 請求書は、販売管理システムや会計システムと連携し、管理データを取り込んで大量の請求書や支払通知書を一括で発行することが可能で、実際、50以上のシステムと連携することができます。

<BtoBプラットフォーム 請求書の機能一覧>

以下が、BtoBプラットフォーム 請求書の機能一覧になります。

⑴受取機能

  • 公共料金の請求明細をWeb上で自動取込:運送料や電話料金など営業所単位で発行される膨大なWeb請求明細を、
    1アカウントで受け取りから管理まで行え、経理業務が大幅に削減。さらに電気・ガス・水道などの公共料金の請求明細も自動でまとめて受け取る事が可能。
  • 通知書機能(支払通知書を電子で作成し即時発行):支払先に対して、支払通知書や支払案内書を簡単に作成・発行できる機能。支払金額データの一括アップロード機能で、1つ1つ通知書を作成する必要が無くなり、作業時間・郵送コストを削減可能(メリットとして、①紙で作成・郵送していた支払通知書をデータ作成・送信することで、業務コスト、発送コストを大幅削減。②通知書のタイトルや帳票項目は自由に設定できるため、貴社の業務にあわせて運用可能。③支払金額確定データをアップロードするだけで、通知書を自動作成。作業時間とミスの発生を軽減。④明細データのダウンロードで照合作業が簡略化。請求書作成がスピーディに行え、受け取りまでの日数が短縮。など)
  • 支払通知書の自動発行(会計システムから通知書を自動で作成・発行可能):会計管理システムから会計データをアップロードするだけで、支払通知書が自動で作成・発行され支払通知書にかかる作業・手間がなくなり大幅な支払業務の削減が可能。
  • 会計システムへの自動取込(請求データを自動で会計システムに取り込み入力ミスの削減):BtoBプラットフォーム 請求書で受取った請求書のデータを会計システムへ自動ダウンロード&インポート。会計システムに入力する必要がなくなり、入力作業の時間・手間・コストを削減。支払い業務が簡略化(メリットとして、①入力作業の手間削減:
    請求データがダウンロードされるので、手入力での作業が無くなり、入力作業の時間・手間・コスト削減が実現。②会計システムが最新の請求金額と同期:請求データが自動で会計システムに取り込まれるので、手作業で会計データに情報を反映する必要なく、常に最新の情報が更新。)。
  • 請求書添付ファイル保存機能:請求書に関連するファイル(稟議書・見積書・契約書・領収書など)を1か所にまとめル事が可能。請求書と関連ファイルを一元管理することで、承認者への共有が簡単になり、ファイル探しで時間を無駄にすることも減少(特徴として、貴社の請求書添付ファイルが無期限で保存可能、支払先の請求書添付ファイルが無期限で保存可能、大容量のストレージに保存可能)
  • 紙の請求書も一元管理:紙で受け取った請求書を電子保存し、BtoBプラットフォーム上で電子請求書として一元管理が可能。請求の社内承認・会計仕訳・支払処理から保管後の請求情報検索まで一元管理で無駄な工数が削減。

⑵ 発行機能

  • 自動入金消込・督促機能:貴社の銀行口座と『BtoBプラットフォーム 請求書』を連携し、入出金データの取り込みと入金消込業務が自動化され、作業時間を短縮可能。さらに、消込時に入金が確認できていない取引先に、システム上から督促することも可能。
  • 請求書を自動発行:販売管理システムのデータから電子請求書を自動作成・発行可能で、ファイル転送ツール(FTP/FTPS・HULFT)を利用して、BtoBプラットフォームにログインすることなく大量の電子請求書を自動で作成・発行できる機能。請求書発行業務の時間を大幅に短縮可能で、確定した請求データを自動で取込発行するため人的ミスもなくす事が可能。
  • 郵送代行サービス:請求書、支払通知書、納品書の発送業務がなくし、郵送費、紙代、封筒代、印刷費、作業費が全部含まれて1通90円(税抜)~。取引先が電子帳票でのやりとりに同意していただくと、郵送にかかっていたコストも削減。
  • 自動入金消込・督促機能:貴社の銀行口座と『BtoBプラットフォーム 請求書』を連携し、入出金データの取り込みと入金消込業務が自動化され、作業時間を短縮可能。さらに、消込時に入金が確認できていない取引先に、システム上から督促することも可能。
  • 経営ダッシュボード「自社の請求・回収状況」「複数口座の残高・入出金推移」を集約し、一目でわかるグラフで見える化。経営に役立つ各種情報をビジュアルで感覚的に把握することができる機能。

⑶支払通知機能

支払通知書機能(支払先からの請求書を受領するまでの時間を大幅削減可能):支払先に対して、支払通知書や支払案内書を簡単に作成・発行できる機能です。支払金額データの一括アップロード機能で、1つ1つ通知書を作成する必要が無くなり、作業時間・郵送コストを削減可能。支払先に対して、支払通知書や支払案内書を簡単に作成・発行できる機能です。支払金額データの一括アップロード機能で、1つ1つ通知書を作成する必要が無くなり、作業時間・郵送コストを削減可能。

今回、紹介した以下の3つのクラウド型電子契約システムは、それぞれ特徴が事なうため、注意が必要です。

  1. Holmes(ホームズ)
  2. GMO電子契約Agree
  3. BtoBプラットフォーム 請求書

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は、『法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型電子契約システム3選。機能面でおすすめのクラウド型電子契約システムはこれだ!』という記事のタイトルで、法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型電子契約システムを3つ詳しく解説しました。

今回説明したように、クラウド型電子契約システムは、価格だけでなく、機能も異なります。

そのため、導入する際は、比較検討してから導入することをおすすめします。

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