請求書受領システムの選び方｜見積もりが比較できないのは「数える対象」が製品ごとに違うから。先に決める6つ

請求書受領システムの見積もりを3社から取ると、金額の桁が揃わないことがあります。安い高いの前に、各社が数えている対象が違うためです。この記事では、見積もりを同じ土俵に載せるために自社側で先に決めておくことを、6つの工程に分けて整理しました。各サービスの条件は2026年11月10日に公式ページで確認したものです。

比較が成り立たないのは「数える対象」が違うから

請求書受領システムの料金は、固定の月額だけで決まる製品がほとんどありません。何かの件数に応じて従量部分が乗る設計で、その「何か」が各社で違います。

2026年11月10日に公式ページで確認した範囲では、invox受取請求書はデータ化した件数、マネーフォワード クラウド債務支払は支払依頼の件数、freee支出管理 受取請求書は保管した枚数、Bill One請求書受領は1年間に受領する請求書の件数で課金の大きさが決まります。バクラク請求書受取は金額を公開していませんが、料金体系の注記に「請求書の処理件数やご利用環境により変動いたします」と書かれています。

同じ「月100枚」を伝えても、受け取る側がそれを何件に換算するかが違うため、返ってくる金額は比較できません。自社の数え方を先に決め、各社の課金対象へ自分で置き換えてから渡すのが近道です。

工程1 直近3か月の請求書を数える

最初にやるのは実数の把握です。月平均だけでは足りません。請求書は決算期や繁忙期に偏るため、いちばん多かった月の枚数も出しておきます。従量課金のサービスでは、ピーク月の金額が社内の想定を超えて稟議が止まることがあります。

紙と電子の内訳も同時に数えます。紙の比率は、受領代行やスキャン代行を使うかどうかの判断材料であり、そのまま追加費用に跳ね返ります。たとえばinvox受取請求書の請求書スキャンサービスは、各プランの月額基本料金に9,800円（税込10,780円）、データ処理料金に1件あたり100円（税込110円）が上乗せされると公表されています。

数えるときは、1つの封筒に複数の請求書が入っていたケースを分けて記録しておくと、あとの工程で効きます。サービスによっては、同封物をまとめて1件として扱う運用があるためです。

工程2 自社の数え方を各社の課金対象に置き換える

数えた枚数を、そのまま全社に渡してはいけません。サービスごとに何を数えるかが違うため、こちらで換算して渡します。

支払依頼の件数は、枚数とずれやすい数字です。1回の申請に複数の請求書をまとめられる運用なら件数は枚数より少なくなり、1枚ずつ申請する運用なら同じになります。マネーフォワードの公式ページは、支払依頼の件数を申請を実行した時点でカウントし、差し戻しになった場合でも1件として数えると注記しています。承認で差し戻しが起きやすい会社は、実績の回数を数えておくほうが正確です。

保管枚数も注意が要ります。freeeは年600枚を基本料金に含み、追加枠は600枚で年18,000円、枠を超えた分は1枚50円と公表しています。追加枠は期中に買い足せないと明記されているため、年度の初めに年間枚数を読む必要があります。

工程3 保管する書類の範囲を決める

請求書だけを入れるのか、見積書や納品書、自社独自の証憑まで入れるのかで、必要な容量も金額も変わります。保管枚数で課金する方式では、範囲を広げるほど不利になります。逆に、受領件数や支払依頼の件数で課金する方式では、保管する書類が増えても金額は動きません。

範囲を決めるときの基準は、検索したい単位です。あとから「あの納品書を探したい」と思う可能性があるなら、同じ場所に入れておくほうが実務は楽になります。別のストレージに分けると、探す場所が2つになり、結局どちらにもない状態が生まれます。

公式ページで請求書以外の保管を明記しているのは、確認できた範囲ではfreee支出管理 受取請求書だけでした。Bill Oneは機能一覧に「請求書以外の電子帳簿保存法対応」という項目があります。範囲を広げたい場合は、この点を見積もりの条件に入れてください。

工程4 受領の入口を洗い出す

請求書がどこから届くかは、自動化できる範囲を決めます。入口ごとに件数を出しておくと、どのサービスのどのプランが要るかが見えます。

入口のうち、いちばん差が出るのは取引先サイトからのダウンロードです。担当者が毎月手作業で取りに行っている場合、属人化しやすく、担当者が休むと止まります。公式ページでこの形式を対象として明記しているサービスもあれば、注記で「サイトの仕様や変更、メンテナンスなどにより受領できない場合があります」と断っているサービスもあります。件数が多いなら、見積もりの前に対応可否を確認してください。

工程5 法制度の要件を自社の条件に当てる

システムの機能名ではなく、自社がどの要件に当たるかを先に決めます。受け取る側にかかるのは、消費税法の仕入税額控除と、電子帳簿保存法の電子取引の保存です。

消費税法30条7項は、課税仕入れ等の税額の控除に係る帳簿及び請求書等の保存が無いときは、同条1項の仕入税額控除を適用しないと定めています。同条9項は、ここでいう請求書等に、適格請求書・適格簡易請求書のほか、それに代えて提供される電磁的記録が含まれるとしています。データで受け取ったものも保存の対象です。

受け取った請求書に何が書かれていなければならないかは、消費税法57条の4第1項が6つ挙げています。

電子取引で受け取ったデータの保存は、電子帳簿保存法施行規則4条1項が4つの措置を挙げ、そのいずれかを行うことを求めています。タイムスタンプを付した後に授受する、授受後に速やかにタイムスタンプを付す、訂正削除の履歴が残るか訂正削除ができないシステムを使う、正当な理由がない訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する、の4つです。

どれを選ぶかでシステムに求める機能が変わります。タイムスタンプを選ぶならその機能があるプランが要り、訂正削除できないシステムを選ぶならその点を公式が明記しているかを見ることになります。事務処理規程を選ぶ場合は、規程を定めて運用し、電磁的記録の保存に併せて規程を備え付けるところまでが要件なので、システム側の機能ではなく社内の整備の問題になります。

検索の要件は同規則2条6項5号にあり、取引年月日その他の日付・取引金額・取引先を条件に設定できること、日付と金額は範囲を指定できること、2以上の記録項目を組み合わせられることを求めています。なお規則4条1項には、基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者などについて検索機能の要件を外せる旨のかっこ書きがあります。条件は入り組んでいるため、自社が当たるかどうかは条文で確認してください。

工程6 連携先と出力形式を確定する

最後に、データの出口を決めます。会計システムの製品名とバージョン、インターネットバンキングの銀行名、API連携かCSV連携かの3点です。

会計システム名は、各社の連携一覧に載っているかを見るだけでなく、見積もり依頼時に明示します。掲載が無い場合でもCSVのレイアウト設定で接続できることがあるので、一覧に載っていないという理由だけで候補から外さないでください。invoxは2026年5月現在で50種類以上の会計システムやERPと連携していると公表しており、掲載されていないシステムも相談できるとしています。

銀行については、API連携に対応していればワンクリックで振込データを送信できるサービスがあります。マネーフォワードは三菱UFJ銀行や三井住友銀行などの名前を挙げ、対応していない銀行でもインターネットバンキングがあればFBデータを作成して手動で連携できると説明しています。ただし送金そのものは利用者側のインターネットバンキングから行う必要があるという注記も付いています。

見積もりを依頼するときに渡す1枚

ここまでで出した数字を1枚にまとめて、各社に同じものを渡します。相手ごとに数字を変えるのではなく、同じ素材を渡したうえで、各社がどう換算するかを見るのが比較になります。

無料で試せる範囲を確認する

金額の比較と並行して、申し込み前にどこまで触れるかも確認しておきます。公式ページで確認できた範囲では、invox受取請求書は10件まで無料で請求書の自動データ化を試せると記載し、トライアル中からチャット・メール・オンライン会議のサポートを無料で何度でも使えるとしています。マネーフォワード クラウド債務支払は1ヶ月無料で、クレジットカードの登録は不要、終了後に自動的に有料プランへ移行して請求が発生することはなく、作成したデータは引き継がれると明記しています。ただしトライアル期間中は一部使えない機能があるという注記も付いています。

freee支出管理 受取請求書とBill One請求書受領の製品ページには、無料トライアルの記載が見当たりませんでした。導線は資料ダウンロードと無料デモ、または問い合わせです。バクラク請求書受取には「無料で試してみる」の導線があり、よくあるご質問にもトライアルの項目がありますが、範囲と期間は公式へ確認が必要です。

試す段階で見ておくとよいのは、金額ではなく実務の手触りです。読み取り結果の確認画面が原本と並んで見られるか、承認の差し戻しが何クリックで終わるか、検索が取引先名と金額の範囲でできるか。数字に出ない部分は、触らないと分かりません。

ありがちな失敗

1つめは、月額の下限だけで比較することです。基本料金が月980円のサービスでも、受け取る枚数が多ければ従量部分が基本料金の何倍にもなります。逆に基本料金が高くても、含まれる件数が多ければ総額は下がります。比較するのは年額の総額です。

2つめは、導入月から全部が電子になる前提で数えることです。受領システムは取引先に送付先を変えてもらってはじめて効果が出ます。切り替えには取引先への連絡が要り、相手の都合で進まない分は紙のまま残ります。初年度は紙のスキャン分を多めに見ておくほうが安全です。

3つめは、オプションを別に数えないことです。電子帳簿保存法への対応、シングルサインオン、受領代行、導入支援が有償オプションになっているサービスがあります。本体の金額だけを比べると、必要なものを足した時点で順位が入れ替わります。