そもそも人材派遣管理システムとは？何ができる？
人材派遣管理システムとは、人材派遣会社が自社スタッフの情報を管理するために使用するツールです。
システム上では、スタッフの個人情報やマイナンバー、勤怠データを一括管理します。これにより、正確な勤怠管理と業務効率化を実現できます。
人材派遣業は、やや特殊な業態です。まず派遣会社がスタッフと契約を交わし、自社が保有する求人とスタッフをマッチングさせます。スタッフは派遣先企業で働きますが、双方が直接労働契約を結んでいるわけではありません。あくまで派遣元企業を介したやりとりです。
このような仕組みゆえに、派遣元企業はスタッフの勤怠を正しく管理しづらいという側面があります。勤怠を直接管理するわけではありませんし、クライアント企業によって給与や労働条件、制度が異なるからです。
派遣元企業は、スタッフに関するさまざまなデータを一括にまとめ、情報を正確に管理する必要があります。そのために使われるのが人材派遣管理システムです。
人材派遣管理システムには勤怠管理の他に、営業活動で獲得した求人の登録や案件の管理、給与計算まで行えるものもあります。煩雑な業務を簡略化でき、無駄なコスト削減にもつながるでしょう。
派遣スタッフのスキルや稼働率も登録しておけば、新たに人材派遣を行う際、優秀な人材を判別しやすくなります。クライアント企業の希望通りの人材を派遣できれば、顧客満足度の向上も期待できます。
人材派遣管理システムでできること
人材派遣管理システムとは何かを具体的にイメージできるように、システムを使ってできることを詳しく解説します。
派遣スタッフの情報管理
人材派遣管理システムの主要な機能は、自社が契約するスタッフの情報管理です。氏名や住所などの個人情報から、これまでの仕事の経歴や評価までをまとめます。
派遣元企業が抱えるスタッフは、数百人〜数千人規模になることもあります。書類での管理はセキュリティや業務効率の観点から望ましくないでしょう。スタッフのデータ管理に特化した専用システムは、スムーズな人材派遣業務の遂行に欠かせません。
契約情報の管理
人材派遣業は、スタッフの個人情報だけでなく、それぞれの契約情報も徹底して管理しなければなりません。ITツールの発達以前は、紙での管理が一般的でしたが、これでは整理や検索に時間がかかります。紛失のリスクも伴うでしょう。
利便性と安全性を高めるためにも、派遣管理システムを活用し、契約情報もデータ化して保存しておくことが推奨されます。
ミスマッチを防ぐ
派遣管理システムは、クライアント企業の求人情報も登録が可能です。スタッフの経歴や希望のデータと求人条件を照らし合わせて、双方に最善のマッチングを図ることができます。
例えばクライアント先企業が「急に休んだりしない人材」を絶対条件としている場合、これまでの勤怠データから、欠勤がないスタッフに優先して求人を紹介することで、ミスマッチ回避につながります。
スタッフの仕事ぶりは、クライアント企業の満足度に直接影響します。また条件によってスタッフのモチベーションも変わってきます。スタッフを派遣する場合、クライアント企業とスタッフとの相性は何よりも大切なのです。
複雑な打刻プロセスを自動化
派遣雇用の場合、勤務を管理する打刻の方法は特殊です。スタッフは派遣先企業での労働を終えると、派遣先企業から承認を得る必要があります。そしてその後、派遣元の企業がデータを受け取り、勤務時間に応じて給与がスタッフに支払われます。
勤怠申請・承認の方法はさまざまです。派遣先企業が打刻ツールを導入していることもあれば、タイムシートなど専用の用紙に手書きで記入し、責任者のサインや証明印をその都度もらわなければならないこともあります。
タイムシートで管理している場合、スタッフは所定日までにFAXなどで送信する手間がかかります。もしスタッフが送信を忘れてしまうと、正確な給与計算ができないので、派遣元の企業が回収に追われることも多いようです。
またタイムシートはヒューマンエラーの発生率も高く、あまり推奨されません。記入漏れやミスがあれば差し戻しで時間がかかってしまいます。
人材派遣管理システムの導入によって、これらの煩雑な業務を自動化できます。データは全てリアルタイムで反映されるため、タイムシートを回収する必要もなくなりますし、承認は責任者がボタンをクリックするだけで済みます。
人材派遣管理システムのメリット・デメリットをまとめました！
人材派遣管理システムの導入を考えている企業担当者に向けて、メリットとデメリットについて解説します。
メリット
まずは人材派遣管理システムのメリットを紹介します。
スタッフの労働時間を正確に把握できる
スタッフの労働時間をきちんと把握できるのは、システム導入の大きなメリットです。派遣業務においてよく問題となるのが、サービス残業や給与未払いです。
承認チェック派遣先の企業が行います。職場の雰囲気や打刻方法によっては、残業申請をしづらいということもあります。残業したのになかなか言い出せず、つい定刻通り申請してしまうのです。
これは派遣元にとって損失ですし、スタッフのモチベーションを大きく下げる原因にもなります。正しく給与を支払うためにも、スタッフの労働時間は確実に把握しなければなりません。
派遣管理システムを利用すれば、スタッフはスマートフォンやPCから打刻申請を行えます。システムを介しての手続きになるので、残業をした場合でも気兼ねなく申告できるでしょう。
またスタッフの仕事振りのチェックもスムーズになります。出勤情報などをその都度電話などで報告してもらわなくても、システム上で確認できるからです。
打刻やシフト・休暇申請の簡略化
スタッフが働く企業によっては、ITツールの導入がされておらず、打刻が手作業なことも多々あります。これは打刻ミスや正確な給与支払いに影響があり、スタッフにも負担がかかります。
クラウド型のシステムを導入すれば、スタッフ自ら操作して打刻を実行できるので、ITツールが浸透していない職場で働く上でも安心です。
また従来はシフトの変更から休暇の申請まで、電話・FAXなどを使っていましたが、人材管理システムを利用することで、申請から承認までをシームレスに行うことができます。
承認手続きの簡略化
人材管理システムは、派遣先のクライアント企業にも大きなメリットがあります。タイムシートにサインが必要な場合、担当者は終業後に大量のタイムシートにまとめてサインするなどの労力を要しますが、システムを導入すればワンクリックで承認が完了するのです。
デメリット
人材管理システムには、いくつかデメリットも存在します。
導入コスト
導入に手間とコストがかかるのは大きなデメリットでしょう。まずはいくつかのサービスを比較検討するところから始まり、それぞれの費用対効果を考えていかなければなりません。機能や価格はシステムによってさまざまです。
自社スタッフの管理にそれほど手間を要していない場合、期待するほど大きな効果は見込めないかもしれません。
導入だけでなく、運用コストも念頭に置かなければなりません。クラウド型のシステムの場合は月額利用料として、買い切り型の場合は機能を追加する際に費用がかかります。
現在使っているものから他のシステムに乗り換えるという場合は、移行期間も考えておきましょう。本格的に稼働させるまで、平均して数ヶ月ほどかかるようです。
自社に合わないツールの導入には注意
業務効率化システムの導入には、事前に目的を明確にすることが必須です。例えば業務を簡略化したいだけなのに、複雑で高機能なツールを導入してしまうと、使いこなせずむしろ逆効果になってしまいます。この場合は勤怠管理に特化したシステムを選ぶことが重要です。
また派遣スタッフがシステムをうまく使いこなせない可能性も考慮しなければなりません。スタッフからの問い合わせ対応によって、派遣元企業が余計に労力を割くことになれば本末転倒です。なるべくシンプルなシステムの選択を心がけましょう。
人材派遣管理システムの選び方を解説！
人材派遣管理システムは、以下の点を基準にして検討しましょう。
必要な機能は揃っているか
派遣会社の業務内容はクライアントの開拓から給与計算、スタッフへのフォローまでさまざまです。必要な機能があり、本当に業務効率が上がるかどうかをしっかり確認しましょう。
導入したものの機能が足らず、他のツールを使わなければならなくなると、運用フローがより複雑になってしまいます。
給与計算システムとの連携があるとなお良い
派遣スタッフの給与は、勤怠データを元に算出されます。最小限の手間で業務を行なっていくのであれば、給与計算機能があるものをおすすめします。
法改正に即座に対応してくれるか
人材派遣事業は、労働者派遣法や労働契約法を特に遵守しなければなりません。これらに反してしまうと最悪の場合、事業の許可取消や事業廃止命令など行政処分が下されることがあります。法令に対応した運営は必須です。
人材派遣管理システムは、これらを考慮したものになっているのかという点も見極める必要があります。上記の法律は、改正されることがありますので、その都度システムもアップデートされなければなりません。
法改正が行われたタイミングで即座にシステムも対応してくれるかどうかは、導入の見積もりを行う際に必ず確認しましょう。インターネット上の口コミや評判も参考になります。
カスタマイズ性の有無
自社の業務内容に合わせて、細かいカスタマイズができるかどうかも基準の一つです。システムの仕様によってはスタッフの登録や検索など、必要な情報にすぐにアクセスしづらいものもあるでしょう。給与明細などの書類作成も、自社のフォーマットに合っていないと非常に不便です。
柔軟性のあるシステムを選びましょう。
利用可能デバイス
モバイル端末からの利用が問題なく行えるかも大切です。PCの利用ができない職場からでも正確に出退勤の管理ができるように、スマートフォンやタブレット上での利用ができるシステムを選びましょう。
人材派遣管理システムは無料で導入できる？
多くの人材派遣管理システムは、無料で使い始めることができます。一定のトライアル期間を設けているサービスがあり、期間は30日前後が一般的です。
また初期費用無料で提供されるサービスもあるので、自社の予算に合わせて選択すると良いでしょう。
費用をなるべくかけたくないのであればクラウド型のシステムがおすすめです。利用可能な機能によってプランが用意されていることが多く、本当に必要な機能だけを導入することができます。自社のニーズにあったものを選べば、無駄なコストも減らせるでしょう。
買い切り型のソフトは初期の導入コストが高くなることが多いので注意が必要です。
しかし無料で全ての機能が永続的に使えるサービスは現状存在しません。
人材派遣管理システムは、派遣スタッフの個人情報を扱うものです。氏名や住所だけでなく、給与や社会保険について、マイナンバーも入力しなければなりませんので、仮に無料ツールがあったとしても、利用すべきではないでしょう。
セキュリティ面から考えて、多少のコストを払ってでも厳格に管理しなければなりません。
人材派遣管理システムのおすすめ5選！
おすすめの人材派遣管理システムを紹介します。
抜群の機能性、スタッフナビゲーター
スタッフナビゲーターは、国内シェア1位を誇る定番の人材派遣管理システムです。最大の特徴は優れた機能面です。派遣スタッフのデータを全てまとめて管理できます。
履歴書や資格、スキルだけではなく、雰囲気や印象などの視点からもスタッフを管理・検索可能です。クライアント企業に最適な人材を探し出すことができるでしょう。
サポート体制も充実しており、初めてシステムを導入する企業にも最適です。遠隔にサポート対応しているので、操作上の些細な疑問でもすぐに解決することができます。
導入費用は498,000円〜1,000,000円となっています。
シンプルかつハイクオリティ、派遣can
派遣canはシンプルな操作性でありながら、高いクオリティの人材派遣管理システムです。注目すべきは検索機能の精度です。多種多様な条件を組み合わせて、ニーズにマッチした人材を見つけ出せます。大人数のスタッフを抱える企業におすすめです。
コストの低さも導入の後押しになります。必要な機能ごとにパッケージ用意されており、自社の規模や業務に合わせて最安値の費用で利用可能です。30日の無料トライアルも用意されています。
機能や最大稼働人数、スタッフ数に応じた従量課金制をとっており、見積もりが必要です。
圧倒的な導入実績、DIGISHEET
DIGISHEETは4,500以上の企業に導入されているシステムです。利用者数は6万人を超えています。派遣社員は勤務体系が不規則になることも多いですが、DIGISHEETは複雑なシフトにも柔軟に対応できるという特徴があり、導入すれば勤務時間管理の手間を大幅に省くことができます。
クラウド型システムのためインストールは不要で、既存のシステムとの連携も容易な仕様となっています。実績のあるサービスを利用したい企業におすすめです。
導入費用は問い合わせ要、月額料金はユーザー1人あたり390円からとなっています。
採用管理や人材の推薦もできる、MatchinGood
MatchinGoodは、人材派遣管理に加え採用管理機能も兼ね備えたツールです。自社が保有する求人のデータを一括にまとめることができます。求人内容はワンクリックで様々な求人媒体へと掲載することが可能です。
そしてクライアント企業への人材紹介も一台で完結します。優秀な人材を紹介するメールも迅速に作成・送信できるので、営業効率の促進にもつながるでしょう。送信したメールは履歴として管理されますので、逐一情報を入力する手間も省けます。
利用料は月額17,500円〜となっており、初期費用を払うことで月額料金が下がるプランも用意されています。
位置情報で出勤データを正確に管理、e-naviタイムシート
e-naviタイムシートは、派遣スタッフの勤怠をすべて電子化するシステムです。タイムシートを利用する必要はなくなります。
最大の特徴はスマートフォンの位置情報を取得し、正確な情報を記録できる点です。取得した位置情報は暗号化され、安全に保管されますのでセキュリティの観点からも安心して使用できます。
導入費用は無料、スタッフ1人あたり月額250円から利用可能です。
