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法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型ナレッジマネジメントシステム3選。機能面でおすすめのクラウド型ナレッジマネジメントシステムはこれだ!

クラウド型ナレッジマネジメントシステムを導入する中小企業、零細企業が急速に増えています。

そのため、今回は、『法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型ナレッジマネジメントシステム3選。機能面でおすすめのクラウド型ナレッジマネジメントシステムはこれだ!』という記事のタイトルで、法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型ナレッジマネジメントシステムを3つ詳しく解説します。

法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型ナレッジマネジメントシステム3選。機能面でおすすめのクラウド型ナレッジマネジメントシステムはこれだ!

今回は、法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型ナレッジマネジメントシステムを3つ詳しく解説します。

今回、紹介するのは、以下の3つのクラウド型ナレッジマネジメントシステムです。

  1. Confluence(コンフルエンス)
  2. サイボウズLive
  3. INSUITE(インスイート)

①Confluence(コンフルエンス)

1つ目は、Confluence(コンフルエンス)になります。

Confluence(コンフルエンス)は、日々資産管理のことばかり考えているマニアック集団「株式会社アセットメント」が提供するクラウド型ナレッジマネジメントシステムです。

<Confluence(コンフルエンス)の機能一覧>

以下が、Confluence(コンフルエンス)の機能になります。

  • 文字、議事録、テンプレート機能:ミーティング議事録や製品要件から、マーケティング計画や人事ポリシーまで何でも作成。空白のページまたはカスタマイズ可能なテンプレートから作成して、画像や動画、GIF を加えて個性を発揮し、仕事に活気を付与。
  • 整理機能:アクセスを自分だけに制限したり、全員に設定したりできます。強力な検索機能とページのツリー構造により、コンテンツを簡単に見つけて利用可能。
  • 検索、整理機能:関連するページのグループ化し、コンテキストのわかるフィードバック。文脈にフィードバックを添えることも可能。レビュープロセスをスピードアップして、作業を前進。協力してページを編集、インラインコメントやページコメントを使ってフィードバックを提供し、協力を依頼するチームメンバーにメンション、チームの意志決定プロセスを可視化。

また、以下が、Confluence(コンフルエンス)の

クラウドサーバー(オンプレミス)データセンター
コンテンツ作成
○コラボレーティブな編集
テンプレートとブループリント
チーム、プロジェクト、パーソナル スペース
インライン、ページ、ファイルへのコメント
マルチメディア、ダイナミックコンテンツ
ドキュメント管理
チームとページの権限
ページ、ファイルのバージョン管理
サードパーティーの統合
モバイル
管理者コントロール
ディザスタリカバリ×
アクティブアクティブ-クラスタリング××
SAML シングルサインオンAtlassian Accessあり×はい
2 段階認証の強制設定Atlassian Accessあり×はい
パスワードポリシーAtlassian Access​あり×はい
プライオリティ サポートAtlassian AccessありAtlassian AccessありAtlassian Accessあり

②サイボウズLive

2つ目は、サイボウズLiveになります。

サイボウズLiveは、グループチャットや掲示板、ファイル共有など、チーム運営に必要な機能がそろったチームを生み出すことができるクラウド型ナレッジマネジメントシステムです。

また、サイボウズLiveは、すべて無料で利用でき、招待されたメンバーだけで情報共有ができるグループスペースを簡単に作れます。

サイボウズLiveは、上記を踏まえ、以下の3つが特徴的と言えます。

  • グループには300人まで参加可能
  • 無料でいくつでも作れる
  • プロジェクトの情報共有に必要な機能がワンセット

<サイボウズLiveの機能一覧>

以下が、サイボウズLiveの機能一覧になります。

⑴PCで使用可能な機能

掲示板機能PC画面では、情報をまとめて整理するのに便利な機能が搭載。Wikiのように情報を整理して共有可能。
イベントカレンダー形式で閲覧できるから今後の予定が一目瞭然。プロジェクトメンバー全員に重要なイベントの日付を周知可能。iCalendar出力機能を使えば、Googleカレンダーなどの他ソフトで登録された予定も閲覧可能。
ToDoリスト登録したToDoは担当者のマイカレンダーに表示されるため、ToDoの実施もれを防ぐことが可能。
共有フォルダMicrosoft Officeの文書はもちろん、画像やテキストファイル、PhotoshopやIllustratorのファイルもアップロード可能。1ファイル当たり25Mバイトまでをアップでき、メールに添付しにくいサイズのファイルも簡単に共有可能。
リンク集グループのトップページで、よく利用するWebサイトのリンクを共有可能。
グループ内検索グループ内の投稿を検索可能。グループ内を横断的に検索できるので、求める情報を簡単に探すことが可能。

⑵チャット機能:リアルタイムにやりとりできるチャット機能を標準装備。複数のメンバーとのグループチャットや、1対1のダイレクトチャットを簡単に始め流ことが可能。

  • グループチャットには300人まで参加可能
  • チャットに添付できるファイルは1ユーザー当たり1GB
  • PCだけでなく専用のスマートフォンからもチャット可能

⑶ホーム画面機能:ホーム画面には、参加中のグループの新着情報やイベント情報が集約表示。画面を移動することなく次々と新着通知の内容を閲覧可能。複数のグループに参加していても効率良く新着情報をチェック可能。グループごとに新着通知がまとまっているので、重要なプロジェクトのグループから先に新着情報を確認し、優先順位を考えながら仕事を進めることが可能。

⑷マイカレンダー機能:個人の予定はマイカレンダーで管理可能。 マイカレンダーには参加グループのイベントも集約表示されるので、個人の予定もプロジェクトの予定も一元管理可能。マイカレンダーには、Googleカレンダーや社内のサイボウズの予定を同期することも可能。

⑸プロフィール機能:サイボウズLive上で繋がっている知人とプロフィールを共有できます。連絡先や勤務先などを掲載できるので、名刺代わりに使うことが可能。また、140文字以内で「近況」を投稿可能。

⑹新着情報のメール通知機能:新着情報はメール配信されるので、サイボウズLiveを常にアクセスする習慣がない人にも確実に情報共有可能。通知先を複数登録できるので、携帯のメールアドレスにも配信可能。メール配信間隔の設定、夜間など指定した時間帯だけ通知を止める設定など、細かな指定が可能。

⑺Facebook/Twitterとの連携機能:FacebookやTwitterのアカウントで簡単にユーザー登録でき、Twitterで繋がっている知人にサイボウズLiveの招待状を送ることが出来るので、いつもやりとりしている知人と簡単に情報共有をスタートで可能。

⑻スケジュール同期機能:サイボウズLiveシンクを使うと、Googleカレンダーや社内のサイボウズの予定をサイボウズLiveのマイカレンダーに同期可能。また、iCalendar出力機能を使うことで、グループのイベントをGoogleカレンダーやデスクトップのカレンダーソフトで閲覧可能。

⑼アンケート機能:アンケート機能を使えば、メンバーの意見を簡単に可視化可能。候補ごとの得票数や投票者の一覧が表示。日程や場所の調整だけでなく、複数のアイデアから投票で一つ選びたいといった状況で便利。

⑽スライドショー機能:共有フォルダにアップした写真や画像をスライドショー表示でき、いちいちファイルをダウンロードせずに次々と閲覧できるので、デザイン制作など画像のやりとりが多いプロジェクトに便利。

③INSUITE(インスイート)

3つ目は、INSUITE(インスイート)になります。

「INSUITE」(インスイート)は、情報とビジョンが適切に伝えることができるクラウド型ナレッジマネジメントシステムで、デジタルトランスフォーメーション(DX)を推進し、組織のベクトルを統一することで、働き方改革を支援してくれます。

導入企業として、以下が挙げられます。

  • 日本放送協会(NHK)
  • 福岡県庁
  • SGホールディングス株式会社
  • 株式会社ユニ・チャーム
  • 加賀電子株式会社
  • 兼松株式会社
  • 九州電力株式会社

<INSUITE(インスイート)の機能一覧>

以下が、INSUITE(インスイート)の機能一覧になります。

会社運営機能関連

  1. ポータル(全社、部門別、業務別)機能:プログラムの知識不要で、使い続けられるポータルを作成。全社だけでなく、部門や拠点、部署横断でのプロジェクトなど、目的ごとにポータルを分けて管理可能。
  2. 動画チャンネル機能:経営層からのメッセージや拠点ごとの取り組みなど、動画だからこそ「伝わる」コンテンツがかんたんに共有可能。スマートフォンやタブレットなど、デバイスを選択不要。
  3. 連絡・通知機能:お知らせや緊急に知らせるべきメッセージなど、情報を漏れなく確実に伝え、宛先を細かく絞り込むことや、確認状況・回答収集も可能。宛先の個人が特定できなくても組織や役割などで柔軟に指定可能で、既読・回答状況等を一元的に管理可能。
  4. リンク機能:社内外のシステムやWebページへのリンクをまとめることで、ポータルの形骸化を防止。

現場機能関連

  1. コンテンツ機能:業務マニュアルや社内報、ノウハウ集など、継続改善が必要なコンテンツをだれでも簡単にWebページ化。だれでも作成・編集が可能でありながら、視覚に訴えるコンテンツを作成。モバイルにも対応。
  2. モバイル機能:外出や出張が多い方、テレワークされている方も時間や場所に縛られずに「INSUITE」にアクセス可能。
  3. ディスカッション(ライブラリ)機能:Q&Aやディスカッション、ノウハウ共有などをスレッド形式で自由にやり取りできます。画像や表を貼り付けられ、情報を的確に伝えることが可能。
  4. タスクリスト機能:タスクをリスト化し、アラート機能で実施漏れを防ぎ、タスクごとに公開範囲などを自由に設定可能で、タスクの共有にも便利。
  5. RSSリーダー機能:メディアや外部システムが発信するRSSフォーマットの情報を、ポータルの一部として表示可能。

仕組み機能関連

  1. SmartSync機能:iPhone/iPadのカレンダーと「INSUITE」のスケジューラーを同期する機能。
  2. スケジュール機能:予定や施設利用の登録・管理はもちろん、大企業・大組織が悩む大人数での会議も空き時間検索でスムーズに。
  3. 知話輪連携機能:ビジネスチャット「知話輪®」とシームレスに連携。「INSUITE®」のユーザー・組織情報が引き継がれるため、面倒な初期設定や管理は不要です。スケジュールの確認や調整もスマホから簡単に可能。
  4. 電子メール機能:メールデータをPCにダウンロードしないWebメールなので、セキュリティを強化しながらも場所を選ばず利用可能。「組織メール」機能を使い、ひとつのアドレスを複数のユーザーで共有することも可能。
  5. 文書管理機能:組織で共用する資料を、きめ細かいアクセス権限とともに保存可能。安全に重要情報を活用可能。
  6. ワークフロー機能:経費や稟議など、主要な申請手続きを電子化できます。履歴を保持することで、内部統制にも役立ち。

中小企業向け関連機能

  1. 管理機能:組織・ユーザーの管理や詳細な権限付与設定など、運用負荷を軽減するための機能を装備。
  2. ユーザー・組織マスタ連携:SAML2.0やユーザー・組織情報のLDAPエクスポートに対応。他の製品とのシングルサインオンや、ユーザー・グループ情報の外部システム連携が可能に。その他連携実績も多数あり。
  3. 豊富なAPI:他システムとの連携を容易にするAPIは種類、連携実績とも豊富に用意。
  4. 多言語・タイムゾーン対応:英語・中国語の他、各国の言語に対応可能。タイムゾーン(時差)にも対応しているため、グローバルでのスケジュール調整も容易に。
  5. 統合検索:機能を横断してファイルのなかの文字列まで検索でき、欲しい情報をすぐに見つけることが可能。
  6. 社員情報検索:部門・役職・携わったプロジェクトなど、さまざまな切り口で社員の情報を検索可能。
  7. 共有アドレス帳:全社で共有するアドレス情報に加え、各部門が固有で持つ顧客のアドレス情報をセキュアに管理可能。
  8. 施設予約:施設・設備ごとに細かく利用が制限でき、スケジュールと連動した予約が可能。
  9. 来客管理:来客者情報を受付担当者用に一覧化。すべての来客予定がひと目で把握できるため、受付業務を効率化。

セキュリティ関連機能

  1. 認証機能:セキュリティレベルを高める多要素認証や、生体認証に対応。また、アカウントの不正利用を防ぐためのアカウントロックなど、運用後の安心を高めるための機能も万全。
  2. アクセスコントロール機能:組織、プロジェクト、役職が複雑に絡み合うアクセス権も柔軟かつ精緻に管理。
  3. 監査ログ機能:システムの定着をデータ面から支援。さらなる活用促進を実現するためのログを提供。
  4. セキュリティサーバー機能:SSL暗号化通信やリバースプロキシ機能により、社外からのアクセスの安全性を向上。
  5. ウイルスチェック機能:ウイルス感染したファイルがアップロードされると通知および削除を実行。

今回、紹介した以下の3つのクラウド型ナレッジマネジメントシステムは、それぞれ特徴が異なります。

また、クラウド型ナレッジマネジメントシステムを導入する際は、比較検討してからにしましょう。

  1. Confluence(コンフルエンス)
  2. サイボウズLive
  3. INSUITE(インスイート)

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は、『法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型ナレッジマネジメントシステム3選。機能面でおすすめのクラウド型ナレッジマネジメントシステムはこれだ!』という記事のタイトルで、法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型ナレッジマネジメントシステムを3つ(Confluence(コンフルエンス)、サイボウズLive、INSUITE(インスイート))詳しく解説しました。

今回、紹介したように、クラウド型ナレッジマネジメントシステム(Confluence(コンフルエンス)、サイボウズLive、INSUITE(インスイート))は、それぞれ特徴が異なります。

また、クラウド型ナレッジマネジメントシステム(Confluence(コンフルエンス)、サイボウズLive、INSUITE(インスイート))は、多くの場合、無料でで資料請求ができるため、導入を検討している方は、資料請求することをおすすめします。

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