法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型マイナンバー管理システム3選。機能面でおすすめのクラウド型マイナンバー管理システムはこれだ!

多くの中小企業経営者は、クラウド型電子契約システムの導入に関して悩んでいると思います。

そのため、今回は、『法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型マイナンバー管理システム3選。機能面でおすすめのクラウド型マイナンバー管理システムはこれだ!』という記事のタイトルで、法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型マイナンバー管理システムを3つ詳しく解説します。

法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型マイナンバー管理システム3選。機能面でおすすめのクラウド型マイナンバー管理システムはこれだ!

今回は、法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型マイナンバー管理システムを3つ詳しく解説します。

今回、紹介するクラウド型マイナンバー管理システムは、以下の3つです。

  1. マイナクラウド
  2. MFクラウドマイナンバー
  3. SPIRAL(スパイラル) マイナンバー管理

①マイナクラウド

1つ目は、マイナクラウドになります。

マイナクラウドは、手間いらずで誰でも簡単に導入できる仕組みを用意されており、担当者の負担も管理コストも軽減できます。

また、サーバーの設計、運用、管理までワンストップでマイナクラウドが行ってくれるため、安定的に低価格での料金ですみます。

<マイナクラウドの機能体系>

以下が、マイナクラウドの機能体系になります。

⑴ログイン機能関連

  • 二段階認証の実施:標的型攻撃等により、ID・パスワードを第三者に漏洩したとしても、ニ段階目の本人認証で不正ログインを防止可能。
  • ID・パスワード認証(一段階目):一段階目のID・パスワード認証。ログインユーザのID・パスワードは、マイナクラウドの管理画面より、後から変更可能。
  • メール認証(ワンタイムパスワード)の採用(二段階目):アカウントまたはログインユーザ登録時のメールアドレスに第二認証コード(ワンタイムパスワード)の記載されたメールを送付。
  • トークン(ワンタイムパスワード)の採用(二段階目):トークンを使って二段階目の認証を実行可能(管理画面からの選択式)。ワンタイムパスワードの認証システムはスマホアプリのGoogle 認証システムを推奨。
  • リマインダー:ログイン時のパスワードや、お客様番号がわからない場合でも、リマインダー機能によって本人確認を行い、臨時のセキュリティコードを発行。
  • ログインユーザの追加(制限なし):第三者への漏洩や不正ログインを防ぐ為に、マイナンバー管理責任者や担当者、士業の方などへの権限の付与可能。マイナンバー取扱規定に合わせてログインユーザを設定可能。
  • ログインユーザの権限設定:ログインユーザは「最高権限」「管理担当者」「閲覧」の3つの権限に分類可能。

⑵マイナンバー登録者の管理

  • ダッシュボード:各種システム情報やステータス情報を可視化。
  • グループ管理:マイナンバー登録者をグルーピングできます。 例)店舗毎や、支店毎で登録者をグループ化。
  • メール送信機能:マイナンバー登録者に「マイナンバー収集メール」を送信可能。
  • CSVダウンロード:マイナンバー登録者を抽出して、登録者情報をダウンロード可能で、マイナンバー登録者を一括アップロード可能。
  • ステータス表示:マイナンバーの収集プロセスを分かりやすくステータス表示。(例「未登録」「承認待ち」「差戻し」「拒否」「完了」など)
  • 本人確認ファイルの管理機能:本人確認書類(個人番号カード、通知カード、免許証、パスポート、住民票など)を画像で管理可能。
  • 扶養家族の管理:扶養家族のマイナンバーも人数の制限なしで管理可能。
  • 登録者の属性管理:登録者の属性を細かく分類可能。(従業員、不動産オーナー、士業、株主、第三号被保険者など)

⑶マイナンバーの収集機能

  • メール収集機能:メールを利用してマイナンバーを収集可能。
  • スマートフォンからの登録機能:スマートフォンからマイナンバーを登録可能。
  • パスコードによる不正ログインの防止:会社特有のパスコードで認証することで、誤送信メールの不正ログインを防止。
  • 自動ログインロック機能:本人確認承認が完了すると自動的に登録者はログインロックされ、データの書き換えが防止。

⑷マイナンバー保管機能

  • マイナンバーの暗号化保管:マイナンバーのデータは通信経路の暗号化、データの暗号化がされています。
  • 画像データの暗号化保管:(AES暗号アルゴリズム)マイナンバーのデータをAES暗号アルゴリズムで暗号化。例えデータ漏洩しても暗号化データは解読不可能。

⑸マイナンバー利用・提供

  • フィルタ機能により、データ抽出機能:様々な属性でマイナンバー登録者を抽出・検索が可能。
  • 利用目的の記録機能:マイナンバーを参照する場合は、必ず利用目的を記録。
  • マイナンバーの表示機能:マイナンバーを安全に表示することが可能。
  • マイナンバーのCSV一括 ダウンロード機能:マイナンバーを安全にダウンロードすることが可能。

⑹マイナンバーの廃棄機能

  • マイナンバーの物理削除:マイナンバーは物理削除で破棄。(一旦破棄したデータは戻せません。)

⑹操作ログの記録、参照機能

  • 詳細なユーザ操作履歴を保管:ログインユーザの操作履歴は詳細に記録。
  • 操作履歴の抽出:操作履歴は様々な条件で抽出表示可能。
  • 操作履歴のダウンロード:抽出した操作履歴をダウンロード可能。

⑺セキュリティ機能

  • 二段階ログイン認証:標的型攻撃等により、ID・パスワードを第三者に漏洩したとしても、ニ段階目の本人認証で不正ログインを防止可能。
  • 通信経路の暗号化:インターネットの通信経路を暗号化します。 SECOMが暗号化通信を証明し、フィッシング詐欺を防止可能。
  • パスコード入力機能:会社特有のパスコードを設定することにより、マイナンバー登録者の不正ログインを防止可能。
  • データの暗号化:強力なAES暗号アルゴリズムでデータを暗号化。
  • パスワード再入力機能:担当者が安易に離席した場合でも、重要な処理はパスワードの再入力が必要。
  • セキュアサーバー構成:セキュリティを重視したサーバー構成で運用。
  • ファイアウォール設置:ファイアウォール機器を設置。
  • 定期的なシステムの外部監査:定期的に第三者機関によるセキュリティチェックを実施。

⑻安全管理措置機能

物理的安全管理措置の対応:物理的安全管理措置に対応。(特定個人情報等を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち出す場合の漏洩等の防止、個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄など)

技術的安全管理措置の対応:技術的安全管理措置に対応(アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報漏洩等の防止など)

②SPIRAL(スパイラル) マイナンバー管理

2つ目は、SPIRAL(スパイラル) マイナンバー管理になります。

SPIRAL(スパイラル) マイナンバー管理は、オンラインでマイナンバー収集、本人確認でき、PC、タブレット端末、スマートフォンからもマイナンバーを申請できるクラウド型マイナンバー管理システムです。

SPIRAL(スパイラル) マイナンバー管理は、管理画面からマイナンバー未申請者を一括管理、メール配信機能で提出を促進してくれるため、大変便利です。

<SPIRAL(スパイラル) マイナンバー管理の機能体系>

以下が、SPIRAL(スパイラル) マイナンバー管理の機能体系になります。

  • 収集面の機能:オンラインでマイナンバー収集、本人確認。PC、タブレット端末、スマートフォンからもマイナンバーを申請。管理画面からマイナンバー未申請者を一括管理、メール配信機能で提出を促進。
  • 管理・利用面の機能:担当者ごとに権限を設定していただくことで、閲覧・利用可能な範囲を限定。郵送で収集したマイナンバーは、管理者側の専用登録画面から登録可能。ガイドラインで求められている定期的なアクセスログの出力に対応。不正アクセスを検知しやすくするレポートの出力にも対応。マイナンバーは別システム上で暗号化して格納・保管
  • データ廃棄面の機能:収集時に添付された画像はシステムが自動的に廃棄。退職日や取引終了日を入力すると、7年後にシステム側で自動で削除。廃棄日を個別に指定することも可能。

また、それ以外にもSPIRAL(スパイラル) マイナンバー管理は、以下の仕様、特徴があります。

  • 「委託先」として責任をもって個人番号を保管:個人番号を高セキュアなクラウド環境で安全に保管。SPIRAL(スパイラル) マイナンバー管理が個人番号の保管業務の委託先となり、個人番号を高セキュアなクラウド環境において、暗号化された状態で安全に管理。
  • 社内環境に合わせた柔軟なカスタマイズ:SPIRAL(スパイラル) マイナンバー管理では、ガイドライン準拠をふまえた上で、皆様の現場にあった管理方法を実現できるようカスタマイズが可能。またAPI機能を活用することで、既存の人事給与の基幹システム等との連携も可能。
  • マイナンバー収集の手間とコストを削減:パソコン、タブレット、スマートフォン、フィーチャーフォンに対応のイメージ 従業員や扶養家族、個人支払先等のマイナンバーを1つのシステム内でまとめて管理することが可能。パソコンやタブレット、スマートフォン、フィーチャーフォン対応に加え、認証方法もメールアドレスに限定せず、社員番号とパスワードなど、みなさまの現場の実情にあった収集が可能。

③MFクラウドマイナンバー

3つ目は、MFクラウドマイナンバーになります。

MFクラウドマイナンバーは、中小企業、個人事業主向けのマイナンバー管理システムで、収集から破棄まで全てクラウド上で完結し、管理をラクにしてくれます。

以下の3つの特徴があります。

  • 大手金融機関による出資:金融機関出身のプロがシステム構築・運用。複数の大手金融系企業からも信頼を受け、出資。
  • 全て暗号化し厳重管理:顧客の氏名やマイナンバーの情報は暗号化して厳重に管理。暗号化は「256bit SSL暗号化通信」、公開鍵長は「2048bit」を採用。
  • 二段階認証方式ログイン:システムへのログインは、通常のメールアドレスとパスワードに加えて認証コードを利用した二段階認証の設定が可能。

<MFクラウドマイナンバーの機能体系>

以下が、MFクラウドマイナンバーの機能体系になります。

  • スマホ撮影したデータをアップロードするだけで完了:本人確認に必要な番号確認書類(通知カード若しくは番号付き住民票)と身元確認(運転免許証若しくはパスポート等)の提出は、書類をスマホで撮影してマネーフォワード クラウドマイナンバーでアップロードするだけで完了。
  • 選べる収集方式(ID・パスワード方式 / ワンタイムURL方式):ID・パスワード方式:発行したID・パスワードでマネーフォワード クラウドマイナンバーにログインすることで、セキュアにオンライン上でマイナンバーと本人確認書類が収集可能。ワンタイムURL方式:1度きりの取引先などに対して、ワンタイムURLを送信することで、セキュアにオンライン上でマイナンバーと本人確認書類が収集可能。
  • マイナンバーの収集は、従業員、扶養家族、取引先、株主に対応:マイナンバーの収集対象となる、従業員、従業員の扶養家族、取引先、株主から取得・管理が可能。
  • マイナンバー収集時に、本人確認書類の依頼と利用目的の通知が可能:マイナンバー収集時に、本人確認書類の提出依頼と利用目的の通知をまとめて実行可能。収集依頼と同時に行うため、本人確認書類の回収漏れや、利用目的の通知忘れもなし。従業員や取引相手等、収集相手に応じて必要な本人確認書類を自動提案するため、専門知識がなくても収集漏れや収集間違いを防止可能。(自動提案機能は開発中)
  • 一括収集機能で収集の手間を削減します:従業員や第3号被保険者、取引先等、収集相手ごとに、依頼する本人確認書類、通知する利用目的を分けて、一括収集依頼可能。
  • 一覧画面で収集状況を一目で確認できるため、収集漏れを防止可能:マイナンバーの提出未依頼、提出依頼中、取得済みといったステータスを一元管理できるため、収集漏れを防止可能。
  • 従業員情報とマイナンバーの紐付け管理可能:マネーフォワード クラウドマイナンバーで従業員情報が管理可能。マイナンバー担当者が登録した従業員情報に対して各従業員から送信されるマイナンバーと本人確認情報を紐付けるので、登録の間違いを防止可能。CSVアップロード機能で従業員情報(社員番号、従業員氏名)の一括登録も可能。
  • マネーフォワード クラウド給与と連携して、従業員情報と合わせて管理可能:マネーフォワード クラウド給与をお使いいただいている場合、マネーフォワード クラウド給与に登録された社員番号と従業員氏名をマネーフォワード クラウドマイナンバーにボタン一つで同期。
  • マネーフォワード クラウド給与と連携して源泉徴収票へ手間なく安全にマイナンバーを印字可能:インストール型の給与計算ソフトの場合、マイナンバーをCSVファイル等でデータをダウンロードする必要があるため、データの消し忘れで端末にマイナンバーが残るリスクあり。マネーフォワード クラウド給与と連携することで、マネーフォワード クラウド給与で発行する源泉徴収にマイナンバーを印字可能。クラウド上で完結するため、データが端末に残る心配もなく、連携の設定も簡単で手間なし。印字した履歴をマイナンバー出力履歴として自動でログを残すことが可能。
  • ログイン履歴、利用履歴などのログが一目で確認可能:ログイン履歴管理機能でマネーフォワード クラウドマイナンバーへアクセスした人を特定可能。マイナンバー表示履歴管理機能で、マイナンバーを表示した人と表示された人を特定可能。マイナンバー出力履歴管理機能で、マネーフォワード クラウド給与連携で源泉徴収票等に印字された履歴や、CSVファイルのエクスポート履歴が管理可能。
  • CSV出力で、他社給与計算ソフトとも連携:マイナンバーのCSVファイル出力にも対応しています。お使いの給与計算ソフトと連携が可能。CSVファイルに出力した履歴をマイナンバー出力履歴として自動でログを残すことが可能。

今回紹介した以下の3つのクラウド型マイナンバー管理システムはそれぞれ違う特徴があるため、注意が必要です。

  1. マイナクラウド
  2. MFクラウドマイナンバー
  3. SPIRAL(スパイラル) マイナンバー管理

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は、『法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型マイナンバー管理システム3選。機能面でおすすめのクラウド型マイナンバー管理システムはこれだ!』という記事のタイトルで、法人(中小企業・零細企業)におすすめのクラウド型マイナンバー管理システムを3つ詳しく解説しました。

今回、紹介した以下の3つのクラウド型マイナンバー管理システム(マイナクラウド、MFクラウドマイナンバー、SPIRAL(スパイラル) マイナンバー管理)は、上記で解説したように、それぞれ違う特徴を持っています。

また、機能面だけでなく、料金面も異なるため、比較検討してから導入しましょう。

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