【失敗しない】ビジネスチャットの活用法・マナー・使い方。社内ルールとは?ビジネスチャットを有効に社内コミュニケーションに活用する方法

多くの人がFacebook、TwitterなどのSNSチャットを利用している今、社内においてもビジネスチャットで企業内でのコミュニケーションを活性化し、これまで以上に情報共有を円滑にしたいと考えている企業が増えています。

しかし、中小企業経営者、零細企業経営者からビジネスチャットを導入してみようかどうか悩んでいるという声をよく聞きます。

その理由として、ビジネスチャットの活用法、マナー、使い方がなかなか理解できないという点が挙げられます。

そのため、今回は『【失敗しない】ビジネスチャットの活用法・マナー・使い方。社内ルールとは?ビジネスチャットを有効に社内コミュニケーションに活用する方法』という記事のタイトルで、

  • ビジネスチャットの活用法
  • ビジネスチャットのマナー
  • ビジネスチャットの使い方
  • ビジネスチャットの社内ルール

などを紹介し、解説します。

ビジネスチャットの活用法

プライベートチャットとビジネスチャットは必ず、使い分けなければいけない

まず、ビジネスチャットの活用法、マナー、使い方の説明をする前に、なぜプライベートチャットとビジネスチャットを必ず、使い分けなければいけないのかについて解説します。

結論から言うと、プライベートチャットとビジネスチャットは必ず、使い分けた方が良いと言えます。

ビジネスチャットツールとプライベートチャットツールの違いは、ビジネスとプライベートでアカウントを切り分けられるというだけでなく、企業側でアカウント管理ができ、メッセージや添付ファイルが暗号化されて送られるという点が挙げられます。

そのため、情報漏洩のリスクを低減でき、ということや、グループワークのしやすさ、タスク管理機能、検索性の高さといったメリットがビジネスチャットツールにはあります。

逆に言えば、業務内において、プライベートチャットツールを使用してしまうと、

  • 情報漏洩のリスクを低減
  • グループワークの実行ができない
  • タスク管理ができない
  • 検索性の低いため、調べられない

といったデメリットが発生してしまいます。

このように、プライベートチャットを業務で使用すると、多くのデメリットが発生してしまいますし、以下のような声をよく聞くため、プライベートチャットとビジネスチャットは必ず、使い分けなければいけないと言えます。

  • プライベートアカウントは企業側で管理できないため、乗っ取りなどにあってしまった場合、企業機密が漏れてしまうといったリスクもはらんでいる
  • 個人アカウントを仕事上の付き合いしかない人に知られたくない
  • プライベートタイムにも仕事の連絡が入るかと思うと気が滅入る

また、実際、業務としてとしてビジネスチャットを使用する場合、以下のビジネスチャットをおすすめします。

  • Chatwork(チャットワーク)
  • InCircle(インサークル)
  • ChatLuck(チャットラック)
  • こらろぼ(Collaboration Robot)
  • LINE WORKS (ラインワークス)
  • Talknote(トークノート)
  • WowTalk (ワウトーク)
  • Skype (スカイプ)
  • ZONE(ゾーン)
  • Hangouts Chat
  • Microsoft Teams
  • R-GROUP
  • Slack

ビジネスメールとビジネスチャットは必ず、使い分けなければいけない

プライベートチャットと同じく、ビジネスメールとビジネスチャットは必ず、使い分けなければいけないと言えます。

ビジネスメールとビジネスチャットを特に使い分けなければいけない場面を3つ紹介します。

①エビデンスとして文章を残さなければいけない場合

まず、1つ目にエビデンスとして文章を残さなければいけない場合が挙げられます。

ビジネスメールは、エビデンスとして残したい場合に使用されますが、ビジネスチャットはエビデンスとして不要の場合に多く使用されます。

ビジネスチャットはトピックに対して1つのスレッドで会話が進められ、会話が迅速に進む反面、重要な内容が他の発言によって埋もれてしまう危険性があります。

しかし、ビジネスメールは、未開封のメッセージは未読として扱われるので、受信者が削除しない限り受信トレイに保管され、エビデンスとして重要な内容を残せます。

このように、エビデンスとして文章を残さなければいけない場合はビジネスメールを使用することをおすすめします。

②複数の人が関わるプロジェクトで、人数も多く連絡の頻度も高くなる場合

ビジネスチャットは複数人での意見交換・進捗管理などができますが、ビジネスメールは1回だけの情報共有、通知(社内のイベント通知など)などには向いているとは言えません。

複数の人が関わるプロジェクトで、人数も多く連絡の頻度も高くなる場合は「グループチャットによる簡易会議」や、進捗確認のための「タスク管理」ができるビジネスチャットを選ぶ方が効果的です。

ビジネスメールはは一方的な連絡なので、認識のすり合わせや意見の持ち寄りには適していないと言えます。

③社外の方とのやりとりや、相手がチャットを使い慣れていない場合

ビジネスチャットは、基本的に社内のやりとりに向いていますが、社外の方とのやりとりや、相手がチャットを使い慣れていない場合には、ビジネスメールを選択すべきと言えます。

レスポンスが早いビジネスチャットは、社内での相談や情報共有などに適しており、相手によってチャットとメールを使い分けると、お互いにストレスなく効果的なコミュニケーションがとれますが、社外の方とのやりとりや、相手がチャットを使い慣れていない場合には、向いていません。

また、チャットは手軽に送信できるので使いやすいですが「チャットで連絡とは失礼だ」と受け取る方もいます。

また年配の方の中にはチャットに慣れていない方もいます。

そのため、丁寧なやりとりが必要な社外の人や、チャットが不慣れな目上の方との連絡には、ビジネスメールを選択しましょう。

ビジネスチャットの活用法として、

  • プライベートチャットとビジネスチャットの使い分け
  • ビジネスメールとビジネスチャットの使い分け

には、注意すべきです。

とりわけ、ビジネスメールとビジネスチャットの使い分けに関しては、

  • エビデンスとして文章を残さなければいけない場合
  • 複数の人が関わるプロジェクトで、人数も多く連絡の頻度も高くなる場合
  • 社外の方とのやりとりや、相手がチャットを使い慣れていない場合

などを想定して、使い分けるべきです。

ビジネスチャットにおいて重要な5つのマナー

ビジネスチャットにおいて重要な5つのマナーについて解説します。

①検索ワードをちりばめておく(後々に検索のため)

1つ目に後々に検索しやすいように検索ワードをちりばめておくことが挙げられます。

チャットでのコミュニケーションのメリットは、履歴が残ることと言えます。

「あのことについてなんて書いたっけ。そもそもいつ送ったんだっけ」とスクロールして探すのが大変でも、内容に関係したワードを含めるようにしておけば、検索も簡単になります。

後々に検索しやすいように検索ワードをちりばめておくことと履歴に残り、生産性も上がります。

②返信はならべく早く行う

2つ目に返信はならべく早く行う点が挙げられます。

チャットを使う理由のひとつに、「素早くやり取りできる」というものがあります。

メッセージをもらったら、可能な限り早めに返信をしましょう。

返信に確認が伴う場合でも、メッセージを読んだということだけでも伝えておくと、あなたへの信頼度が増すことは間違いないです。

③誰に対しても気遣いと思いやりを忘れずに伝える

3つ目は誰に対しても気遣いと思いやりを忘れずに伝える点が挙げられます。

ビジネスチャットと言えども、重要なのは相手への気遣いと思いやりと言えます。

それがあれば、相手に合わせたコミュニケーションもでき、細かいことや作文技術をあまり気にしなくても済む場合が多いでしょう。

どのような方法でコミュニケーションを取るにしても、気遣いと思いやりは重要ですが、それはビジネスチャットでも当てはまります。

④正しい日本語を使用する

4つ目は正しい日本語を心がける点が挙げられます。

ビジネスチャット上のテキストベースのやり取りでは相手の顔や身振り手振りが見えないものと言えます。

「てにをは」など、主語述語の関係や正しい修飾語の使い方をしていないと、伝えたいことが正しく伝わりません。

そのため、ビジネスチャット上では、相手の理解にかける時間を奪わないためにも、正しい日本語を使う努力をしましょう。

実際、正しい日本語でないがために、トラブルになるケースもあります。

⑤タメ口を使わない

5つ目は、タメ口を使わない点が挙げられます。

ビジネスチャットはメールに比べ、チャットは簡潔な文章で済むことからカジュアルさが魅力といえます。

とはいえ、ビジネスチャットでのやり取りの相手は友人ではありません。

あくまでもビジネス上のお付き合いのある人なため、長年やり取りしていて仲良くなったとしても、礼儀を持って接すべきです。

そのため、ビジネスチャットにおいては、相手が年長であるか否かに関係なく、「ですます調」を使うよう心がけましょう。

ビジネスチャットにおいて重要なマナーとして、

  1. 検索ワードをちりばめておく(後々に検索のため)
  2. 返信はならべく早く行う
  3. 誰に対しても気遣いと思いやりを忘れずに伝える
  4. 正しい日本語を使用する
  5. タメ口を使わない

といった上記の5つのマナーは必ず、守りましょう。

ビジネスチャットにおいて注意しなければいけない5つの使い方

次に、ビジネスチャットにおいて注意しなければいけない5つの使い方について解説します。

①リアクションは積極的に使い、気楽に応答しよう

1つ目は、リアクションは積極的に使い、気楽に応答する点が挙げられます。

Slackを筆頭に最近のビジネスチャットツールには、簡単な応答を行うためのリアクションという機能が実装されています。

単純なお礼、同意や否定、賞賛などはメッセージとして書き込まずにリアクションすると気楽に応答できるようになります。

チャットツールで感情表現しようとするとコミュニケーションが煩雑になるので、おすすめはできません。

しかし、常に感情を封じてる必要はないですが、リアクションで低コストに感情表現するのが、ビジネスチャットにおける定石と言えるでしょう。

Slackにはリアクションアイコンを自分で作成して登録できるので、自分達のチームにあったリアクションアイコンを登録するとよりコミュニケーションがスムーズになります。

②メッセージにはリマインドしよう

2つ目はメッセージをリマインドする点が挙げられます。

Slackなどではメッセージが次々と流れていくので、メールのように敢えて未読にしておくことが難しいことが多いです。

依頼されたことや、明確に自分に対して問いかけがあった訳ではないものの、今すぐには書き込めないという事はよくあります。

そういう時はリマインド機能を使うことをおすすめします。

リマインド機能はチャットワークの場合、メッセージの右上にある「・・・」アイコンから設定できます。

③メッセージは必ず、小分けにして伝えよう

長文のメッセージの中には、全体として賛同できるものの個別には同意できないとか、個別には同意できるが全体としては賛同できないといったことはよくあります。

合意形成のためには主張を部分に分けた方が、それぞれに対してより精密な議論ができます。

チャットを使った議論では、文章を過度に装飾したり論理を敢えて曖昧にするようなやり方は合致しません。

長文で何かを主張するのであれば、markdown等の読み易い形にまとめて配布する方がいいでしょう。

その場合には、ピクトグラムやダイアグラムなどの画像を適宜混ぜることで、読者がより理解し易い形にしましょう。

このようなことが出来るのは、Slackのワークスペース内において全てのメッセージを一意に特定できるIDが割当てられているからです。

Slackではワークスペース内の全てのメッセージに対して一意になるようなURLが付加されます。

そのURLは、メッセージの右上にある「・・・」アイコンからクリップボードにコピーできます。

④ビジネスチャット上ではメールマナーは極力排除しよう

電子メールが普及し、20年近くが経過するなかで、マナーのようなものが広く普及しています。

例えば、「○○さん」や「お世話になっております」、「以上、よろしくお願いします」など、情報として意味のない文章がメールの中には多く含まれています。

ビジネスチャットを利用するなら、そのようなマナーを一旦全て忘れてコミュニケーションをした方がよいでしょう。

実際、メールマナーを極力排除することでコミュニケーションの効率が大きく改善することを実感できると思います。

情報として意味の無い部分を欠く相手に対して失礼さを感じ、コミュニケーション効率を改善するより礼儀を重視したいのであれば、チャットツールを使うのは諦めてメールを使った方が賢明と言えます。

本当に効率よりも礼儀が大切なら、毎朝おろしたての墨を使って筆で手紙を手書きした方がよりよいでしょう。

本来、礼儀や礼節というものは不要な争いが起こる可能性を低減することで、効率よくコミュニケーションするための手段であって、目的ではありません。

ビジネスチャット上ではメールマナーは相容れない部分があるので、その点は気をつけましょう。

⑤多要素認証(MFA)を有効化しよう

ビジネスチャットは様々なレベルの情報を扱う場所です。

あなたのアカウントをより強力に防護するため必ず多要素認証(MFA)を有効化にすべきです。

例えば、Slackの場合、有償のワークスペースでは管理者がMFAをユーザに対して強制できますが、無償のワークスペースでは強制できません。

多くのユーザは強制されない限りMFAを有効化しない傾向にありますが、特に理由が無ければ有効化しましょう。

実際、多要素認証(MFA)を有効化をしなかったがために、情報漏えいを起こしてしまっているケースが散見されます。

そうならないためにも、多要素認証(MFA)を有効化することをおすすめします。

ビジネスチャットにおいては、気軽に継続して使用する、セキュリティ面の強化をするためにも、以下の5点の使い方について、注意しなければいけないと言えます。

  1. リアクションは積極的に使い、気楽に応答しよう
  2. メッセージにはリマインドしよう
  3. メッセージは必ず、小分けにして伝えよう
  4. ビジネスチャット上ではメールマナーは極力排除しよう
  5. 多要素認証(MFA)を有効化しよう

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は『【失敗しない】ビジネスチャットの活用法・マナー・使い方。社内ルールとは?ビジネスチャットを有効に社内コミュニケーションに活用する方法』という記事のタイトルで、

  • ビジネスチャットの活用法
  • ビジネスチャットのマナー
  • ビジネスチャットの使い方
  • ビジネスチャットの社内ルール

などを紹介し、解説しました。

上記でも述べたように、ビジネスチャットは様々なメリットがありますが、それぞれのメリットを享受するには、活用法やマナー、使い方を知る必要があります。

また、今回では触れませんでしたが、ビジネスチャットはサービスによっても使用感、価格帯が異なるため、注意が必要になります。

そのため、ビジネスチャットを導入する前にこの記事を参考にしていただけると幸いです。

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