法人(中小企業・零細企業)におすすめのワークフローシステム4選。機能面でおすすめのワークフローシステムはこれだ!

多くの企業が導入し始めているワークフローシステム。

そのため、今回は、『法人(中小企業・零細企業)におすすめのワークフローシステム4選。機能面でおすすめのワークフローシステムはこれだ!』という記事のタイトルで、法人(中小企業・零細企業)におすすめのワークフローシステムを4つ詳しく解説します。

法人(中小企業・零細企業)におすすめのワークフローシステム4選。機能面でおすすめのワークフローシステムはこれだ!

今回は、法人(中小企業・零細企業)におすすめのワークフローシステムを4つ詳しく解説します。

今回、紹介するのは、以下の4つです。

  1. Collaboflow(コラボフロー)
  2. 楽々WorkflowII(ラクラクワークフロー)
  3. ActionPassport(アクションパスポート)
  4. サイボウズOffice

①Collaboflow(コラボフロー)

1つ目は、Collaboflow(コラボフロー)になります。

Collaboflow(コラボフロー)は、EXCELとWebがあればだれでも作れ、みんなで使えるWebコラボレーションワークフローシステムです。

情報システム部門はもちろん、各部門が主体となった申請書システム化の推進が可能で、誰もが業務改善に参加できます。

また、Collaboflow(コラボフロー)は、導入支援サービスも充実しているため、安心して使用できます。

<Collaboflow(コラボフロー)の機能一覧>

以下が、Collaboflow(コラボフロー)の機能一覧になります。

パッケージ クラウド
申請 申請処理 申請、下書き保存、代理/代行申請、取り消し、承認者自動判別、ファイル添付、再利用申請、申請タイトル変更、関連文書からの申請、差し戻し後再申請、申請部署選択、承認者追加/変更、回覧者追加/変更、依頼メール追加
申請管理 承認状況確認、申請状況一覧の項目カスタマイズ
承認 承認処理 承認、一括承認、連続承認、差し戻し、却下、代理/代行承認、相談、ファイル添付、コメント入力、修正承認、追記承認、承認者追加/変更、回覧者追加/変更、督促、判定スキップ、関連書類参照、依頼メール通知
承認管理 承認状況確認、承認状況一覧の項目カスタマイズ
検索 簡易検索 書類で絞り込み、申請部署で絞り込み、申請者で絞り込み、文書タイトルで検索、文書番号で検索
詳細検索 項目単位の検索(含む、始まる、終わる)、検索結果のソート、検索条件/結果の保存(リストビュー作成)、検索結果のCSV出力
フォーム設定 フォーム作成 Excelフォーム作成、HTMLフォーム作成
テキストパーツ 文字数設定、初期値設定、半角入力、全角入力、小文字大文字自動変換
数値パーツ 桁数設定、初期値設定、カンマ自動付加、下限/上限値設定
金額パーツ 桁数設定、初期値設定、カンマ自動付加、下限/上限値設定
自動計算パーツ 四則演算、サマリ(合計)、四捨五入
ラジオボタンパーツ チェックマーク指定、初期値設定
リストメニューパーツ リスト選択、初期値設定
日付パーツ カレンダー入力、表示形式選択、初期値設定
添付ファイル
パーツ
ファイル添付
時刻パーツ 表示形式選択、範囲規制、初期値設定
マスタ連携
パーツ
マスタ参照ウィンドウ選択、SQLServer連携、Oracle連携、CSV連携
Excel添付取込パーツ 添付したExcelファイルデータを申請フォームに取込
印影表示 承認者名/承認日表示
経路設定 判定者設定 役職判定、グループ判定、個人判定、未定義ステップ設定
承認条件 AND承認、OR承認、議決承認、回覧
ボタン制御 承認ボタン名変更、却下ボタン名変更、却下の有効/無効、差し戻しボタン名変更、差し戻しの有効/無効、保存の有効/
無効、相談の有効/無効
段階設定 段階ごとの入力可能項目設定、段階ごとの入力必須項目設定、段階タイトル名変更
条件分岐 条件分岐(数値)、条件分岐(文字列)、条件分岐(日付)、複合条件による分岐、追記内容による分岐、申請者の部署による分岐
メール送信 通知メール、催促メール、メール文面設定
CSV出力 CSV自動出力、出力項目設定、出力先設定
文書公開 指定グループに文書公開
転記 他の申請書への自動転記、転記依頼タスク名設定、タスクメール通知、タスク期限設定、タスク完了条件設定
自動採番 自動採番ルール設定
経路管理 経路インポート、経路エクスポート
分類設定 カテゴリー設定 カテゴリー作成による書類分類整理
組織設定 ユーザー管理 ユーザー管理、組織管理、役職管理、CSV一括インポート
CSV定期インポート
アクセス権管理 閲覧権限、申請権限、監査権限、判定者変更権限、管理権限
環境設定 メールサーバ設定 各種通知メールの送信メールサーバ設定
パス設定 申請書テンプレート、添付ファイルを格納するパス設定
外部連携 SQLServer連携 SQLServerのデータ参照
Oracle連携 Oracleのデータ参照
PostgreSQL連携 PostgreSQLのデータ参照
外部CSVファイル連携 外部CSVファイルのデータ参照
kintone連携 kintoneアプリのデータ参照、kintoneアプリへのデータ書込
サイボウズ
ガルーン連携
アイコン表示、ポータル表示、シングルサインオン
サイボウズOffice連携 アイコン表示、シングルサインオン
ファイル出力 Excelファイル出力、PDFファイル出力
指定フォルダへのファイルの自動出力
セキュリティ アクセス制御 IPアドレス制限、BASIC認証
パスワードポリシー設定 最低文字数の設定、利用文字種の設定、有効期間の設定、前回と同じパスワードの利用可・不可の設定
アカウントロック設定 指定時間内に指定回数パスワードを誤入力するとアカウントをロック
サイボウズリモートサービス連携 サイボウズリモートサービスとの連携
SAML認証 対応IdP:HENNGE One・AzureAD・CloudGate UNO・G Suite

②楽々WorkflowII(ラクラクワークフロー)

2つ目は、楽々WorkflowII(ラクラクワークフロー)になります。

楽々WorkflowII(ラクラクワークフロー)は、英語・中国語など多言語に対応のWebワークフローシステムです。

電子承認・電子決裁システムを簡単に実現してくれ、既存のWebシステムにも柔軟に連携し、簡単・スピーディ、いつでも、どこでも、誰からでも使用できるワークフローシステムです。

楽々WorkflowII(ラクラクワークフロー)は、住友グループの企業が提供しているため、安心して使用できます。

<楽々WorkflowII(ラクラクワークフロー)の機能一覧>

以下が、楽々WorkflowII(ラクラクワークフロー)の機能一覧になります。

2つ目は、楽々WorkflowII(ラクラクワークフロー)になります。

業務画面関連

  • 申請画面、査閲/承認画面、状況照会画面
  • 決裁済み文書閲覧
  • キーワード検索
  • JS自動計算・項目間チェック
  • デザインテーマ切替
  • 表示言語切り替え機能(多国語対応)
  • モバイル対応

ワークフロー制御関連

  • 承認/否認/差し戻し
  • 途中経路変更、取り戻し
  • マスター経路、デフォルト経路、サブ経路
  • 経路条件分岐、並列、合議、事前通知
  • まとめ申請
  • 各種メール通知機能

帳票出力関連

  • PDF帳票出力(SVF/JasperReports)
  • Excel帳票出力

権限管理関連

  • ユーザ・組織管理と連携した権限管理
  • 文書作成、変更/追記、閲覧、廃棄権限
  • 承認経路作成、変更権限
  • 査閲、決裁権限
  • システム管理者権限

簡易画面作成機能関連

  • GUI簡易フォーム設定
  • Excel帳票の取りこみ機能
  • テンプレート(自由デザイン)機能

ユーザ・組織管理関連

  • ユーザ認証
  • 所属部署管理(兼務可)
  • 仮想ユーザ
  • 仮想グループ
  • ユーザ/組織一括登録
  • 引継ぎ機能・代理人設定
  • 異動予約機能

履歴管理関連

  • 文書変更履歴
  • 経路変更履歴
  • アクセス履歴

システム連携関連

  • 既存WEBシステムとの連携機能
  • 楽々Frameworkとの連携機能
  • 外部DB更新
  • 既存DBマスタ連携機能
  • WebAPI、JavaAPI
  • グループウェア連携
  • 運賃計算サービス連携

移行関連

  • フォルダ設定移行
  • データ移行

③ActionPassport(アクションパスポート)

3つ目は、ActionPassport(アクションパスポート)になります。

ActionPassport(アクションパスポート)は、Excelファイルを取り込んで帳票が作れる簡単で、高機能なワークフローシステムです。

ActionPassport(アクションパスポート)は、これまでの業務フローをそのまま電子化し、少ない労力とコストで申請業務の効率化、時間の削減、コンプライアンスの強化を実現するワークフローシステムなため、非常に導入企業が増えています。

データセンター運用のプロが提供しているため、セキュリティ面も安心です。

<ActionPassport(アクションパスポート)の機能一覧>

以下が、ActionPassport(アクションパスポート)の機能一覧になります。

ワークフロー機能 申請 申請、再申請、別名申請、代理/代行申請、取戻し、督促、ファイル添付、コメント入力、任意回覧
承認・決裁 承認、一括承認、連続承認、代理/代行承認、保留、否認、再申請請求、再承認請求、督促、相談、ファイル添付、コメント入力
承認ルート ルート確認図表示、AND承認(合議)・OR承認、条件分岐、ルート変更
メール通知 承認依頼/決裁通知、取戻し/差戻し通知、督促通知、自動督促通知、各種設定通知
申請フォーム・承認フォーム Webフォーム、PDFフォーム
帳票出力 PDF出力、PDF印刷
一覧・検索 一覧表示、一覧項目による検索・ソート、申請書項目によるソート、業務区分分類、集計機能、申請書共有
ユーザー支援・設定機能 ユーザー支援 オンラインヘルプ、管理者からのお知らせ表示、英語表示
ユーザー設定 印影設定、メールアドレス設定、パスワード変更、代理/代行申請者設定、代理/代行承認者認定、相談テンプレート設定、アドレス帳設定
運用管理機能 申請案件管理 全案件検索、管理削除、定期的なバッチ削除、保護/解除、ワークフロー分析、承認プロセスログ出力、申請書項目データ出力、申請書共有管理
発行済み採番管理 発行済み採番履歴出力、履歴削除
ユーザー管理 ユーザ検索、管理ログイン、代理/代行設定管理
自動申請機能 データ監視申請
自動督促設定 滞留者自動督促
お知らせ登録 お知らせ登録、配信日設定
システム動作設定 ワークフロー標準動作切替え、画面デザイン変更、メールサーバ設定
認証設定 ID/パスワードによるログイン認証、パスワードポリシー設定、LDAP/ActiveDirectory認証、自動ログイン、SSO(GET認証)
セキュリティ SSL対応、プロキシサーバ対応
データ移行 ワークフロー定義情報のインポート/エクスポート
プロセスログ システムログ、操作ログ
フォーム作成機能 申請フォーム・承認フォーム作成 GUIエディタ、Webフォーム/PDFフォーム作成、出力帳票作成、複数ページ登録、PDF埋め込み
レイアウト Excel/Word/PDFインポート、フォント/スタイル設定、各種フォーマット(数値、文字列)
印影・日付 印影/日付設定
自動採番 自動採番設定、採番管理
情報表示 ユーザー属性(氏名、役職、グループなど)、文書属性情報表示
承認履歴表示 承認履歴表示
入力支援 マスタ参照、必須チェック、入力可否切替え、カレンダー機能
業務構築機能 ユーザー・組織管理 GUIエディタ、ユーザ管理、権限設定、印影画像登録、組織管理、組織の世代管理、一括インポート
承認ルート管理 GUIエディタ、グループ/役職指定、相対指定、個人指定、未定義設定、AND/OR承認グループ設定、入力項目による条件分岐、申請者権限によるルート自動設定、自動督促メール送信設定、ルート変更権限設定、後閲覧限設定、承認ルート設計書出力
申請書公開設定 全体設定、グループ/役職設定、個人設定
自動採番 採番フォーマット設定
API機能 ワークフロー機能 申請、承認、差戻し、取戻し
申請書情報管理 申請情報参照/検索
定義情報管理 ユーザ定義の参照/検索、ルート情報の参照/検索、入力フォーム/帳票情報の参照/検索
機能拡張 申請、承認、差戻し、取戻しへの組込み機能拡張
外部連携機能 ユーザー/組織データ同期オプション ユーザ/組織データインポートバッチ実行、ユーザ/組織データエクスポートバッチ実行、手動実行、自動実行
決裁データ出力オプション 出力設定(出力先、出力方法、出力パターン)、属性フォーマット設定、手動実行、自動実行、定期実行
ポートレット表示オプション 要対応件数表示、要対応一覧表示、承認フォーム表示
駅探連携オプション 交通費精算書などに経路探索・交通費の自動入力

④サイボウズOffice

4つ目は、サイボウズOfficeになります。

サイボウズ Office は、延べ 60,000社以上の顧客に利用されている日本の定番ワークフローシステムです。

国内産のワークフローシステムにおいて11年連続で、No.1 を獲得するなど、高い評価を得ています。

スマートフォンのWebブラウザーからサイボウズ Officeにアクセスすることもでき、、スマートフォン用に最適化された画面 (スマートフォン画面)が表示されるため、非常に使い勝手がいいです。

また、サイボウズOfficeは30日間の試用が可能なため、気軽に導入できます。

<サイボウズOfficeの機能一覧>

以下が、サイボウズOfficeの機能一覧になります。

  • ユーザー毎の機能On/Off設定機能:正社員と派遣社員で機能を使い分け可能。
  • 未読一覧機能:未読の通知をまとめて処理、機能ごとに絞り込んで処理可能。
  • メーラー機能:レイアウトや使い勝手を大きく改善し、専用ソフトが不要。
  • カスタムアプリ機能:Excelファイルで管理していた情報を「サイボウズ Office」に集約可能。
  • モバイル機能:外回りや出張時も、スマートフォンやiPadなどのタブレットから「サイボウズ Office」を利用可能。
  • ToDo機能:予定の開始前や、情報が更新された時に、PC画面やスマホで確実に知らせ可能。
  • リアクション機能:掲示板、メッセージなどの機能は、「いいね!」のような読み手の反応を返すボタンを設置でき、社員同士のコミュニケーションを活性化可能。

今回、紹介した以下の4つのワークフローシステムは上記で解説したようにそれぞれ違う機能を持っています。

  1. Collaboflow(コラボフロー)
  2. 楽々WorkflowII(ラクラクワークフロー)
  3. ActionPassport(アクションパスポート)
  4. サイボウズOffice

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は、『法人(中小企業・零細企業)におすすめのワークフローシステム4選。機能面でおすすめのワークフローシステムはこれだ!』という記事のタイトルで、法人(中小企業・零細企業)におすすめのワークフローシステムを4つ詳しく解説しました。

今回、紹介した4つのワークフローシステム(Collaboflow(コラボフロー)、楽々WorkflowII(ラクラクワークフロー)、ActionPassport(アクションパスポート)、サイボウズOffice)は、上記で解説したように、それぞれ違う機能を持っています。

また、今回紹介した、4つのワークフローシステム(Collaboflow(コラボフロー)、楽々WorkflowII(ラクラクワークフロー)、ActionPassport(アクションパスポート)、サイボウズOffice)は、それぞれ違う料金体系になっているため、導入する際は、必ず料金面の検討をしましょう。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です