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勤怠管理は意外と大変！効率的に行いましょう！
従業員が増加していくにつれて会社は組織として労働環境や人事制度などを整備することが求められますが、人事労務関係で意外と大変なのが勤怠管理です。
システムなどで自動化しなければ勤怠管理に掛かる作業量は基本的に従業員の数に正比例します。しかも、勤怠に関する情報は給与計算などにも使用するので素早く処理することが求められます。
よって、勤怠管理情報は効率的に処理しなければならないのですが、システムの導入には費用が発生します。勤怠管理システムを入れる必要まではないけれども、手作業で勤怠管理をしていたのでは間に合わない規模の企業において活躍するのがエクセルです。
エクセルを活用することによって、一定程度勤怠管理が自動化できるので、少ない時間で効率的に勤怠情報が処理できるようになります。
勤怠管理用無料エクセルテンプレート・フォーマット6選！
エクセルで勤怠管理表を作成する際はゼロから自社で作成するのではなく、Web上に公開されているテンプレートやフォーマットをベースにする方が良いでしょう。こういったフォーマットを利用することによって、効率的に勤怠管理のエクセルを導入できます。
公開されているテンプレートの中には、無料でも十分実用に耐えるものが数多く存在します。おすすめの勤怠管理用無料エクセルテンプレート・フォーマットを6つ厳選して紹介します。
シンプルな出勤簿テンプレート
ダウンロードサイト：https://www.wpbnavi.com/6758
印刷しても使えるシンプルな出勤簿テンプレートです。アルバイトが多い職場やパソコンをほとんど使用しない現場では、このような紙の出勤簿+タイムカードで勤怠管理をするケースも多いでしょう。
休憩時間や労働時間、所定外勤務時間を従業員各自が申請しなければならない点は少し手間がかかるかもしれませんが、大きな負担にはならないと考えられます。
正社員の勤務時間を計算するオーソドックスな勤怠管理テンプレート
ダウンロードサイト：https://www.bizocean.jp/doc/detail/519904/
正社員の勤怠管理用のテンプレートで、出勤・退勤時間を打ち込めば勤務時間や残業時間を自動で出力してくれます。
無料のテンプレートでは対応していないことが多い時間の丸め設定にも対応していますし、時間設定や勤怠区分についても自由にカスタマイズ可能です。さらに、マクロを使用していないのでメンテナンスも容易です。
ただし、休憩時間が固定でしか設定できないので、その日の勤務によって休憩時間が異なる職場の場合は休憩時間を調整できるようにカスタマイズする必要があります。
店舗勤務正社員が多い職場で活躍する勤怠管理テンプレート
ダウンロードサイト：https://media.o-sr.co.jp/download/download073/
正社員の勤怠管理テンプレートは定時就業を想定したものが多いので、店舗や工場勤務の正社員のように、シフト勤務で働く従業員が多い職場では多くのカスタマイズが必要になります。
このエクセルテンプレートは定時就業時間として複数のパターンを登録可能なので、シフト勤務の正社員が多い職場でも利用しやすい特徴があります。
ただし、時間の丸め処理ができないので、必要な場合は自社でカスタマイズするしかありません。
アルバイトの給与の予実管理ができる勤怠管理テンプレート
ダウンロードサイト：http://all-excel.net/t_kinmuhyou_jikangai01.html
たくさんのアルバイトを雇用する職場の場合、販管費に占めるアルバイト人件費の割合が多くなりがちなので、アルバイト給与の予実管理を行った方が良いです。このテンプレートはアルバイト給与の予実管理をする際に役立ちます。
また、数値の丸め処理や日付またぎ、時間外・休日勤務などにも対応しており、アルバイト用の勤怠管理テンプレートとしても十分な機能を保有しています。
時給制・定時就業の職場で活躍する勤怠管理テンプレート
ダウンロードサイト：https://www.vector.co.jp/soft/win95/business/se432478.html
定時就業のアルバイト従業員が多い職場で活躍する勤怠管理テンプレートです。
始業時間・終業時間を入力するだけで、その日の就業時間、残業時間を計算して自動的に給与や残業代を算出します。また、締日の設定や祝日・休日出勤についても別途給与が計算できるようになっています。
さらにイレギュラーな給与支払いをきちんと記録できるように、フリーで給与金額を入力できる欄を1日単位で設けています。また、固定の手当を2つまで設定できるので、イレギュラーな原因で給与が微妙に変化する職場でも臨機応変に対応できます。
時給制・シフト勤務の職場で活躍する勤怠管理テンプレート
ダウンロードサイト：https://support.pochikin.com/excel/tpl-b
シフト勤務型のアルバイト従業員が多い職場で活躍する勤怠テンプレートです。出勤・退勤・休憩すべて丸め処理が可能で、シフト勤務でも割増賃金が発生する場合の給与計算についても対応しています。
WEBタイムレコーダーの「ポチ勤」(利用料無料)と連携しており、ポチ勤からの出力データを貼り付けるとそのまま勤怠情報を整理、時給計算ができるので効率的に勤怠管理が行えます。
その他勤怠管理に必要な書類
勤怠管理表や出勤簿など、勤怠を計算するツール以外にも、ある程度大きな会社になってくると諸手続きのための書類を用意しなければなりません。
たとえば、有給休暇を申請するための有給休暇届や、結婚式や葬儀で休む際の慶弔休暇届などの書類も必要となります。これらの書類を用意するのは手間がかかりますが、客観的に休暇などを記録しておくためには必要です。
おそらく各種届出に関する書類は関数やマクロは必要ありませんし、テンプレートを使わずに社内でゼロから構築してもそれほど手間にはならないでしょう。また、Web上でさまざまなテンプレートが用意されていますので自社にあったテンプレートを探してみてください。
エクセルでの勤怠管理表の作り方を解説！関数・マクロは使うべき？残業・夜勤の数式はどうするべき？
勤怠管理用の無料エクセルテンプレートをそのまま使っても良いですが、少しカスタマイズしたい場合は自社でエクセルを使った勤怠管理票を作ってみるのも良いでしょう。エクセルでの勤怠管理表の作り方と発生しがちな疑問について紹介します。
関数は最低限必要、マクロはできれば使っても良い
すべて手入力だと作業の効率化が行えないので、自動的に処理できる部分については関数で処理した方が良いでしょう。
そして、マクロを使えばより高度な自動化も可能ですが、マクロの導入は検討してからの方が良いです。エクセルのバージョンアップや破損により、使用していたマクロが動かなくなったときに、すぐに修正できる体制が社内にあるのならば、マクロを導入しても良いです。
しかし、社内でマクロが組めないのにマクロで動く勤怠管理エクセルを使用していると、動かなくなったときのリスクが大きいのでやめておいた方が良いでしょう。
マクロを組み込まず、関数だけでも十分に実用に耐える勤怠管理表が作成できます。
作り方の基本
無料のテンプレートの紹介を見てもわかるとおり、さまざまな雇用形態×勤務形態に合わせた勤怠管理テンプレートが無料で公開されているので、わざわざゼロから作る必要はありません。
ただし、ぴったりと自社の状況に合わせた勤怠管理表が必要な場合は、テンプレートをカスタマイズする必要があります。
勤怠管理エクセルをカスタマイズする際のポイントについていくつか紹介します。
残業・夜勤の数式はどうするべきか？
従業員が残業を行うと割増賃金を支払わなければなりません。また企業によっては日勤と夜勤に別の時給を設定していることも多いでしょう。
そのような場合は基本の給料とは別に割増賃金を支給しなければなりません。割増分を計算する際は別途割増賃金の計算欄を設けて、セルに
=(残業時間を示したセル)*(割増賃金を示したセル)
と数式を入力します。このときのポイントは
=(残業時間を示したセル)*(割増賃金の金額)
としないことです。残業などで発生する割増賃金の金額は一般的に「時給×1.25」で算出されますが、基準となる時給は頻繁に変わりやすいので、エクセルの計算式の中に直接、割増賃金の時給を入力していると後で修正が大変になります。
割増賃金を入力するセルを別に作成して、計算する都度、そのセルを読み込ませるようにした方が良いです。
時間を丸め処理したい場合の関数
原則としては1分でも残業が発生すれば、1分単位で残業代を支給するべきですが、実際には15分や30分などの単位で残業時間を計算する丸め処理をしている企業も多いでしょう。
時間を切り上げたい場合はCeling関数、切り捨てたい場合はFloor関数を使用します。
まず、実際の出勤時刻、退勤時刻の入力欄とは別に丸め出勤時刻、丸め退勤時刻のセルを用意します。このときにセルの数値はすべて「時刻」として定義します。
そして、
切り上げたい場合： ＝CEILING(丸めたい時間,”丸めたい単位”)
切り捨てたい場合:： ＝FLOOR(丸めたい時間,”丸めたい単位”)
と入力します。
たとえば、18:00定時で18:10分まで残業を行った際に、15分単位で残業時間を切り上げて残業代などを計算したい場合は
＝CEILING(18:10,”0:15″)
となります。
有給や遅刻などをカウントしたい場合の関数
有給や遅刻など特定の事象が発生した日数をカウントしたい場合は、その事象が発生した際に、「○」をつける欄を設けて、○の数をCOUNTA関数で数えます。COUNTA関数は範囲内の空白ではないセルの個数をカウントする関数で
=COUNTA(調べたい範囲)
と入力して使います。
たとえば。有給をしたい日に○をつけてB3からB10のセルまでに記録している場合は
=COUNTA(B3:B10)
となります。
エクセルで勤怠管理を行うメリット、デメリットをまとめました！
エクセルで勤怠管理を行うと、完全手作業よりも効率的に作業を行えますが、勤怠管理システムほど効率的に勤怠情報を処理できません。エクセルで勤怠管理を行うメリット・デメリットについて紹介します。
エクセルで勤怠管理を行うメリット
エクセルで勤怠管理を行うことにより、手作業で勤怠管理を行うよりも素早く、ミスなく勤怠情報を処理できます。
それでいて、導入コストはほとんど発生しません。無料のエクセル勤怠管理テンプレ―トはWeb上でいろいろ公開されていますし、有料版のテンプレートも数百円で利用できるものが多いです。
また、エクセルを使える人は多いので、現場に合わせて簡単にカスタマイズしやすいのもメリットだと言えます。
エクセルで勤怠管理を行うデメリット
エクセルは手作業よりも効率的でミスが少ないといっても、たとえばタイムカードの情報をエクセルに転記するのには時間もかかりますし、転記の際に入力ミスが発生する可能性もあります。より、効率化、ミスの削減を行いたいのならばシステムを導入した方が良いでしょう。
また、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によればエクセルは後から改変できる可能性があるので、客観的な記録として見なされない可能性もあります。
https://www.mhlw.go.jp/kinkyu/dl/151106-06.pdf
また、今後働き方改革によってさまざまな労働ルールが更新される可能性があるので、ルールに合わせて都度エクセルのカスタマイズも必要になります。
勤怠管理システムを導入すべき？
従業員が一定数以上になり、勤怠管理で把握すべき情報も複雑になると、エクセルを使って処理するよりも、システムを使って処理した方が迅速かつ低コストで情報を処理できる場合があります。
エクセルによる勤怠管理を卒業して、システムで管理した方が良い場合の条件について紹介します。
勤怠管理システムを導入した方がコストを削減できる
まず、勤怠管理システムを導入した方がコスト削減できる場合は、エクセルを卒業した方が良いでしょう。
たとえば、数百名の従業員がいて、2人の従業員が丸2日かけて勤怠管理をしていて、この従業員の雇用に関わるコストが1人あたり合計30万円だとします。
このとき、勤怠管理について30万円/30日×2日×2人＝4万円分のコストが発生していることになります。
この状態で人手が足りなくて新たに事務員を雇うくらいならば、4万円以下で導入できる勤怠管理システムを導入して、勤怠管理の時間を効率化して、既存の事務員の作業時間を増やした方が良いでしょう。
給与計算システムなどと連携させたい
勤怠情報を整理した後は、それを元に給与計算を行う必要がありますが、給与計算の作業も複雑で手間がかかりがちです。
よって、給与計算にシステムを使う企業が多いですが、勤怠情報がエクセルだと、エクセルから給与計算システムに情報を転記する際に手間がかかりますし、ミスも発生するかもしれません。
勤怠管理システムと給与計算システムが連携していれば、このようなミスや手間の発生を防止できるので、給与計算の効率化のために勤怠管理システムを導入した方が良い場合もあります。
給与計算システムに情報を入力する際に、どの程度の手間やミスが発生しているのかを計測して、システムを導入した方が割安だと考えられれば、導入した方が良いでしょう。
不正な打刻を防止したい
少人数の多店舗展開などをしていると、従業員に対する監視の目が緩くなり、退勤時間をわざと遅くつけて残業代を多めにもらうなど、不正な打刻が行われる場合もあります。
不正な打刻を防止するためには、紙の出勤簿や時間を改変しやすい昔ながらのタイムレコーダーではなく、客観的に時間を管理できるシステムを導入するべきです。
不正打刻が行われやすそうな状況で、勤怠管理システムの導入コストが大きな負担にならないのなら導入すると良いでしょう。
勤怠管理システムの概要を解説！
勤怠管理システムを導入した方が良いケースは上で説明したとおりですが、「勤怠管理システム」とは具体的にどのようなシステムなのかについて解説します。
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤の時間を管理するシステムです。何をもって出退勤が発生したと認めるかさまざまです。
業務用パソコンへのログインを基準に出退勤を管理している場合もありますし、正確に出退勤を管理したい企業の場合はICカードや生体認証と組み合わせて出退勤を記録していることもあります。
また、勤怠管理システムの中には給与計算システムと連動して、勤怠管理情報がそのまま給与計算システムに入力されて、給与計算ができるようにしていることもあります。
無料体験ができる勤怠管理システム3選！
一口に勤怠管理システムといっても、出退勤の確認方法や他システムとの連携などによっていろいろなシステムがあります。無料体験ができる勤怠管理システムを3つ厳選して紹介します。
クラウド型勤怠管理システムトップシェアの「KING OF TIME」
クラウド型勤怠管理システムとしてトップシェアを誇っているのが、KING OF TIMEというサービスです。30日間の無料トライアルができ、正式導入する際の初期費用は導入拠点数分の打刻機器代のみ、毎月の利用料は打刻人数×330円（税込）となっています。
モバイル、PC、ICカード、顔認証などさまざまな方法で打刻ができて、サーバー側で時間を管理しているので改変もできません。
また、「給与奉行」「弥生給与」「人事労務freee」などさまざな給与計算システムに対応しているので、勤怠から給与計算までを素早く行えます。
勤怠記録の誤りを見つけてアラートしてくれる「マネーフォワードクラウド勤怠」
経理システムの「マネーフォワード」などを運営している、マネーフォワード社が提供している勤怠管理システムです。
同社サービスのMFクラウド給与と連動して、勤怠管理から給与計算までをシームレスで行えます。さらに、MFクラウド給与は経理システムのマネーフォワードとも連携しているので、3つのシステムを連携させれば勤怠から経理作業までを一気通貫できます。
また、誤ったと入力したと考えられる勤怠記録を自動でチェックしてアラートを発信してくれるので、人的ミスによる勤怠記録の不備を防止できます。
機能充実、AIによるエンゲージアラートメント機能付き「jinjer勤怠」
打刻方法の多彩さや料金プランが他の勤怠管理システムと同等に優れているのはもちろんのこと、人事戦略を追求するためのユニークな機能がたくさん盛り込まれています。
たとえば、jinjer勤怠のユニークな機能の1つがAIによるエンゲージアラートメント機能です。これは、AIが従業員の勤怠管理を自動的に分析し、モチベーションが下がっていると考えられる従業員を人事部にアラートしてくれる機能で、突然の退職などを防止するのに効果的です。
