人材管理システム・ツールのおすすめ3選！手法・機能も解説！

そもそも人材管理とは？その意義を解説！

人材管理とは、企業の目的達成のために、今いる人材を効率的に活用する取り組みです。具体的には以下のような要素で構成されています。

新規採用
人材育成
配置や異動の最適化
社員のモチベーション向上

社内の評価制度を整えたり、福利厚生を充実させれば、従業員の満足度は高まるでしょう。労働環境や給与の優れた企業は、優秀な人材を集めやすくなります。

すでに在籍している社員にも、それぞれにあった育成・教育を行うことで、人材能力の向上が期待できます。個々の適性に合わせて人材配置を行えば、高いモチベーションを保ちながら、能力を発揮して働けるようになるでしょう。

企業のミッションや目指す方向に合わせて、このような仕組みを作り、運用していく取り組みこそが人材管理なのです。

人材管理を行う意義

企業が事業を存続させていく上で、人材への投資は重要です。労働人口不足や転職市場の活性化など、社会構造の変化を受けて、働き手を確保するハードルは高まり続けています。優秀な人材を集めることと、離職を防ぐことは、どの企業も看過できない課題なのです。

しかしただ単に人材を集めれば良いというわけでははありません。適切な人材管理が行われていない職場は、以下のような問題を抱えやすくなります。

評価制度が不公平
報酬が極端に低い
マネジメント不足
不適切な人事配置

これらは長期的にみて、従業員・企業の双方にとって大きな損失となります。人材を最適なポジションに配置したり、高いモチベーションで働ける環境を作ったりすることで、個々の能力を最大限引き出す必要があります。

人材管理は、従業員のパフォーマンスを高め、企業全体の生産性を底上げにつながるのです。

人材管理にはどんなフレームワーク・手法がある？

人材管理に関するフレームワークや手法について解説します。

ミシガンモデル

1980年にミシガン大学の研究を元に提唱された人材管理の手法です。経営戦略や目標から逆算し、人材を経営資源としてどのように活かすかに焦点を当てて、人材管理を行います。

ミシガンモデルでは、「採用」「人材評価」「報酬」「人材開発」が循環的に影響し合うことで、個人のパフォーマンスが上がると考えられます。

AMO理論

「能力(ability)」「モチベーション(motivation)」「機会(opportunity)」の頭文字をとって名付けられた人材管理手法です。これらの3要素の向上こそが、市場における競争に優位性を高める上で必要であるという考え方です。

タレントマネジメント

タレントマネジメントは、従業員の能力を客観的な指標として集約し、最適な人材配置を行う手法です。個々の能力を把握しておくことで、新規プロジェクト実施などの際、必要な人材を的確にピックアップできます。

個々のキャリアアップに沿った育成や、管理職の適任者の選定など、企業全体の人材レベルの向上にも寄与します。

人材管理を行う流れ・注意点を解説！

人材管理を行う流れを解説します。

経営戦略の再確認

人材管理を通して、何を実現したいのかを考えることは大切です。目的を達成する上で、現状の人事体制に欠けている要素をしっかりと見極めます。部署ごとに「どのような人材が必要なのか」についても、検討していきましょう。

新たな人材が必要であれば、人数や能力なども具体的にしておきます。

計画の策定

明確になった課題を解決するための計画を立てます。すでに在籍する社員のスキルアップが必要となれば、具体的な教育方針や研修方法を考えます。人材不足が懸念されているのであれば、新規採用の計画を策定します。

人材配置の変更が必要な場合も、この段階でシミュレーションを繰り返します。従業員数が多い企業の場合は、社員の能力を把握し、適性に合わせてさまざまなパターンを検討していかなければなりません。

複雑な作業のように思えるかもしれませんが、人材管理システムの導入により、簡単に実現できます。人材管理システムには、従業員のデータを一括管理する機能や、人材配置シミュレーションができる機能を備えています。

採用・人材異動の実行

計画内容に基づいて、配置換えや新規採用を行います。人材育成を行う場合は、OJTやeラーニングなどを活用します。また計画の実行後は定期的な評価を行い、目標の達成率を把握しておきましょう。

人材管理の注意点

人材管理は以下の点に注意して行いましょう。

個人の視点で行う

人材管理は突き詰めれば企業の目的達成のために行うものです。しかし企業視点に偏り過ぎてしまうのは禁物です。一方的な施策の押し付けをしてしまったり、現場の声を無視した制度づくりをしてしまっては逆効果になります。

人材管理に欠かせないのが、社員側の視点です。どのような制度を導入すれば、社員一人ひとりの能力を引き出すことができるのかという部分にフォーカスしましょう。個々の能力を最大限生かし、結果として企業全体の力が底上げされることが理想的です。

全社的な取り組みにする

人材管理は主に、人事が中心となって進められます。ですが社員のモチベーションを維持し続けていくためには、全社的な取り組みである必要があります。人事内で完結してしまっては、十分な効果は見込めません。

人材管理の影響力を高めるためには、現場の声をしっかり拾い上げ、企業戦略や事業戦略などとの一貫性を維持しながら運用していくことが大切です。

人材管理の日本と海外における近年の傾向とは？

人材管理の傾向は、国によって異なります。アメリカやヨーロッパなど欧米諸国の場合、人事制度には成果主義が色濃く反映されています。個人の能力やスキル、成果、企業への貢献度に応じて、報酬やポジションが決定されるのです。

一方日本では、年功序列の仕組みが主流です。これは勤続年数に応じて報酬や昇進が決定されるというものです。このシステムの影響で、日本では雇用が流動化することはあまりなく、一つの会社に定年まで勤める終身雇用が一般的とされています。

年功序列という仕組みが根強い企業では、社員の能力や成果が反映されることはほとんどありません。社員のモチベーションや満足度が向上することはなく、企業の生産性や収益にも影響します。

ですが、この仕組みは徐々に変わってきています。

日本でも成果主義を取り入れる企業が増えてきました。さらに転職市場も年々活発になってきています。転職サイトDODAが2019年に発表した「転職求人倍率レポート」では、2019年1月時点の転職求人倍率は、2.13倍という結果になっています。

企業は従業員の満足度や働きやすさを、これまで以上に重視しなければなりません。

ただし人材管理の傾向が変わりつつあるとはいえ、まだ完全な成果主義には程遠いという現状です。今後の日本企業は、社員一人ひとりに合わせた人材配置を行い、成果に応じて正しく評価を行なっていけるかどうかが、人材確保の要となっていくでしょう。

限られた人材で最大のパフォーマンスを発揮できる仕組みづくりも大切です。

人材管理システム・ツールとは？どんな種類・機能がある？

人材管理システムの機能を解説します。

採用管理

採用管理は、主要な機能の一つです。求人職種や応募者の情報をシステム上で一括管理します。採用を頻繁に行う企業や、大規模な企業はこの機能を有するシステムを選ぶと良いでしょう。応募人材のデータや面接、筆記試験の結果などを細かく管理できるので、採用フローの簡略化が期待できます。

人材マネジメント

人材配置の最適化などに役立つ機能です。具体的には、社員の情報を一括に集約し、人材の能力を数値化します。社員データを分かりやすくまとめることで、個々の能力を見える化し、配置転換のシミュレーションなどを行うことができます。

目標・進捗管理

社員一人ひとりの目標の進捗を管理します。これにより、状況に合わせた適切なマネジメントが可能になります。目標設定と進捗管理ができれば、正しく評価を行えます。業務の過程や結果が可視化でき、公正な評価が実現するでしょう。

人材管理システム・ツール導入のメリット・デメリットをまとめました！

人材管理システム導入のメリット・デメリットを解説します。

メリット

まずはメリットを紹介します。

データを一括に集約できる

従業員数が増えるほど、全員の情報を把握するのは難しくなります。データが複数のフォーマットで点在してしまっては、分析や判断の材料にできません。

人材管理システムは、一つのデータベースに従業員情報をまとめられます。勤続年数や部署などの基本的な情報はもちろん、資格や経歴、実績などスキルを示す情報を一つのシステム上で確認できるようになります。

これにより、さまざまな角度から多面的な分析が可能になり、能率的な人材配置を実現できるのです。

また人事手続きに関するデータをまとめることで、労務担当者の業務負担を減らせる効果もあります。

的確な人材選定が可能になる

新たなプロジェクトのリーダーを選定したり、管理職へ昇進させる人材を選ぶ際は、能力や実績のある人材を見極めなければなりません。人材管理システムには、評価や能力まで多岐に渡るデータが蓄積されるので、さまざまなシチュエーションでの人材選定に役立ちます。

人材配置を検討できる

人材管理システムに、社員の能力や実績情報を蓄積することで、客観的な把握・評価が可能になります。データを分析すれば、これまで見えてこなかった傾向や特徴を明らかにできるでしょう。

これらの情報を元に、人材の組み合わせを変えてチームの雰囲気を試してみるなど、人材配置のシミュレーションを行えるシステムも多く提供されています。データが従業員の顔写真付きで可視化したり、平均年齢や男女比などを検討できたりするものもあります。

モチベーションアップにつながる

人材管理システムによって、従業員のモチベーションアップが期待できます。適正な人材配置が行われれば、それぞれが自分の実力を存分に発揮して仕事ができます。不向きなポジションで我慢しながら働くといった事態を防げます。

また目標管理やマネジメントが充実すれば、公正な評価が下されるようになります。頑張った分が報酬や昇進など目に見える形で還元できるので、従業員のモチベーションに直結するでしょう。

デメリット

人材管理システム導入のデメリットも確認しておきましょう。

多大なコスト

人材管理システムは、導入にコストがかかります。月額費用だけでなく、ランニングコストなどトータルのコストが、費用対効果に見合うものなのかを事前に確認しておく必要があります。多機能なシステムを利用したければ、その分運用コストも高額になってしまうでしょう。

部署横断的な連携は欠かせない

人材管理システムを人事部に導入しただけでは、十分な効果は期待できません。人事管理体制や評価制度の見直しなど、部署横断的な連携は必要不可欠です。システムを導入する際には、社内全体が人材管理の重要性を理解している状態が望ましいと言えます。

導入前には、なぜ今システムを導入するのか、制度を見直す必要があるのかを各部署で共有しておく作業を徹底して行わなければなりません。

人材管理システム・ツールの選び方を解説！

人材管理システムは以下の点を基準に選びましょう。

システムの形態

人事系のシステムは主に、オンプレミス型とクラウド型に分けられます。

オンプレミス型は自社のサーバーにソフトウェアをインストールして利用する方式です。セキュリティやカスタマイズ性に優れている反面、高額な費用がかかるという側面があります。

クラウド型は、ネットワークを介してブラウザからシステムを扱う方式です。同一のアカウントに複数の端末からアクセスでき、操作性に優れています。費用も低価格に抑えることができ、必要な機能に応じていくつかのプランから選択できるものもあります。

人材管理システム導入の際には、まずシステムの形態をどちらにするかを決定します。近年は利便性の高さからクラウド型のシステムが主流になりつつあります。無料トライアル期間を設けているサービスも多いので、試しにいくつか利用してみるのもおすすめです。

操作のしやすさ

人材管理システムは、人事以外の社員も利用するものです。マネジメント担当者が部下の進捗を管理したりフィードバックを行うこともあるでしょう。従業員データの収集は、本人に直接情報を入力してもらうこともあります。そのため誰でも簡単に操作できることが重要です。

従業員の中にはITシステムの利用に不慣れな人もいるかもしれません。そのため、あらゆる操作が直感的に行えて、画面もシンプルで見やすいものを選ぶことをおすすめします。

費用対効果

費用と機能が自社の状況に合っているかどうかは、事前に見極めなければならないポイントです。人材管理システムは、大規模なデータ管理や高度な分析ができるものや、小規模から利用できる料金設定のものまで、それぞれ強みや特徴があります。

本当にそのシステムを導入して、コストに見合うリターンが得られるかどうか、システムの特徴と自社の課題を照らし合わせながら検討しましょう。

無料の人材管理システム・ツールはある？

一定の条件下あれば、無料で利用できる人材管理システムは多く提供されています。例えば1ヶ月の期間が設定されていたり、利用人数や機能が制限された状態です。

ただし現状、完全に無料で使用できる人材管理システムはありません。

上記のシステムは無料利用というより、トライアルと考えた方が良いでしょう。無料期間が過ぎれば有料プランへの契約が必要となりますし、人数が増えるごとに月額料金が加算されていきます。