そもそもWeb面接とは？
Web面接とは、遠隔地にいる応募者とオンライン通話をつなぎ、質疑応答を行う面接スタイルです。主に双方ともPCを使いますが、タブレットやスマートフォンを用いて行うことも可能です。
インターネットの発展に伴い、通信環境は日々向上しています。誰でも手軽にオンラインで通話できる環境が整備され、日常生活においてLINEやSkypeを使ってコミュニケーションを取ることも当たり前になってきました。
ビジネスシーンでもWebの活用領域は拡大しており、オンラインでコミュニケーションを取る機会が増加しています。地方の支社とビデオ通話をつなぎ行うWeb会議や、リモートワークなどは、Webの活用があってこそ実現する新しい働き方です。
この流れを人材採用に応用したのがWeb面接です。採用担当者と応募者がオンラインでやりとりすることで、面接実施における両者の負担を軽減できます。採用担当者は、大勢の面接を効率的に行うことが可能になり、応募者は企業に訪問する労力を減らせます。
面接では応募者のポテンシャルや人間性を細かく評価する必要がありますが、採用プロセスの初期段階では、基本的な質問のやりとりなどを交わすだけであることがほとんどです。そのためWeb面接は一次面接などの段階で実施されます。
Web面接が普及している理由
10年ほど前まで、Web面接はごく一部の先鋭的な企業が導入している仕組みでした。しかし近年、Web面接を実施する企業は増えています。その理由としては、労働市場の変化が大きく関係しています。
日本は少子高齢化による深刻な労働力不足に直面しています。求人に対する労働者の数は年々減っており、平成30年の時点での有効求人倍率は1.61倍となっています。企業にとって、優秀な人材を確保することは重要な課題となっているのです。
中途採用の場合、求職者は仕事を続けながら転職活動を行うことが一般的です。平日に面接の時間をわざわざ作るのは難しいでしょう。
新卒採用はさらに人材確保が困難になっています。就職みらい研究所の調査では2019年卒予定学生が合同説明会などのイベントに参加する数は、前年比より18%も低くなっていたそうです。
このような労働市場の変化に伴い、企業は求職者のニーズに合わせた採用活動を行うことが求められるようになっています。そこで応募者の金銭的・時間的な負担を限りなく減らすことができるWeb面接が大きな注目を集めているのです。最近では、正社員採用だけでなくアルバイトや契約社員の採用に用いられることも多くなりました。
https://data.recruitcareer.co.jp/wp-content/uploads/2018/12/katurepo_2019s_201812.pdf
Web面接の一般的なやり方・流れをおさえておきましょう！
Web面接はどのように実施するのか、具体的な手順を解説します。
Web面接システムの用意
まずはWeb面接システムを社内に導入します。同時にインターネット環境も万全に整備しておく必要があります。
通話の際に使用するマイクやカメラはPCに付属しているものでも問題ありませんが、面接はスムーズかつ正確な意思疎通が欠かせないため、音声が明瞭、かつ高画質であることは重要です。もしPCのスペックが低いのであれば、取り付け型の専用マイクとカメラを使うことをおすすめします。
Webシステムを新たに導入しなくても、Skypeなどの無料通話アプリを利用するという方法もあります。しかしセキュリティ面や利便性を考慮すると、専用のシステムを導入する方が望ましいでしょう。
面接場所の確保
Web面接システムを導入したならば、次に面接を行う部屋を確保しなければなりません。可能であれば個室を用意することをおすすめします。
Web面接は身の回りの様子がダイレクトに相手に伝わります。専用のカメラが広角レンズであれば、想像以上に周囲の環境が映り込んでしまうでしょう。
映像や音声から、社内の情報が漏洩してしまうリスクも懸念されます。そのためWeb面接を実施する場所は雑音や書類などが一切ない空間を選ばなければなりません。
応募者に与える印象に気をつける
面接は、応募者が企業を見極める場でもあります。Web面接の場合は実際に企業を訪れるわけではないので、映像を通して得られる情報が会社の印象を左右します。
画面越しだからと気を抜かず、身だしなみや相手に与える印象には留意し、自社のイメージをしっかりと伝えられるように心がけましょう。
通話ルームの作成・共有
いよいよ実際にシステムを活用し、Web面接を行ないます。多くのWeb面接システムは、通話用ルームを個々に作成し、応募者にURLを共有するという方式を採っています。これにより、応募者は共有されたURLから通話用ルームに参加することで、簡単に接続できるのです。
応募者がわざわざシステム用のアカウントを作る必要はなくなります。企業側も、メールで事前にURLを送るだけで済むので、双方の手間はほとんどかかりません。
お互いのPCに画面が表示されれば、あとは一般的な面接の手順通りに進めましょう。資料を共有する場合は、随時チャット機能などを用いてファイルを添付します。一通り質疑応答が終われば、通話を終了し、通話用ルームから退出します。
Web面接システム・ツールでできることとは？
Web面接システムの具体的な機能を紹介します。
ルームの作成
Web面接システムは、通話用ルームを作成し、URLを応募者に共有します。SlackのワークスペースやLINEのトークルームのようなイメージです。これにより情報を安全に管理しつつ、手軽なオンライン通話を可能にします。
チャットでのやりとり
Web面接システムは、通話だけでなく随時チャットでメッセージを送ることができます。口頭では説明しづらい内容や、テキストとして残しておくべき項目をチャットで送信するといった使い方が可能です。
録画
録画機能が用意されているWeb面接システムも多いです。Webカメラを通しての録画なので、応募者にとっても心理的な負担は小さいでしょう。撮影した動画は後々の判断材料として保管しておくことができます。
説明会への応用
Web面接システムは、面接だけに限らず新卒者向けの会社説明会などにも活用することが可能です。説明会の様子を配信したり、録画した動画を自社のホームページに載せたりすることで、地方の優秀な学生からのエントリーを増やすこともできるでしょう。
Web面接システム・ツールのメリット・デメリットをまとめました！
Web面接システムの導入を行う前に、メリットとデメリットをそれぞれ理解しておきましょう。
メリット
まずはWeb面接システムのメリットを紹介します。
採用活動の効率化
Web面接の仕組みによって、採用面接にかかるプロセスを効率化できます。当日はオンライン通話をつなぐだけで良いので、応募者ごとに面接日時や場所を指定し厳密にスケジューリングする必要がなくなります。
全国展開する企業であれば、人事が面接するために支社に足を運ぶこともあるでしょう。移動時間や交通費など含め、人事担当者の負担となってしまいます。しかしWeb面接であれば全国どこの支社であっても、本社から採用担当者が面接を行うことが可能です。
また面接の様子を録画しておけば、その場に同席できない社員と後日採用についての意見を交わすこともできます。複数人で検討できるので、評価基準を一定に保つというメリットがあります。面接の現場をデータとして残すことができるので、採用フローの透明性を高める効果も期待できます。
応募者の負担が軽減する
新卒就活、転職活動において、求職者は複数の企業に同時にエントリーしていることが一般的です。そのため、時間やスケジュールの調整に多大な労力を要します。
面接に行くたびにかかる移動時間や交通費は、求職者にとってかなりの負担です。地方から応募する場合は、加えて宿泊費もかかってしまいます。
企業の採用は一次面接、二次面接と複数回行われるため、回数を重ねるごとに負担は大きくなるでしょう。その結果、応募のハードルが高くなり気軽にエントリーできないという弊害が生まれます。これは企業にとって機会損失です。
Web面接システムを導入している企業であれば、応募者は面接に行く回数を減らすことができます。在職中の転職活動でも、柔軟にスケジューリングが可能になるでしょう。応募者側が余計な負担を負う必要がなくなるのです。
緊張を緩和させることができる
面接の空気感は独特です。慣れない環境ゆえに、緊張してしまう可能性もあります。しかしWeb面接では、応募者が普段の環境で面接を受けることが可能なので、緊張を和らげ、本来の自分を表現できるようになります。
企業にとっても、応募者の本来の雰囲気や人間性を見極められるというメリットがあります。
人材確保の間口が広がる
優秀な人材確保は、企業にとって大きな課題です。応募者の負担をなくすことで、採用の間口が広がり、人材を確保しやすくなるのは企業にとって大きなメリットでしょう。
例えば、地方在住のためエントリー自体を諦めている人もWeb面接を実施している企業であれば応募しやすくなります。海外の優秀な人材もWebでエントリーが可能です。
また人材採用の第一段階は書類選考ですが、雰囲気やキャラクターは文章だけでは判断しづらいという側面があります。早い段階でWeb面接を行い、実際に対話してみることで、書類よりも適確な選考が実現します。
その他業務への応用
Web面接システムの仕組みは、採用活動以外のさまざまなシーンに応用可能です。例えばWeb会議やオンライン研修など、社員がその場にいなくてもコミュニケーションが取れる仕組み作りに役立ちます。
面接でオンライン通話を取り入れることで、少しずつ社内の業務効率化を進めることができます。Web面接システムは、ITツールを普及させる足がかりにもなるでしょう。
デメリット
Web面接システムには、デメリットも存在します。
コストがかかる
Web面接システムの運用にはさまざまなコストがかかります。導入・月額費用はもちろん、人材担当者の人的コストも考慮しなければなりません。オンラインでのやりとりで人材を判断するためには、採用担当者側にある程度のスキルが必要だからです。
そのため普段からオンラインツールの運用に慣れていない企業が、Web面接システムを導入したからといって、すぐに目に見える効果が現れるとは限りません。むしろWeb面接に慣れていないため、的確な判断ができないという事態も考えられるでしょう。
対面のやりとりには劣る
インターネット環境が整っているからといえ、オンライン通話では少なからずタイムラグが発生します。対面で話しているかのようなスムーズなやりとりは難しい場合もあります。また身なりやマナーなど、細かい部分は実際に会ってみないと分からないことも多いです。
接続トラブル
インターネット環境が整っていない、あるいは不具合がある場合、接続トラブルが発生します。音声が遅れて聞こえたり、画面が消えたりと、スムーズに面接を実施できないこともあるでしょう。最悪の場合、面接を中断することになってしまいます。双方の印象も悪くなるかもしれません。
Web面接システム導入の際は、自社のインターネット環境を万全に整えておくことが大切です。
Web面接おすすめシステム・ツールの5つを比較！
おすすめのWeb面接システムを5つ紹介します。
データ分析まで実施、インタビューメーカー
インタビューメーカーは、Web面接のやりとりはもちろん、採用に関するデータ分析までを行うことができるシステムです。クラウド上に蓄積した採用活動のデータを分析し、応募者情報や広告管理、求人媒体の効果測定をレポートとして出力する機能を備えています。
応募者のデータを様々な角度からデータで評価するので、採用担当者によってバラつきやすい評価基準を一定にすることができます。
Googleカレンダーなど外部ツールと同期して、スケジュール管理も行うことができます。採用以外の予定を照らし合わせながら日程調整が可能です。
料金は39,800円～となっており、その他機能に応じて様々なプランが用意されています。
ワンクリックで接続可能、FaceHub
FaceHubはインストールやアカウント作成などの面倒な作業を一切行うことなく、ブラウザから操作可能なWeb面接システムです。応募者はURLをワンクリックするだけで接続できます。ITツールに慣れていない人事担当者でも、安心して使い始められます。
自動文字起こしの機能や電話回線を用いた通話機能、面接の録画、画面の共有などのオプションも多数用意されています。用途に合わせて自社に最適の使い方を選ぶことができるでしょう。
初期費用は見積もりが必要、月額費用は10,000円〜となっています。
多様なツールと連携可能、HARUTAKA
HARUTAKAは、録画機能やチャット機能を搭載したWeb面接システムです。様々な採用管理ツールとの連携ができることが特徴です。業務を効率化し、採用活動をスピーディに行うことができるでしょう。大量の人材を確保したい企業に最適です。もちろん単体での応募者管理も可能です。
利用価格は見積もりが必要となっています。
堅牢なセキュリティ、V-CUBEミーティング
V-CUBEミーティングは高度なセキュリティが魅力のWeb面接システムです。V-CUBEミーティングでは求職者からの応募がくると、管理画面からWeb面接の日程を予約し、応募者に自動でURLが掲載されたメールを配信します。
このメールにはURLの他に暗証番号も記されており、確実に本人だけが利用できるものとなっています。
元々はWeb会議で用いられるクラウドサービスであり、Web会議のクラウド市場でシェアナンバーワンを獲得するほどの高い品質が特徴的です。システムのクオリティを重視している企業におすすめです。
プランはベーシック・プロと利用規模によって用意されており、最大30日間無料トライアルが可能です。
徹底的にトラブルを回避、BioGraph
BioGraphは、Web面接で起こりうるトラブルを可能な限り回避することができるシステムです。特徴的なのは事前検証機能です。システムが問題なく作動し面接を実行できるかどうかをあらかじめ試しておくことができます。
またBioGraphは、面接前のタイミングで通知を送る機能や、面接結果を管理する機能を搭載したマルチなシステムです。応募者はアカウントを作る必要がなく、スマートフォンアプリからでも面接を受けられるので、簡単操作で双方向で簡単にサービスを利用できます。
料金は導入費用10,000円、月額10,000円のミニマムプランから、別途見積もりが必要なエンタープライズプランまで多数の料金体制が用意されています。
