安否確認の訓練設計と回答率の上げ方｜171の体験利用日に重ねる年間計画と4つの指標【2026年】

安否確認の訓練は、送信ボタンを押す練習ではありません。本番で返ってこない理由を、平時のうちに見つけて潰す作業です。だから、訓練で見るのは操作の手順ではなく数字になります。年間の時期をどう決めるか、何を測るか、数字が悪かったときにどこを直すかを、順に整理します。

訓練で確かめるのは「返ってくるか」だけ

安否確認システムを入れた組織が最初にやる訓練は、たいてい「全員に送ってみる」です。送信は成功し、管理画面には配信件数が並びます。ここで終わると、訓練の意味はほとんどありません。

本番で困るのは、送れないことではなく返ってこないことだからです。全員の安否が分からないと、出社可否も事業再開の可否も判断できません。返ってこない原因は、システムの外側にあります。登録先が古い、通知に気づかない、回答が面倒でやめた、そもそも登録していない。訓練は、この4つのどれが起きているかを切り分ける作業です。

内閣府の防災情報ページは、事業継続計画（BCP）で実施する対策の例として「安否確認の迅速化」を挙げています。迅速化の対象は送信ではなく、全員分の状況が確定するまでの時間です。訓練の目標も、そこに合わせます。

訓練の時期を年間で固定する

訓練が続かない最大の理由は、日程が毎年決まっていないことです。繁忙期を避けているうちに年度末になり、結局やらない。これを防ぐには、外部にある固定の日付に乗せるのが確実です。

NTT東日本が公開している災害用伝言ダイヤル（171）の体験利用は、提供日が固定されています。毎月1日と15日の00:00〜24:00、正月三が日、防災週間（8月30日9:00〜9月5日17:00）、防災とボランティア週間（1月15日9:00〜1月21日17:00）です。

171の体験利用には提供条件も公開されています。伝言の録音時間は30秒、保存期間は体験利用期間の終了まで、蓄積数は電話番号あたり20伝言です。安否確認システムの配信と171の体験利用を同じ日に設定すれば、従業員は2つの手段を1回の訓練で覚えられます。システムが使えない状況を想定するなら、この組み合わせに意味が出ます。

導入前で製品をまだ決めていない場合も、無料期間を訓練の日程に重ねられます。30日間の無料期間を設けている安否確認サービス2の料金と機能のように、試用できる長さは製品によって違います。

測る数字は4つに絞る

訓練のあとに集計する数字は、多すぎると誰も見なくなります。次の4つで足ります。

4つのうち、最初の2つはシステムではなく自社の管理状態を示します。配信エラー率が高い状態でどの製品に乗り換えても、結果は変わりません。3つ目と4つ目は、製品の仕様と設定で動かせる部分です。

回答率が上がらない典型的な原因

通知が「その他の通知」に埋もれている

メールで受信している場合、安否確認のメールは日常の業務メールに埋もれます。受信箱を1日に何度も開く人なら気づきますが、現場作業や外勤の従業員は違います。専用アプリの通知音を通常の着信音と変えられる製品では、その設定が効きます。

回答のためにログインが必要になっている

受信したメールのURLを開いて、IDとパスワードを入力してから回答する形式では、そこで止まる人が出ます。パスワードを覚えていないからです。災害時に、記憶していないパスワードを思い出せる前提を置かないのが安全です。

設問が多く、途中でやめられている

24時間回答率だけが低い場合、これを疑います。開いて回答を始めたのに、質問が続いて離脱している状態です。管理画面で「開封したが未回答」の人数が分かる製品なら、その数を見れば裏が取れます。

未回答者への再送をどう設計するか

本番では、時間内に返ってこない人が必ず出ます。その人たちへどう再送するかは、設定と運用の両方で決めておきます。

自動再送の間隔と回数を選べる製品では、この1段目と2段目を設定で済ませられます。オクレンジャーのよくある質問では、未読者への自動再送について再送信する時間の間隔と回数を選べると説明されています。自動でどこまで追いかけるかを決めておけば、担当者が手を動かすのは半日後からで済みます。

代理回答の機能も、本番では必ず使います。スマートフォンを持たない従業員や、被災して端末を失った従業員の安否は、誰かが代わりに登録するしかないためです。代理回答に対応しているかどうかは製品によって差があります。各社の対応は安否確認システム比較の機能表で並べています。

訓練の設問は本番と同じにする

訓練用に設問を短くすると、本番の回答率を測れません。訓練で測りたいのは「この設問に、この人数が、この時間で答えられるか」だからです。設問を変えると、その数字が使えなくなります。

件名に訓練であることを明示するのは必須です。入れ忘れると、従業員が実際の災害と誤認し、家族へ連絡を始めるなどの混乱が起きます。本文の冒頭ではなく、件名の先頭に入れるのが確実です。通知の一覧には件名しか表示されないためです。

配信の時間帯は、初回は業務時間中が向いています。届かなかった人にその日のうちに確認できるからです。名簿の精度が上がってから、夜間や休日の配信を試します。実際の地震は勤務時間に起きるとは限りません。

集計結果を誰に、どの形で渡すか

訓練のあと、集計結果を担当者だけが見て終わる組織は少なくありません。それでは改善が回りません。数字を渡す相手と形式を、最初から決めておきます。

部門長に渡す数字は、個人名ではなく人数から始めます。「あなたの部署に未登録が7名います」のほうが、名指しより動きます。それでも改善しない部署にだけ、個人名の一覧を出します。

集計結果をグラフやExcelファイルとして書き出せる製品では、この配布が楽になります。転記が必要な項目が多いほど、担当者の負担で継続が止まります。無料期間中に、集計画面をそのまま報告に使えるかを確かめておくと、この負担を先に見積もれます。

訓練当日の担当者の動き

訓練は、送信して終わりではありません。当日の担当者が何を、どの順で見るかを決めておくと、集計までが1日で終わります。全社訓練を想定した流れです。

この流れで負担が集中するのは、半日後の「未回答者を部署別に書き出す」工程です。集計画面から部署ごとに絞り込めるか、書き出したファイルがそのまま配れる形かで、ここにかかる時間が変わります。人数の多い組織ほど差が出ます。

また、配信直後のエラー件数は、その場で控えておく価値があります。あとから画面を開くと、再送や代理回答の結果が混ざって初回の数字が分からなくなる製品があるためです。訓練の記録は、数字が動く前に取るのが原則です。

担当者を1人にしないことも、当日の設計に含めます。配信の操作をする人と、回答状況を見て記録する人を分けると、片方が別の業務に呼ばれても訓練が止まりません。実際の災害時には、送信担当者自身が被災している可能性があります。訓練は、その体制のまま本番で動けるかどうかを確かめる場でもあります。

訓練の記録として残すもの

訓練は毎回記録します。記録がないと、前回との差が出せず、改善したかどうかが分かりません。残す項目は多くありません。

最後の行を入れておくのがこつです。総務や人事の担当者は数年で異動するため、訓練の記録と手順書がひとそろいで残っていないと、次の担当者はゼロから始めることになります。訓練のたびに手順書を開く運用にしておけば、更新が止まりません。

製品の機能で訓練の手数がどれだけ変わるか

訓練の設計そのものは製品を選びませんが、かかる手数は仕様によって変わります。公開情報の範囲で、差が出やすい機能を並べます。

この表の機能は、いずれも派手さがないため製品選定の比較表では目立ちません。しかし年に数回の訓練を10年続ける前提で考えると、手数の差はそのまま継続できるかどうかの差になります。導入前の無料期間に、実際に1回送って集計まで通してみるのが確実な確認方法です。

訓練を重ねても数字が動かず、原因が製品側の仕様にあると分かった場合は、入れ替えの検討に入ります。契約条件の確認から移行までの順序は安否確認システムの乗り換えと解約にまとめています。

導入時の設定そのものについては、名簿の列やグループの軸をどの順で決めるかを安否確認システムの導入手順と初期設定にまとめています。

訓練を重ねると、数字そのものより「どこが毎回引っかかるか」が見えてきます。特定の拠点だけ未登録率が下がらない、夜勤のある部署だけ回答が遅いといった偏りです。全社平均をならして見るより、偏りのある集団を1つずつ潰していくほうが、全体の回答率は確実に上がります。訓練の目的は満点を取ることではなく、返ってこない人を毎回少しずつ減らしていくことにあります。

よくある質問