退職者の入退室権限を外す運用と、解約時に残る費用・機器・ログ｜止めるのは鍵ではなく通行権限【2026年】

入退室管理システムを入れる目的のひとつは、辞めた人が翌日から入れない状態をつくることです。物理鍵の時代は、鍵を返してもらっても複製されていないことを証明できませんでした。複製の心配をなくすために、鍵そのものではなく「通行の権限」を止める仕組みへ移ります。

ただし、権限を外しただけでは穴が残ります。扉の外側に物理鍵のシリンダーが残っている構成では、物理鍵を返さない限り開けられるからです。さらに、サービスをやめるときには残存期間分の費用・機器の返却・ログの引き渡しという3つの問題が同時に来ます。2026年11月13日・14日に各社の公式ページで確認した内容をもとに整理します。

退職者が出たときにやること

通行権限を無効にする管理画面でそのユーザーの権限を外します。カードの登録を消すのではなく、通行できる扉の割り当てを止める操作です。最終出社日と退職日がずれる場合は、どちらを基準にするかを先に決めておきます。
貸与品を回収するICカード、スマートフォンに登録した電子マネー、物理鍵、一時貸与のセキュリティカード。回収できない場合でも、権限が無効であれば通行はできません。
物理鍵の扱いを確認する扉の外側に鍵穴が残っている構成では、物理鍵が返却されるまで解錠できる状態が続きます。回収できない場合はシリンダーの交換を検討します。
ログを確認して記録に残す最終出社日以降にその人の認証が発生していないかを確認します。情報セキュリティ認証を運用している場合は、権限削除の実施記録を残します。
共有の暗証番号を変更するテンキーの暗証番号を部署で共有している場合、個人の権限を外しても番号は生きています。退職のたびに変更する運用にするか、個人ごとの番号へ切り替えます。

退職者が出たときの手順。順番は権限の無効化が先で、物理的な回収は後になります

各社が「即時に権限を外せる」と公式ページに書いている点は共通しています。SECURE AC Cloud は活用シーンとして「退職者のアクセス権限を即時無効化」を挙げ、KEYVOX はオフィス向けページで「退職者の権限即時削除、不正アクセスのアラート通知に対応」としています。workhub は「従業員が入退室用ICカードを紛失してしまった場合でも、システム上から即座に権限の剥奪・変更が可能です」と書いています。

権限を外しても残る穴

外側の鍵穴が生きているAkerun の公式FAQは「Akerun Proは扉の内側に設置いただく仕様になっているため、扉の外側にある鍵穴は、従来通り物理鍵を使用して解錠・施錠することができます」と書いています。物理鍵を回収しないと穴が残ります。
シリンダーが残る構成KEYVOX の PiACKII は室内側のサムターンを置き換える部品で、物理鍵のシリンダーは残ります。ALLIGATE も機能一覧に「物理鍵での解錠」を挙げています（ただし解錠ログは記録されると明記）。
共連れで入れてしまうAkerun は公式FAQで共連れ防止機能を「現時点で搭載しておりません」と明言しています。権限のない人が、権限のある人の後ろから入ることは止まりません。
共有の暗証番号テンキーの番号を部署で共有していると、個人の権限を外しても番号は使えます。KEYVOX は「管理画面から即座に暗証番号を変更・無効化できます」としており、変更の運用が前提になります。

権限を外しただけでは塞がらない4つの穴（2026年11月13日・14日に各社公式ページで確認）

物理鍵が残る構成では、「権限を外した」と「入れなくなった」が同じ意味になりません。退職手続きのチェックリストに、権限の無効化と物理鍵の回収を別の項目として並べてください。鍵が1本でも回収できなかった場合に、シリンダーを交換するのか、その扉を電気錠へ置き換えるのかも、あらかじめ決めておくと判断が早くなります。

ログをどこまで残すか

入退室ログは、退職者の対応だけでなく監査や労務の証跡としても使われます。保存できる期間や件数は、サービスや機器によって公開されている内容が違います。

SECURE SA-FRT13

150,000件

端末側のイベントログ保存件数として公開されている値です。顔データの登録可能数は300顔。

KEYVOX スマートロッカー

1年間

利用履歴の保存期間として公開されています。ロック側の履歴保存期間については公式ページで確認できませんでした。

Akerun Connect

CSV出力

入退室ログはクラウドに記録され、Akerun Connect上での確認とCSVでの出力（証憑保管）が可能と公式ページに記載されています。

workhub

解錠方法まで

「人、日時、場所、解錠方法」における入退室ログを自動で取得すると説明されています。顔認証で入ったかQRコードで入ったかを後から区別できます。

各社が公開しているログに関する情報（2026年11月13日・14日に各社公式ページで確認）

解約を見据えるなら、ログの引き出し方を先に確認しておく必要があります。クラウド上のデータは、契約が終われば参照できなくなるのが普通です。CSVで出力できるかどうか、出力できる期間に上限があるかどうかを、契約前に確認してください。退職者の権限削除を実施した記録は、情報セキュリティ認証の審査で求められることがあります。

KEYVOXのよくある質問ページの公式キャプチャ画面。よくある質問という見出しと、KEYVOXに関するよくある質問と回答をまとめましたという説明、導入についてという区分に、導入にはどれくらいの期間がかかりますか、工事は必要ですか、どのようなドアに対応していますか、インターネットが不安定な場所でも使えますかという質問が並んでいる — 出典：ブロックチェーンロック「KEYVOX よくある質問」（2026年11月14日に表示を確認）

貸与したカードを管理する

来訪者や一時的な協力会社に貸し出すカードは、社員証とは別に管理が要ります。回収漏れがそのまま権限の残存になるからです。

workhub は製品一覧に「セキュリティカード一元管理」という項目を持ち、「一時的に貸すセキュリティカードの管理も漏れなくシンプルに」と説明しています。ALLIGATE はICカードを Excel や CSV データで一括登録できるため、貸与分を別のグループとして登録しておけば、まとめて権限を落とす運用ができます。

そもそもカードを貸さない選択肢もあります。QRコードやワンタイムパスコードであれば、有効期限が過ぎれば自動的に使えなくなるため、回収という作業自体が発生しません。KEYVOX の無料プランは来客管理に限定されますが、期日を指定して最大翌月末までの鍵を発行できます。ALLIGATE QR は「入館証を発行したり、回収したりする手間をなくしたい」という課題を正面から挙げています。

退職以外で権限を外す場面

権限の付け外しが必要になるのは退職のときだけではありません。むしろ日常的に発生するのは、次の場面です。

権限の見直しが必要になる場面と、対応に使える機能（2026年11月13日・14日に各社公式ページで確認）
場面	やること	公開されている対応機能
部署の異動	入れる区画を入れ替える。前の部署のフロアから外す	ALLIGATE は通行権限設定、workhub は部署・役職・グループ単位での権限管理に対応
カードの紛失	紛失したカードの権限を即座に止め、再発行する	workhub は「システム上から即座に権限の剥奪・変更が可能」と明記
協力会社の契約終了	常駐していた業者のIDをまとめて止める	workhub はパートナー企業情報管理を独立した機能として用意
休職・長期出張	一時的に権限を止める、または時間帯を絞る	ALLIGATE は曜日・時間帯ごとに解錠できるユーザーを設定できる
臨時休業日	その日だけ全員の入室を止める	ALLIGATE はカレンダー設定で1年間のうち特別な日を指定して制御できる
棚卸し・定期点検	権限の一覧を出して、実態と突き合わせる	workhub は従業員情報管理とアクセスレベル一元管理、ALLIGATE はWebでの統合管理

この中でもっとも見落とされやすいのが、最後の棚卸しです。退職や異動のたびに権限を外していても、作業漏れは積み重なります。半年に一度でも、登録されているIDの一覧と在籍者の名簿を突き合わせれば、残ってしまった権限を見つけられます。情報セキュリティ認証を運用している場合、この定期的な確認そのものが要求事項になっていることがあります。

異動の扱いも、退職より難しいことがあります。前の部署のフロアに荷物を取りに行く必要があるといった理由で権限を残したまま運用が続き、気づくと全フロアに入れる人が増えていくためです。期限を切って付与する機能があれば、残り続けること自体を防げます。

サービスをやめるときに残るもの

退職者の権限と並んで、もうひとつの「外す」場面が解約です。ここは公開されている情報量に大きな差があります。

解約時の条件として公開されている内容（2026年11月13日・14日に各社公式ページで確認）
サービス	残存期間分の費用	機器	その他
Akerun	1年契約の一括払いは返金なし。月払いは残存期間分を請求	原則レンタル。契約終了時は返却が必要	返却品を毀損・破損・一部滅失させた場合、21万円を上限とする損害金を請求される場合がある
ALLIGATE	記載が見当たらない	1扉あたりの月額に機器のレンタル費用が含まれる	請求はアカウント発行月の翌月1日から、初月無料
KEYVOX	記載が見当たらない	オフィス向けページでは買い取り型と案内	30日間の無料トライアルあり。支払いはクレジットカード、年間払いは銀行振込も可
workhub	記載が見当たらない	記載が見当たらない	料金ページ自体がない
SECURE AC Cloud	記載が見当たらない	記載が見当たらない	対象規模は小規模（10名〜）から

「記載が見当たらない」は、条件が無いという意味ではありません。公式ページで確認できなかったという意味です。契約書と見積書で必ず確認してください。

Akerunのよくあるご質問ページの公式キャプチャ画面。FAQ よくあるご質問という見出しと、Akerunの導入検討から運用まで、お客様から多くいただくご質問をまとめました、製品・料金・導入・サポートに関する疑問にお答えしますという説明、カテゴリから探すとしてすべて・Akerun Pro・Akerunコントローラー・サービス機能・価格費用・設置・サポートのボタンが並んでいる — 出典：Photosynth「Akerun よくあるご質問」（2026年11月14日に表示を確認）

解約の前に決めておく3つのこと

入退室管理をやめる、あるいは他社へ乗り換える場合、扉を無防備にするわけにはいきません。切り替えの順番を決めておく必要があります。

1つ目は、扉をどう戻すかです。機器を返却する構成では、取り外したあとの扉が元の錠前に戻ります。物理鍵の運用を再開するなら、誰に何本渡すかを決め直す作業が発生します。他社へ乗り換えるなら、既存の配線や電気錠を再利用できるかを確認します。ALLIGATE は「既存設備を再利用した工事のご提案も可能です」と公式FAQに書いています。

2つ目は、ログの持ち出しです。解約後にクラウドへアクセスできなくなる前に、必要な期間のログを出力しておきます。保存義務のある記録かどうかは、自社の規程と取得している認証の要求事項で決まります。

3つ目は、費用の見積もりです。Akerun のように残存期間分の負担が明記されているサービスでは、解約月によって総額が変わります。年一括で支払っている場合は返金されず、月払いの場合は残りの期間分を請求されるため、どちらにしても契約期間を満了する前提で計算しておくほうが安全です。

運用を属人化させない

権限の付け外しは、入社・異動・退職のたびに発生します。担当者が1人だと、その人の不在時に処理が止まります。人事システムと連携できるサービスであれば、この作業を自動化できる可能性があります。workhub は Microsoft Azure AD との標準連携を公開しており、導入事例では Okta 連携で入退室権限の付与を自動化した例が紹介されています。

自動化しない場合でも、手順を文書にしておけば引き継げます。権限を外す操作の画面手順、物理鍵の回収先、ログの確認方法、実施記録の保存場所。この4つを1枚にまとめておくと、担当者が替わっても運用が続きます。見積もりの段階で、管理画面を誰が操作するかを決めておくと、導入後の立ち上がりが早くなります。

在室状況と記録の扱いを決めておく

入退室管理を入れると、誰がいつどこにいたかが常に記録されます。退職者対応や監査には必要な情報ですが、同時に従業員の行動記録でもあります。ALLIGATE には「この部屋にいま誰が滞在しているか、滞在時間も含めて一覧を表示できます」という在室状況表示の機能があり、workhub にも利用状況を可視化するダッシュボードがあります。

これらの機能は、災害時の点呼や、長時間の単独作業の把握といった安全管理の用途で効きます。一方で、誰がどの機能をどこまで見られるかを決めずに運用を始めると、後から問題になります。導入の段階で、閲覧できる範囲を役割ごとに分け、記録の保存期間と利用目的を社内規程に書いておいてください。SECURE AC Cloud のように映像と紐づく構成では、映像の閲覧権限を細かく設定できると公式ページに明記されており、権限設計が前提に置かれています。

この記事で確認できなかったこと

ALLIGATE・KEYVOX・workhub・SECURE AC Cloud の解約条件と最低契約期間
各社のログの保存期間（KEYVOX のロック側、ALLIGATE、workhub、Akerun）
解約後にログを出力できる期間の上限
KEYVOX がオフィス向けページで案内している買い取り型の条件と、料金ページの基本料金との関係
Akerun の最低契約期間そのものの選択肢

よくある質問

退職者の権限は何で止まりますか。

管理画面で通行権限を無効にすることで止まります。カードの登録を消す必要はなく、割り当てた扉の権限を外す操作です。SECURE AC Cloud は「退職者のアクセス権限を即時無効化」、workhub は「システム上から即座に権限の剥奪・変更が可能」と公式ページに記載しています。

ICカードを回収できなかった場合はどうなりますか。

権限を外していれば、そのカードで解錠することはできません。ただし扉の外側に物理鍵のシリンダーが残っている構成では、物理鍵による解錠は止まりません。物理鍵の回収は別の作業として管理してください。

解約したら機器はどうなりますか。

サービスによって違います。Akerun は原則レンタルで、契約終了時は製品の返却が必要と公式FAQに明記されています。ALLIGATE の場合も、機器のレンタル費用が1扉あたりの月額に組み込まれる建て付けです。KEYVOX はオフィス向けの案内で買い取り型としており、解約したあとに手元へ残るものが変わります。

契約期間の途中で解約すると費用はかかりますか。

Akerun の場合、1年契約を一括で支払っていれば残存期間分は返金されず、月払いであれば残存期間分を請求されます。他の3サービスについては、公式ページで解約条件を確認できませんでした。契約書で確認してください。

入退室ログは解約後も見られますか。

公式ページに解約後の扱いを明記しているサービスは確認できませんでした。クラウド上のデータは契約終了とともに参照できなくなる前提で、必要な期間のログを事前にCSVなどで出力しておいてください。