社用車管理システムの見積もりを比べられる形にそろえる｜課金の単位が4通りに割れ、契約の下限は1台から15台まで開く

先に決める3つの数字

見積もりを依頼する前に決めておくのは、台数・人数・記録の範囲の3つである。この3つが固まっていないと、各社が違う前提で金額を作る。

3つ目が抜けやすい。アルコールチェックの記録だけでよいのか、運転日誌まで要るのか、日常点検も入れるのかで、必要なプランもデバイスも変わる。機能一覧を全部マルにして依頼すると、使わない機能の入った見積もりが返ってくる。

契約上の台数と、法令上の台数は別物

安全運転管理者の選任義務を判定するときの台数と、システムの契約台数は数え方が違う。

「うちは5台だから」と伝えたとき、相手が思い浮かべているのは契約台数である。二輪が混ざっている場合や、本拠が複数に分かれている場合は、どの単位の数字なのかを添えて伝えたほうが齟齬が少ない。

課金の単位が会社ごとに違う

5サービスの公式情報を並べると、何を単位に料金が決まるかがはっきり分かれていた。ここが揃っていないと、台数だけ合わせても比較にならない。

とくに差が出るのがアカウントである。1台の社用車を10人で共用している事業所の場合、Bqeyなら人数は費用に影響しない。SmartDrive Fleetはデバイス1台につき5アカウントという枠があるので、枠の中に収まるかを確認する必要がある。Cariotはアカウント数が料金体系に入っている。同じ「10台」でも、各社が想定する人数が違えば金額の意味が変わる。

初期費用はどこで発生するか

金額は非公開でも、費用がどの項目で発生するかは各社が公開している。初期費用の有無は、資金繰りの面で最初に効く差である。

「初期費用0円」という言葉は2つの意味で使われている。Bqeyは工事もデバイスも不要だから0円である。DRIVE CHARTのレンタルプランは機器を借りるから機器代が0円で、そのぶん月額にレンタル費用が乗り、契約が2年に伸びる。同じ0円でも、後ろにある条件が違う。

月額に何が含まれるかを聞く

月額の金額だけを並べても、含まれるものが違えば比較にならない。公式に書かれている範囲では、次の項目が「含む／含まない」で分かれていた。

検知器のメンテナンスは数年単位で効く。アルコール検知器のセンサーには寿命があり、施行規則第9条の10第7号は「アルコール検知器を常時有効に保持すること」を求めている。交換が有償なら、その費用は実質的に運用コストである。

取り付けが要る車と、要らない車

取り付けの条件は、費用だけでなく導入の速さにも効く。5サービスを並べると3通りに分かれた。

リース車両に付けられるかは、サービス側の条件とリース契約の両方で決まる。DRIVE CHARTは公式FAQでリース車両への取り付けが可能だと回答し、Bqeyはデジタルキー専用デバイスが車両工事不要のためリース車にも導入できるとしている。契約上の可否はリース会社に確認が要る。

利用開始までの期間に3倍以上の差がある

選任義務は台数で自動的に発生し、届出の期限は選任の日から15日以内である。システムの導入がそれに間に合うとは限らない。

Cariotは導入ステップを3段階で公開していて、システム環境の初期設定に1〜3か月かかるとしている。しかも「お客様においても、必要なデータを整備いただく作業が発生します」と明記がある。自社側の工数も見積もりに入れる必要があるという意味である。

やめるときの条件を先に聞く

解約条件を公式サイトに書いているのは、5サービスのうちBqeyだけだった。書かれていないことは「条件が緩い」ことを意味しない。

補助金が使えるかも同時に聞く

公式サイトで補助金への対応を明記しているのは、5サービスのうちDRIVE CHARTだけだった。公式FAQの「補助金の利用は可能ですか？」に対して「可能です。各種補助金に対応しております。詳細はお問い合わせください」と回答している。具体的な制度名は挙げられていない。

使える制度は業種・所在地・導入する設備で変わる。見積もりを依頼するタイミングで「自社が使える補助金はあるか」も聞いておくと、同じやりとりの中で確認が済む。補助金の申請には導入前の手続きが必要なものが多いので、契約を決めてから調べ始めると間に合わないことがある。補助金の有無で実質負担が変わるなら、それは見積もりを比べる条件の一部である。

費用対効果として公式が挙げている数字

稟議では「いくらかかるか」と同時に「何が返ってくるか」を聞かれる。各社が公式に挙げている数字は、いずれも自社の導入事例として示されたもので、すべての事業所に当てはまる保証はない。それでも、どの方向の効果を主張しているかは参考になる。

方向が3つに分かれている。台数を減らす（固定費）、事故を減らす（損失と保険料）、工数を減らす（人件費）である。自社で何を減らしたいのかを先に決めておくと、どの方向の効果を主張しているサービスを選ぶべきかが決まり、見積もりの比較軸も定まる。

見積もり依頼に書く項目

以上をまとめると、依頼文に入れる項目は次のようになる。これを同じ文面で各社に送れば、戻ってきた数字を横に並べられる。

比べるときにやりがちな間違い

月額だけを並べる

通信費がライセンスに含まれる会社と、別建ての会社がある。サポートが月額に含まれる会社と有償の会社がある。月額の数字だけを並べると、含まれるものが多い側が高く見える。

台数だけそろえて人数を伝えない

アカウントの扱いが4通りに分かれている。人数を伝えないと、上限に当たるかどうかが見積もりに反映されない。

初期費用0円を同じ意味だと思う

工事が不要だから0円なのか、機器を借りるから0円なのかで、後ろに付く契約期間が違う。レンタルで0円のものは契約が長くなる傾向がある。

検知器の消耗品費を計算に入れない

センサーには寿命がある。使用回数2,000回で本体交換のものと、10,000回でカートリッジ交換のものでは、数年間の費用が変わる。交換費用が含まれるかどうかも会社で違う。

自社側の工数をゼロと見積もる

車両・ドライバー・顧客のデータ整備は自社の作業である。Cariotは公式に「お客様においても、必要なデータを整備いただく作業が発生します」と書いている。

1社だけに見積もりを取る

金額が非公開の分野では、1社の数字だけ見ても高いのか安いのか判断できない。条件をそろえた依頼文を作っておけば、2社目以降は送るだけで済む。契約の下限が合わないサービスは最初から外れるので、実際に比べる相手は多くならない。

無料トライアルの有無を条件に入れない

5サービスの公式サイトに、実機を一定期間使える無料トライアルの明記は見当たらなかった。デモや資料ダウンロードは用意されているので、現場の操作感を確かめたい場合はデモの範囲に何が含まれるかを聞く。試せないことを前提に、契約期間と解約条件で安全側に倒すほうが現実的である。

まとめ

社用車管理システムは5サービスとも金額が非公開なので、比較は見積もりの条件づくりから始まる。決めておくのは台数・人数・記録の範囲の3つ。そのうえで、課金の単位（車両か、デバイスか、アカウントを含むか）、初期費用の有無とその理由、月額に含まれるもの、契約期間と解約条件、取り付けの要否、開始までの期間を同じ文面で聞く。

金額が出ていないことは、比べられないことを意味しない。公開されている条件だけでも、契約の下限が1台から15台まで開き、アカウントの扱いが4通りに分かれ、契約期間が1か月から2年まで違うことが分かる。条件で絞ってから金額を聞くほうが、戻ってくる数字の意味がはっきりする。