給与計算はエクセルでは不十分？メリット、デメリットを解説！
手動で給与計算をしていた場合、エクセルを利用するようになると自動で計算されるようになり、業務が大幅に改善されたことでしょう。
そのためエクセルでの給与計算で十分なのでは？という声も多く挙がります。
しかしながら、エクセルでは対応できない課題も多くあり、給与計算ソフトの導入や社労士への外部委託などによって改善できる業務も多くあります。
そこで、ここでは給与計算でエクセルを利用するメリットとデメリットを解説していきます。
エクセルによる給与計算のメリット
Microsoft社が提供しているエクセルを利用するメリットは大きく3つあります。
- 費用がかからない
- 無料テンプレートを利用することで初心者でも簡単に作成可能
- カスタマイズの仕方についてのマニュアルがWEB上に豊富にある
業務でエクセルを利用している場合、給与計算のための初期導入費用はかかりません。これは給与計算だけではなく、業務の中でも幅広く利用されているエクセルだからこその特徴です。
社内でエクセルを利用していない場合は、数万円の初期費用で永続的に利用することができるため、他の業務で活用できることも考えると導入費用は低く抑えられます。
また給与計算や勤怠管理の無料テンプレートを利用することで、初心者でも簡単に土台を作成することができます。様々なケースに応じた無料テンプレートが豊富にあるため、エクセルに慣れている人であれば導入は容易です。
給与計算のロジックといった細かなカスタマイズについても、エクセルに搭載されている関数やマクロを利用して、自社に合わせた給与計算や勤怠管理に柔軟にカスタマイズすることができます。
エクセルによる給与計算や勤怠管理は多くの会社で利用されているため、WEB上にある様々なカスタマイズのマニュアルを参考にすることができます。
エクセルによる給与計算のデメリット
一方で、エクセルを利用するデメリットは大きく3つあります。
- 初心者だとカスタマイズをするのが難しい
- 法改正に伴って修正が必要
- ヒューマンエラーが生じやすい
給与計算や年末調整などの知識がない初心者の場合、カスタマイズをするのが難しいです。
WEB上にカスタマイズの仕方について多く書かれている一方で、雇用形態による社会保障費の変動などがあるため、自社に合わせたフォーマットを作成するためには専門的な知識と経験が必要となります。
また法改正に伴って、細かくフォーマットを修正する必要があります。これは手動で行わなければいけないため、フォーマット作成者がいない場合は、とても大きな手間となります。
さらに法改正への対応といったカスタマイズは手動で行うため、ヒューマンエラーが生じやすいというリスクがあります。
法改正に伴ってフォーマット修正や、自社フォーマットへのカスタマイズによって運用が複雑化すると、支払額に誤りがでて従業員に不利益が生じ、訴訟リスクが増します。
給与計算を社労士におまかせしてもいい？メリット、デメリットを解説！
ここまでエクセルによる給与計算によるメリットやデメリットについて説明してきました。
それでは給与計算の業務を社労士に外部委託する場合はどうでしょうか。
同じく社労士に給与計算をお任せすることによるメリットとデメリットについて解説していきます。
社労士へ委託するメリット
社労士へ委託するメリットは以下になります。
- 人や時間のコストを削減できる
- 給与計算担当者の属人化を防ぐ
- 年末調整などの忙しい時期のみの委託も可能
エクセルや給与計算ソフトなどを利用する場合、業務は改善されますが運用する人が必要になります。専門的な知識と経験を持つ社労士に委託すれば、この運用にかかる人や時間を大幅に削減することができます。
また給与計算者の業務を大幅に削減することで、業務量が多いため属人化しやすい給与計算業務のリスクを抑えることができます。
給与計算の業務は、特に年末調整の時期がとても忙しくなります。そのため年末調整の時期にスポットで委託するといった柔軟な対応をすることも可能です。
社労士へ委託するデメリット
社労士へ委託するデメリットは以下になります。
- 社内のデータが漏出するリスク
- 社内にノウハウが蓄積されない
- 完全に委託することは難しい
社内の勤怠データなどを外部に委託する場合は、データが漏出するリスクを考える必要があります。そのため経験があり信頼のできる社労士の見極めが重要になります。
また社内のノウハウが蓄積されないというデメリットもあります。社員数が多くなるほど委託にかかる費用は増加していきます。ノウハウが蓄積されていない場合、後から社内で対応することは難しくなります。
さらに個人情報などの更新業務を委託することは難しいケースが多く、全業務を外部に委託するのではなく、部分的に業務を委託するのが一般的です。そのため社内でも業務に携わる人が必要となります。
給与計算ソフトにはどんな機能が搭載されている？
給与計算に特化した様々な給与計算ソフトが開発されてきています。
では実際にどのような機能が搭載されているのでしょうか。
一般的な機能は、以下になります。
- 税金の自動計算
- 勤怠データに基づく給与計算
- 法改正への対応
- 給与明細や帳票の発行
それぞれ解説していきます。
税金の自動計算
労働契約や雇用形態に合わせた計算式を設定することで、税金の自動計算をすることができます。
エクセルに比べてカスタマイズの作成は直感的にできるようなサポート機能が付いている場合が多いため、フォーマットの複雑化によるヒューマンエラーを抑えることができます。
勤怠データに基づく給与計算
勤怠管理ソフトと連携できる給与計算ソフトを利用すれば、自動的に給与計算をすることができます。
これにより勤怠データの打ち込みといった作業が必要なく、クラウド型の給与計算ソフトを利用すれば全てWEB上で完結させることができるため情報漏洩のリスクを下げることにも繋がります。
法改正への対応
法改正への対応も給与ソフトを提供している会社が対応してくれる場合が多いため、エクセルでの給与計算の場合に行う法改正に関連したフォーマットの修正業務の必要がなくなります。
フォーマットの修正はヒューマンエラーを引き起こす要因となるため、給与計算ソフト側が対応することで業務の改善と、計算の誤りによる従業員の不利益といったリスクを軽減することができます。
給与明細や帳票の発行
給与明細や帳簿、そして銀行に提出する書類などをソフト上で作成して、印刷に加えて電子版として発行することが可能なものがあります。
従業員の情報をあらかじめ設定しておけば、自動的に文書が作成されるため、業務の多くの時間を占める書類作成を大幅に改善することができます。
またソフトで自動的に行うため、名前の記載ミスなどを防ぐことにつながります。
無料の給与計算ソフトはどう？
ここまで給与計算ソフトに搭載されている機能について解説してきました。
この給与計算ソフトには無料で利用できるものと、有料で利用するものがあります。これらの無料のソフトと有料のソフトでは、どのような違いがあるのでしょうか。
無料のソフトでは、以下の制限がかかる場合があります。
- データの容量に制限があるため、少人数しか対応できない
- 機能が限定されている
- 機能が充実しているソフトは、無料で利用できる期間が2ヶ月など限定されている場合が多い
クラウド型の給与計算ソフトの場合は、利用できるデータの容量に制限がある場合があります。そのため限られた社員数しか対応することができないため、大規模に導入する場合は有料化する必要が出てきます。
また機能が限定されている給与計算ソフトもあります。この場合、基本的な給与計算などの機能は利用できますが、年末調整に対応するといった充実した機能を十分に利用できません。
提供会社によっては、機能の制限はかけないが無料トライアルという形で数ヶ月後には有料での利用に切り替わる場合もあります。
有料の給与計算ソフトを使うメリット、デメリットを解説！
無料の給与計算ソフトでは、機能面であったり利用期間に制限があることが分かりました。
それでは有料の給与計算ソフトを利用する上で、どのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。
導入を検討する上で考えるべき両方の点について解説していきます。
メリット
有料の給与計算ソフトを利用するメリットは以下になります。
- 法改正にも自動対応
- 社内にノウハウを蓄積できる
- 様々なソフトと連携できる
給与計算ソフト側で、法改正に対応してくれるためフォーマットの修正といった作業をする必要がありません。
これによりヒューマンエラーや法改正の未対応といった問題が生じることなく会社経営をすることができます。また有料な給与計算ソフトはサポート機能が充実しているため、経験が少なくても比較的簡単に利用することができます。
そのため専門的な知識や豊富な経験を持っている社員以外も運用しやすいため、外部委託することなく社内にノウハウを蓄積しやすいです。
最近の給与計算システムは様々なサービスと連携することができるものも多く、業務改善は給与計算だけにとどまりません。
また給与や勤怠データを他のソフトで活用することによって社内の見える化に繋がる可能性もあります。
デメリット
一方で、有料の給与計算ソフトを利用することによるデメリットもあります。
- バージョンアップやバックアップをする必要がある
- 社内のリソースを使う
- 費用がかかる
インストール型の給与計算ソフトを利用する場合、法改正や機能追加に伴ってバージョンアップをする必要があります。これは手動で行うため、担当者がバージョン管理をしておく必要があります。
またバージョンアップする際や、新たなソフトに切り替える場合のデータの消失のリスクを防ぐためにこれまでの給与データを別途でバックアップしておく必要があります。
また外部委託とは違って、給与計算ソフトを導入する場合は社内のリソースを割かなければなりません。ソフトの活用法を理解するなどの導入コストがかかってくることも留意しておく必要があります。
有料の給与計算ソフトは機能が充実していますが、基本的に月額で費用がかかってきます。一度導入すると、切り替えるのは大変ですので人数やサポートが必要な業務などを検討すると良いでしょう。
給与計算ソフトにおけるインストール型とクラウド型の違いとは？
ここまで給与計算ソフトを導入することのメリットやデメリットについて解説してきました。
解説の中でインストール型の給与計算ソフトと、クラウド型の給与計算ソフトが出てきました。
それぞれ利用方法や特徴がありますので、詳しく解説してきます。
インストール型の給与計算ソフト
インストール型の給与計算ソフトは、ライセンスを購入して利用するPCにインストールして利用するタイプになります。
そのためインターネットに接続しなくても給与計算をすることができます。一方でPCの中にデータを保存するため、PCのセキュリティを高める必要があります。
インストール型の特徴としては、一度の購入すれば永続的に利用することができます。しかし法改正に伴ってバージョン更新をする必要があるため、その際に追加料金が発生することがあります。
クラウド型の給与計算ソフト
クラウド型の給与計算ソフトは、インターネット上のクラウドにデータを保存してWEB上で給与計算を行うタイプになります。
アカウント作成をすればインストール不要で利用することができます。クラウド上にデータが格納されているため、アカウントを知っていればどのPCでも利用することができます。
クラウド型の特徴としては、様々なサービスと連携することが可能な点です。これはクラウドを経由して他のソフトでデータを活用することができるため、各社がサービス同士の連携に力を入れています。
一方で、利用人数に応じて月額で料金が発生するため、利用者が大人数だと費用が大きくなってくる場合があるので注意が必要です。
給与計算ソフトの選び方を解説？安いだけで選んではダメ？
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ここまで給与ソフトの基本的な概要やメリットデメリットについて解説してきました。
では実際に、給与計算ソフトはどのように選べば良いのでしょうか。一度導入をすると切り替えが大変なため、料金ではなく自社にあった機能面を見て選ぶことが重要です。
給与計算ソフトを選ぶ際に、見るべきポイントは以下の通りです。
- サポート体制について
- 法改正の対応について
- 対応する雇用体系は自社に合っているか
- ・セキュリティが十分か
ソフトを社内で運用する際に、自社に合わせたカスタマイズ等で不明点が出てくることがあります。そのため給与計算ソフトのサポート体制が整っていることが、効果的にソフトを運用する上で重要なポイントとなります。
次に法改正へ対応できているかを確認する必要があります。社会保険料率はほぼ毎年変更となるため対応していなければ正しい給与計算をすることができません。対応の迅速さについても口コミ等で確認すると良いでしょう。
また自社の雇用形態が複雑となっている場合、給与計算ソフトによっては対応できないケースがあります。この場合高機能なソフトを導入する必要がありますが、あらかじめ自社の状況を伝えて対応が可能かを確認しましょう。
個人情報が絡んでくる給与計算のため、セキュリティ面についても考慮する必要があります。ソフトによっては、アクセスしたログが残るものもあるので、どのレベルのセキュリティを求めるかを社内で決めておくと良いでしょう。
給与計算おすすめソフト5つを比較！
給与計算のおすすめソフトは、どのようなものがあるのでしょうか。
ここでは、5つの給与計算ソフトの特徴を解説していきます。
税制や法改正に自動で対応、MFクラウド給与
税制や法改正に自動で対応することができるMFクラウド給与は安心・安全な運用することができます。
また従来の給与計算ソフトと遜色のない機能が搭載されており、導入時に起きるトラブル対応も行っているため、初めての方でもつまづくことなく導入することができます。
直感的に操作できる、人事労務freee
人事労務freeeは、10万以上の事業所が利用しているサービスです。
多くの事業者に利用されている理由は、直感的な操作性にあります。最初に設定をすれば給与計算を自動で処理され、ワンクリックで明細が作成でき、WEB上での振込みもワンクリックですることができます。
給与計算をはじめとした様々な業務を直感的に改善でき、サポート体制が充実しているため知識がなくてもスムーズに導入することができます。
高セキュリティで運用できる、CYBER XEED給与
CYBER XEED給与は、高いレベルのセキュリティなデータベースによって安心して運用することができるクラウド型給与計算ソフトです。
CYBER XEED給与の特徴は、専任のオペレーターによる給与計算業務のアウトソーシングという形のサービスであることです。
そのため基礎データをWeb上にアップロードすることで、各種給与帳票や銀行提出資料など給与計算にまつわる業務を、専任オペレーターが給与計算ソフトを活用して対応してくれます。
日払いやアルバイト向け給与計算ソフトはこれ！
日払いやアルバイト向けの給与計算に対応したい場合は、Socialクラウドがおすすめです。
日雇いやアルバイトを雇う場合、正社員などとは違った給与体系になるため、計算項目や計算ロジックの設定が柔軟にできるかどうかが重要となります。
Sociaクラウドでは、様々な雇用形態に対応しており、給与体系ごとに計算項目や計算ロジック、締め支払日などを設定することができるため、細かな計算に対応することができます。
今後、日払いやアルバイトといった様々な雇用形態が増えていく可能性がある場合は、給与計算設定の柔軟さを意識して検討すると良いでしょう。
少人数向け給与計算ソフトはこれ！
少人数の会社で給与計算ソフトを導入する場合は、フリーウェイ給与計算がおすすめです。
従業員5名までなら、無料で無期限利用することができます。また機能面についても、給与や賞与計算、年末調整、社会保険に対応しており充実しています。
今後増えていく場合でも、月額1,980円で利用することができるので、あまり費用をかけずに導入したいという企業向けの給与計算ソフトとなっています。
