安否確認システムの導入手順と初期設定｜名簿・グループ・震度のしきい値を決める順番【2026年】

安否確認システムは、契約した日から使えるわけではありません。名簿を入れ、グループを組み、どの震度で自動配信するかを決めて、はじめて動きます。しかもこの作業には順番があり、後ろから決めると必ず前に戻ることになります。契約前に社内で決められることと、契約後でなければ進まないことを分けて、導入作業を順に整理します。

導入作業の全体像

内閣府の防災情報ページでは、事業継続計画（BCP）の説明の中で、実施する対策の例として「バックアップシステムの整備、バックアップオフィスの確保、安否確認の迅速化、要員の確保、生産設備の代替など」を挙げています。安否確認はBCPの一部であり、システムを入れること自体が目的ではありません。目的は、発災後に出社可否と事業継続の判断ができる状態を作ることです。

その目的から逆算すると、設定作業の順番が決まります。

右端の列が重要です。あとから変えにくい項目ほど、先に時間をかけて決める。逆に、しきい値や設問のように設定画面で何度でも変えられる項目は、最初から完璧を目指す必要がありません。

STEP 1：登録する対象者を決める

ほぼすべての製品が人数で課金します。つまりこの決定が、そのまま見積もり金額になります。判断が分かれるのは次の区分です。

迷いやすいのは派遣社員です。安否確認そのものは派遣元の責任範囲ですが、就業場所での被災状況は派遣先しか把握できません。派遣元と派遣先のどちらが何を確認するかを、導入のタイミングで文書化しておくと、発災時の重複や抜けを防げます。

家族を含めるかどうかは、金額への影響が最も大きい判断です。製品によって、利用人数に含めない扱いのもの、上位プランでのみ使えるもの、オプション扱いのものに分かれます。安否確認システム比較の契約条件の表で、各社の扱いを並べています。

STEP 2：名簿の列を決める

名簿はCSVで一括登録できる製品がほとんどです。ここで決めるのは、どの列を持たせるかです。あとから列を足すと、全員分を再度取り込むことになります。

抜けやすいのは居住地です。勤務地だけを持っていると、「本社は無事だが、自宅が被災していて出社できない社員」を把握できません。個人情報の扱いとしては、市区町村までに留めておけば実務上は足ります。

STEP 3：グループを設計する

グループは、配信先を選ぶための単位です。設計を誤ると、必要な人だけに送ることができなくなります。押さえるべきは、グループの軸は1本ではないという点です。

組織と拠点を同じ軸で作ると、「大阪支店の営業部だけに送る」ができなくなります。多くの製品は複数のグループに1人を所属させられるので、組織と拠点は最初から別の軸として作るのが安全です。

役割の軸は見落とされがちですが、実務では最も使います。安否確認そのものは全員に送りますが、そのあとの「対策本部を招集する」「建物の点検を指示する」という連絡は、特定の役割の人にだけ届けばよいからです。

STEP 4：自動配信のしきい値を決める

ここが導入作業の中で最も議論になります。震度いくつで自動配信するか、という設定です。

気象庁の震度階級関連解説表は、それぞれの震度で周辺にどのような現象が起きるかをまとめた資料です。設定の根拠にするなら、この表を読んでから決めるのが早道です。

計測震度の区分は、気象庁が公開している「計測震度の算出方法」に掲載されている震度階級表にもとづきます。震度は震度計の観測値であり、同じ市町村でも場所によって異なることが、解説表の留意事項に明記されています。「自社の拠点で震度5強だった」ことと「その市町村の発表が震度5強だった」ことは別だという前提で設定してください。

STEP 5：設問を決める

設問は、多いほど情報が集まるように思えますが、実際は逆です。項目が増えるほど回答に時間がかかり、途中でやめる人が出ます。発災直後は、本人が落ち着いて入力できる状況とは限りません。

最初は必須の2問だけで始め、訓練で回答率を確かめてから増やすのが安全です。「出社できるか」は、災害発生の直後には答えられないことも多いため、「未定」の選択肢を必ず用意するのがこつです。選択肢がないと、回答そのものが止まります。

STEP 6：権限と運用担当を決める

権限設計で決めるのは、誰が送信できて、誰が結果を見られるかです。製品によって段階の細かさが違います。

配信担当を最低2名にする理由は単純です。1名だけだと、その人が被災していたり、出張で動けなかったりしたときに誰も送れません。夜間・休日に地震が起きることを前提にすると、勤務地が別の2名に割り当てるのが現実的です。

閲覧のみの権限は、経営層に結果を見てもらうために使います。集計画面を直接見てもらえれば、担当者が報告資料を作る手間が減ります。権限の段階数は製品によって差があり、4種類のものから10段階以上のものまであります。

STEP 7：テスト配信で名簿を検算する

設定が終わったら、契約前の無料期間のうちに全員へ1回送ります。ここで見るのは機能ではなく、数字です。

この作業は、製品の評価であると同時に、自社の名簿の棚卸しになります。どの製品を選んでも、登録先が古ければ届きません。テスト配信で出たエラー件数は、システムの性能ではなく自社の管理状態を示しています。

導入後は、この測定を年1回の訓練として続けます。日程の決め方と、回を重ねて比べる指標の取り方は安否確認の訓練設計と回答率の上げ方で扱っています。

無料で試せる期間は製品によって差があり、14日間のものから30日間のものまであります。期間の短い製品から先に試すと、名簿の準備を使い回せるぶん手戻りが減ります。各社の無料期間は安否確認システム比較にまとめています。

製品によって設定の自由度が違う

ここまでの設定項目は、どの製品でも同じようにできるわけではありません。公開されている情報の範囲で、差が出やすい項目を並べます。

たとえば気象災害の自動配信は、オクレンジャーの機能一覧では地震・津波が標準で、気象警報や洪水予報はオプションと明示されています。一方、ANPICは気象庁の地震情報を自動取得し、震度と地域を組織ごとに設定できるとしています。同じ「自動配信あり」でも、対象とする災害の範囲が違うということです。

導入時に詰まりやすい3か所

名簿のCSVが人事データの形と合わない

人事システムから出力したCSVを、そのまま取り込めることは多くありません。列の順序、文字コード、部署コードの表記が合わないためです。最初の取り込みは、少人数のサンプルで試してから全件に広げると、やり直しが1回で済みます。

従業員の登録が進まない

受信先を本人に登録してもらう方式では、周知しただけでは登録率は上がりません。登録済みと未登録が管理画面で分かる製品なら、部署別の未登録者数を出して部門長へ渡すのが確実です。個人名の督促より、部署単位の数字のほうが動きます。

誰が手順書を持つのかが決まらない

設定が終わった時点で、手順書を作って保管場所を決めます。総務や人事の担当者は数年で異動するため、口頭の引き継ぎだけでは「ログイン方法が分からない」状態になります。年1回の訓練と同じタイミングで手順書を見直す運用にしておくと、更新が止まりません。

見積もりを取る前に用意しておく資料

複数社に見積もりを依頼するとき、渡す条件がそろっていないと金額を比べられません。STEP 1〜3で決めた内容を、そのまま依頼書の形にしておくと手戻りがありません。

とくに4行目の「想定する災害」は、金額を大きく動かします。地震と津波を標準機能に含む製品が多い一方、気象警報や洪水予報をオプションにしている製品があるためです。地震だけを想定して見積もった金額を、風水害にも使える前提で稟議に上げると、あとで追加費用が発生します。

使用年数の前提も先に決めておきます。設定費用が数万円かかる製品は1年目の総額が高く出ますが、3年で割れば差は縮みます。1年で見直すのか、3年使うのかを決めないまま金額を並べると、どの製品が安いかは何度でもひっくり返ります。

依頼先を選ぶ段階では、公開価格のある製品から先に当たると効率的です。見積もりを待たずに自分で総額を計算できるため、社内の議論を先に進められます。公開価格で並べた5サービスの一覧は安否確認システム比較に置いています。

なお、すでに別の製品を使っている場合は、この手順に入る前に現契約の更新日と解約の申し出期限を確認してください。順序と期限の考え方は安否確認システムの乗り換えと解約で扱っています。

よくある質問