Wherebyはホスト数とルームURLで決まる｜Free 4人・Pro 100人・Business 200人と最低3ホストの条件

先に結論：Wherebyは他社と数え方が違います。ライセンス数や同時接続数ではなく、ホスト数と「ルームURL」の本数で決まる製品です。無料プランは1ルーム・4人・30分と極端に小さく、Businessは最低3ホストからという条件が付きます。価格は米ドル建てでVAT別です。

本稿の料金と上限は、Wherebyの公式プラン選択ページと利用規約の記載に基づいています。円換算の金額は掲載していません。為替で変わるためです。

「ルームURL」という単位

Wherebyでは、会議のたびにリンクを発行するのではなく、あらかじめ用意した固定のURL（ルームURL）を使い回します。公式のプラン選択ページでも、機能の1行目に「1 room URL」「3 room URLs」「Unlimited room URLs」と、ルームURLの本数が並んでいます。

この設計は、会議ごとにリンクを作る運用と相性が違います。「営業部の商談用」「面接用」「サポート窓口用」のように用途ごとに部屋を持ち、URLを相手へ事前に渡しておく使い方に向きます。逆に、参加者ごとに毎回別のリンクを発行したい運用では、ルームの本数が制約になります。

Freeは1ルームだけ、Proは3ルーム、Businessは無制限です。まず「社内でいくつの用途に部屋が要るか」を数えてください。人数より先に、この本数でプランが決まることがあります。

3プランの公表条件

プラン選択ページには「Monthly」と「Annual」の切り替えがあり、Annual側に「Save 17%」というラベルが付いています。本稿に載せた金額は月額表示です。年払いを選んだ場合の金額は、ページ上で切り替えて確認してください。

注記には「All prices are in USD, excl. VAT」とあり、表示はすべて米ドルで、VAT（付加価値税）は含まれていません。日本から契約する場合の税の扱いと請求通貨は、申し込み画面で確認する必要があります。円建ての予算を組む会社では、為替の変動が毎月の支出に直接効きます。

無料プランは4人・30分

Wherebyの無料プランは、他社と比べても制限が強い部類です。1ホスト、1ルームURL、1回の会議あたり4人まで、会議は30分までと記載されています。ZoomやWebexの無料プランが100人・40分であることと比べると、人数の差が大きく開きます。

4人という制限は、1対1の面談や3人までの打ち合わせを想定した水準です。社内の定例会議には使えません。一方で、30分・4人の枠に収まる用途――採用面接、カスタマーサポート、個別相談――であれば、無料のまま固定URLを持てるという利点があります。

つまりWherebyの無料プランは「小さく試す」ためというより、「1対1の面談用に固定の部屋を1つ持つ」ための枠だと理解したほうが実態に合います。社内会議のツールとして検証したいなら、最初からProを試すことになります。

Businessは最低3ホストから

Businessの欄には「Minimum 3 hosts」が2か所に書かれています。1ホストあたり13.99ドルなので、契約できる最小の構成でも月額41.97ドルです。ホストが1人や2人の会社は、Businessを選べません。

この条件は、Proとの比較を単純にします。ホストが1人ならProの10.99ドル、2人ならProを2契約するか、3人以上に増える見込みがあるならBusinessという判断です。ホスト2人でProを2つ持つと21.98ドル、Businessの最低構成41.97ドルの約半分で収まります。

Businessでしか使えない機能は、無制限のルームURL、200人の参加者、Shared roomsとFlex rooms、独自サブドメインです。部門ごとに部屋を持ちたい、社名のサブドメインでURLを配りたいという要件があるなら、3ホストの下限を満たしてでもBusinessになります。

Proの「無制限の録画」

Proの機能欄には「Unlimited recording」と記載されています。録画の容量に上限を設けている他社の製品と比べると、この1行は目立ちます。クラウド録画を5GBや10GBで区切る製品では、録画を残す運用が容量の制約を受けますが、Proではその制約が示されていません。

ただし、無制限という表記が保存期間まで無制限を意味するかは、このページの記載からは読み取れませんでした。利用規約には公正利用（Fair Use）の方針が定められており、その範囲を超える利用のアカウントは終了することがあると書かれています。録画を大量に長期保存する運用を前提にするなら、サポートセンターで公正利用の具体的な線を確認してください。

Proにはこのほか、カスタムブランディングが含まれます。会議画面に自社のロゴや色を反映できるため、顧客向けの窓口として部屋を使う会社には効きます。Businessではさらに独自サブドメインが加わり、URLそのものを自社名にできます。

支払いの仕組みと失敗したときの扱い

利用規約には、支払いはすべて前払いであること、ProまたはBusinessへのアップグレードは継続課金を開始し、サブスクリプションを最初に作成した日と同じ日に毎月前払いで請求されることが記載されています。決済処理はStripe Payments Europe, Ltd.が提供すると明記されています。

最後の行は見逃せません。ProとBusinessで、支払いが滞ったときの結末が違います。Proは無料プランへ落ちるだけですが、Businessはアカウントが削除されると規約に書かれています。法人のクレジットカードで支払っている場合、カードの有効期限切れがそのままアカウント削除につながる可能性があるということです。

対策は単純です。支払い方法の有効期限を管理台帳に記録し、通知メールが届く宛先を個人ではなく共有のメールアドレスにしてください。担当者の個人アドレスに通知が届く設定のままだと、退職や異動で気づけなくなります。

解約すると翌月からFreeに戻る

利用規約には、請求ページからいつでもサブスクリプションを解約でき、支払い済みの月の残りの期間はPro機能を利用できると記載されています。その月が終わると、アカウントは自動的にFreeプランへダウングレードされます。

ダウングレードされる前に契約を再開すれば、Pro機能は中断なく継続できるとも書かれています。「今月はやめてみるが、来月また使うかもしれない」という状況で、月の途中に戻せる余地があるということです。

また、規約の終了に関する条項には、有料プランの利用者はサポートセンターに記載される範囲で返金を受けられる場合があること、規約違反による解約では返金の権利がないことが示されています。返金の条件は規約本文ではなくサポートセンター側にあるため、解約の前にそちらを確認してください。

アカウントそのものを消す場合は、ウェブサイト上の個人アカウントの設定から削除できると案内されています。有料プランの契約者は任意のタイミングで契約を終了でき、前払い済みの請求期間の残りはサービスを利用できます。

ルームの本数から必要なプランを決める

表の左端から順に当てはめると、ほとんどの会社はProで足ります。Businessが必要になるのは、ルームを4本以上持ちたい、200人の会議がある、独自サブドメインが要る、共有ルームを使いたい、のいずれかに該当する場合です。

逆に、ホストが1人で部屋が3本以内なら、Proの10.99ドルで完結します。他社の会議ツールが1ユーザーあたり2,000円前後であることを考えると、円換算でも近い水準に収まる可能性があります。ただし為替とVATの扱いで差が出るため、請求額は実際の明細で確認してください。

Shared roomsとFlex rooms

Businessの機能欄には「Shared and Flex rooms」と記載されています。プラン選択ページの範囲では、これ以上の説明は示されていませんでした。名称から共有型と柔軟型の部屋であることは読み取れますが、具体的な挙動は公式のドキュメントで確認する必要があります。

部門横断で部屋を使い回したい、部屋の割り当てを固定せずに運用したいといった要望がある場合は、14日間の無料試用でこの機能を実際に触ってから判断してください。Businessには試用が用意されており、プラン選択ページに「Try 14 days free」と表示されています。

試用で確かめる価値があるのは、部屋の作り方と、参加者に渡すURLの見え方です。固定URLを使い回す設計は便利な反面、前の会議の参加者が同じURLへ入れてしまう懸念もあります。ロック機能やノック機能の挙動を、実際の運用に近い形で試しておくと安心です。

MeetingsのほかにEmbeddedがある

Wherebyの製品はMeetingsだけではありません。公式サイトのフッターには製品として「Embedded」と「Meetings」が並び、料金も「For Embedded」と「For Meetings」に分かれています。本稿で扱っているのはMeetings側の3プランです。

Embeddedは、自社のサービスやアプリの中にビデオ通話の機能を組み込むための製品です。利用規約にも、Embedded製品の利用と請求に関する詳細は顧客が同意する注文書（Order Form）に記載されると書かれています。つまりMeetingsのように公開の価格表で完結せず、個別の契約になります。

自社のWebサービスに面談機能を持たせたい、予約システムから直接ビデオ通話へつなぎたいといった要望がある場合は、Meetingsのプランを比べても答えは出ません。Embedded側の問い合わせに切り替えてください。会議ツールを探していたつもりが、開発案件になることもあります。

規約で押さえておく3つの条項

利用規約には、契約前に社内で共有しておく価値のある条項がいくつかあります。会議ツールの比較では飛ばされがちですが、稟議で問われることの多い項目です。

とくに3つめは、運用の設計に影響します。画面の見た目を前提にした手順書ではなく、「用途ごとに部屋を分ける」「相手にはこのURLを送る」といった運用の原則を書いた文書にしておくほうが、変更に強くなります。

また、規約には定期的なアップデートやメンテナンスのためにサービスが利用できなくなる可能性があること、その作業はピーク時間帯を避けるよう合理的な努力をすることが記載されています。時間指定の重要な会議をWherebyで行う場合は、代替の連絡手段を用意しておいてください。

データの取り扱いはノルウェーとEUの規制に準拠

利用規約には、Wherebyがノルウェーおよび欧州連合のプライバシー規制を遵守すると明記されています。サービス提供にあたって利用者と利用状況に関する個人データを収集・処理し、プライバシーポリシーと利用者が与えた同意の範囲で使用するとされています。

日本の会社が海外のサービスを使う場合、個人データの越境移転が社内規程やクライアントとの契約で問われることがあります。Wherebyはノルウェーの会社で、EUの規制に従うと明示しているため、この点を確認したうえで判断できます。会議の相手が個人情報を含む相談をする用途――採用面接や顧客サポート――では、社内の情報管理部門と事前に共有しておく価値があります。

決済についても、クレジットカードのデータの処理と保管はStripe Payments Europe, Ltd.が行うと規約に明記されています。Wherebyの有料プランを使い続けることでStripeのサービス規約にも拘束されると書かれているため、支払い情報の取り扱いについては両方の規約が関係します。

導入後に見直す時期

Wherebyは月次の前払いなので、見直しの機会は毎月あります。年契約に縛られる製品より柔軟ですが、そのぶん「気づいたら1年払い続けていた」という状態にもなりやすい形です。四半期に一度、使用状況を確認する日を決めてください。

確認するのは4点です。実際に会議を主催しているホストの数、使っているルームURLの本数、1回あたりの最大参加人数の実績、そして請求額の円換算です。米ドル建てなので、為替が動けば同じプランでも支払額が変わります。

ホストが減ったのに契約が残っている、部屋を3本作ったが1本しか使っていない、といった状態は、月次で止められます。逆に、参加人数が100人に近づいているならBusinessへの切り替えを先に検討してください。会議の当日に上限へ当たると、その場では対処できません。

他の会議ツールと比べるときの分かれ目

Wherebyが向くのは、社内会議より社外との1対1・少人数の面談が中心の使い方です。固定URLを相手に渡しておけば、毎回リンクを発行して送る手数がなくなります。採用の面接、オンライン相談、サポート窓口といった用途で効きます。

逆に、社内の定例会議を主戦場にするなら、参加人数が100人・200人で刻まれる点と、ホスト単位の課金が効いてきます。会議を主催する人が多い会社では、ホスト数がそのまま費用になるためです。ZoomやWebexのようにライセンス数で数える製品と、実質的な構造は近いものの、部屋の本数という別の制約が加わります。

判断の順番としては、まず用途（社外との面談か社内会議か）、次に部屋の本数、最後に参加人数です。ほかの製品との比較軸はWeb会議システムの選び方で整理しています。

ホスト数を変えたときの月額

公表されている月額から、ホスト数ごとの総額を単純計算すると次のようになります。いずれも米ドル、VAT別です。Businessは最低3ホストのため、2ホスト以下の行はProを複数契約した場合の金額です。

1ホストあたりの差は3.00ドルで一定です。人数が増えても比率は変わらないため、ProとBusinessの選択は金額ではなく機能で決めることになります。無制限のルームURL、200人の参加者、Shared and Flex rooms、独自サブドメインのいずれかが要るならBusiness、要らないならProを人数分、という単純な形です。

なお、Proを人数分契約する形が実務上どこまで許されるかは、プラン選択ページの記載からは判断できません。Proの説明は「For professional individuals（専門職の個人向け）」、Businessは「For collaborating teams（協働するチーム向け）」とされています。チームで使うならBusinessという想定が示されているため、複数契約で運用する前に問い合わせて確認してください。年払いを選ぶ場合は、Annual表示で17％の割引が示されます。

見積もりの前に決める3つ

次の3つが決まれば、プランは一意に決まります。

第一に、固定URLをいくつ持つか。用途ごとに部屋を分けるなら、その数がそのままルームURLの本数になります。第二に、会議を主催する人が何人いるか。Businessは最低3ホストなので、ここが2人以下ならProの複数契約と比べることになります。第三に、1回の会議の最大参加人数です。100人以内ならPro、200人までならBusiness、それを超えるならWherebyでは対応できません。

この3つの順番には意味があります。参加人数から先に決めると、100人に収まるからProでよいという結論になりがちですが、部屋が4本必要ならその時点でBusinessです。部屋の本数とホスト数のほうが、人数より先に効くことが多いためです。

加えて、支払い通貨と税の扱いを経理と確認してください。米ドル建てでVAT別という表示は、円建ての社内予算とそのままは噛み合いません。毎月の請求額が為替で動くことを、予算の立て方に織り込む必要があります。

固定URLを使うときに決めておく運用

ルームURLを使い回す設計は便利ですが、その便利さがそのまま運用上の注意点になります。同じURLを何度も配ると、過去に招いた相手が後日そのURLへ入れる状態が続きます。会議の内容によっては、これが問題になります。

先に決めておきたいのは3点です。第一に、部屋を用途ごとにどう分けるか。社外向けと社内向けを同じ部屋にしないだけでも、事故は減ります。第二に、会議中に第三者が入ってきたときの扱い。入室の承認を求める設定があるかを試用で確かめ、既定でオンにしておいてください。第三に、URLをどこまで公開してよいか。ウェブサイトに常時掲載する部屋と、個別に案内する部屋を分ける必要があります。

とくに採用面接や個別相談のように、参加者が入れ替わり続ける用途では、この設計が効きます。固定URLを1本だけ用意して全員に使い回すのか、面接官ごとに部屋を分けるのかで、必要なルームURLの本数が変わります。プランを決める前に、この運用を先に描いてください。

まとめ

Wherebyは、ホスト数とルームURLの本数で決まる会議ツールです。Freeは1ホスト・1ルーム・4人・30分、Proは月額10.99ドルで1ホスト・3ルーム・100人・時間制限なし・無制限の録画、Businessは1ホストあたり月額13.99ドルで最低3ホスト・無制限のルーム・200人・Shared and Flex rooms・独自サブドメインです。価格は米ドル建てでVAT別、Annual表示では17％の割引が示されます。

支払いは前払いの継続課金で、請求日は最初にサブスクリプションを作成した日です。解約は請求ページからいつでもでき、支払い済みの月の残りはPro機能を使えます。支払いが滞った場合の扱いはプランで異なり、ProはFreeへダウングレード、Businessはアカウント削除と規約に明記されています。支払い方法の有効期限管理と、通知メールの宛先を共有アドレスにすることを、契約と同時に決めておいてください。

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