シフト管理システムの見積もり前に決める4項目｜人数の数え方・打刻の持ち方・契約の単位・導入までの期間

シフト管理システムの比較は、たいてい機能一覧の突き合わせから始まります。ところが実際に見積もりを取る段になると、機能の有無より先に「何人で使うのか」「打刻はどうするのか」「勤怠と給与はどこで受けるのか」が確定していないせいで、各社から返ってくる金額が比較できない形になります。5サービスの公開情報を同じ軸で読み直すと、金額を左右しているのは機能の多さではなく、人数の数え方、打刻の持ち方、契約の単位、導入までの期間の4つでした。見積もりに入る前に、自社側で何を決めておけばよいのかを順に整理します。

見積もりの前に、自社側で決める4項目

各社に問い合わせると、ほぼ同じ質問が返ってきます。人数、拠点数、打刻の要否、使い始めたい時期です。ここが決まっていないと、見積もりは「標準的な構成で」という条件つきのものになり、他社と並べられません。

料金の型は3つに割れる

5サービスの公開されている料金を並べると、構造が3種類に分かれます。同じ「月額」という言葉でも、意味が違います。

人数の少ない事業者ほど、1人あたりの単価より下限の金額が効きます。逆に数百人規模になると、固定価格のパックや、初期費用を割り戻した1人あたりの金額が効いてきます。各サービスの詳細は、Airシフト、シフオプ、oplus、ShiftMAX、らくしふのページにまとめています。

人数の数え方が各社で違う

「1人あたり300円」と書いてあっても、その「1人」が誰を指すかは各社で違います。公開されている定義を並べると、見積もりの前提がずれる理由がわかります。

退職者のアカウントを残したままにするか、月の途中で入った人をどう数えるか。この2点は、どのサービスでも請求額に直結します。見積もり時に文章で確認しておく価値があります。

打刻をどこで持つか

シフト管理と勤怠管理は隣り合っていますが、1本にまとめるかどうかで費用も運用も変わります。公開情報では、標準で含むもの、オプションのもの、持たないものに分かれていました。

いま使っている勤怠システムを残すなら、打刻は不要です。その場合はシフトのデータをどう渡すかだけを見ます。逆に紙のタイムカードから乗り換えるなら、打刻まで含めた総額で比べないと、あとから別の契約が増えます。

導入までの期間を同じ軸で見る

比較表では見落とされやすいのが、使い始められるまでの時間です。公開情報の差は、金額の差より大きいかもしれません。

シフトの運用ルールを先に決める

厚生労働省は「『シフト制』の円滑な運用のための取組事例」で、現場の不満と企業の取り組みを対応させた資料を公開しています。2023年3月版で、シフトの決定方法、シフトの通知の仕方、急な欠員等への備えの3章構成です。

資料が挙げている「はたらく人の不満」は具体的です。シフトの決まる日が遅れることが多く、遅い時には勤務日の前日になること。予定がある日にシフトが入れられてしまうこと。シフトが紙で張り出されるだけで、会社に行ったり担当者に聞かないとわからないこと。休みが月末になった場合に翌月初めのシフトを確認できずに欠勤になってしまうこと。

これに対する企業の取組事例として、従業員の希望に合わせてシフトを自動で作成・決定するためのアプリを導入する、事前に2か月分のシフトを作成して掲示したうえで1か月前に再度従業員が確認する、シフトを共有できるアプリを導入して従業員個人の端末でシフト表が見られるようにする、といった形が紹介されています。改善されたこととして「シフト表の出来上がる時期も早まった」「間違って欠勤してしまうことがなくなった」が挙げられています。

そして資料は、ツールの話で終わらせていません。「従業員のためにも、可能な限り『シフトは○○日前までに決める』などのルールを作っておきましょう」としています。通知手段についても「SNSやメールで共有する時は、後から書き換えられないよう、写真など加工ができない媒体で行いましょう」という注意が添えられています。

決めたルールを明示する形に落とす

使用者向けのリーフレットには、シフト制労働契約で定めることが考えられる事項が、作成・変更・設定の3区分で表になっています。例まで書かれているので、そのまま契約書の文言の下敷きになります。

労働条件の明示そのものについてはシフト制の労働契約で決めておくことに、年次有給休暇と休業手当についてはシフト制の年次有給休暇と休業手当にまとめています。

欠員が出たときの手順まで決める

取組事例の3章目は、急な欠員への備えです。「急な体調不良等による欠勤が発生した時のために、スムーズに代替要員を決める手順を、事前に定めておきましょう」として、各従業員が出勤できる日・できない日を事前に早めに把握しておき、欠員が発生したときは把握していた出勤できる人に打診する、という形が紹介されています。

この「出勤できる日を事前に把握する」は、年次有給休暇のリーフレットで挙げられていた取り組み例とも重なります。労働する可能性がある最大の日数（例：月曜〜金曜は勤務可能）を労働契約の締結の際に労働者ごとに確認しておく、という内容です。欠員対応と年休の取りやすさが、同じ一手でつながります。

よくある質問

まず何から決めればよいですか。

対象人数、打刻の要否、勤怠・給与システムの受け口、使い始めたい月の4つです。この4つが決まっていないと、各社の見積もりが同じ前提にならず、金額を並べても比較になりません。

「1人あたり300円」どうしを比べれば同じ金額になりますか。

なりません。課金の母数が各社で違います。Airシフトは同月内の最大連携スタッフ人数、ShiftMAXは10名単位、oplusのスタンダードは上限100ユーザーまで、シフオプは人数の上限・下限なしで1,000ユーザー以上はパック単位です。自社の人数の増減の幅も伝えたうえで見積もりを取ってください。

無料で試せるサービスはありますか。

oplusは期限のないスタンダードプランが0円（上限100ユーザーまで）です。Airシフトは利用開始月と翌月の2か月が無料体験で、終了後に自動課金はされませんが有料申込みをしないと全機能が使えなくなります。らくしふは無料トライアルの申込みが入口です。

いま使っている勤怠システムを残せますか。

らくしふはAPIまたはCSVで既存の勤怠管理システムと連携できると明記しています。シフオプは打刻機能を持たず、勤怠とのデータ連携はCSVの出力と取り込みです。ShiftMAXはCSVをインポートできる給与システムであれば連携可能と回答しています。

シフトは何日前に出せばよいですか。

法令で日数が決まっているわけではありません。厚生労働省の取組事例は「可能な限り『シフトは○○日前までに決める』などのルールを作っておきましょう」としており、使用者向けリーフレットではシフトの通知期限の例として「毎月○日」という書き方が示されています。自社で決めて、契約や就業規則に落とす形になります。

シフト表をLINEやメールで送ってもよいですか。

取組事例は、会社での張り出しだけでなくSNSやメールで共有する事例を挙げたうえで、「SNSやメールで共有する時は、後から書き換えられないよう、写真など加工ができない媒体で行いましょう」と注意しています。